Che cos’è la Fattura elettronica?
La locuzione fattura elettronica, o e-fattura, si utilizza per descrivere un particolare documento digitale soggetto alla conservazione a norma.
All’interno del documento di fatturazione sono contenuti gli stessi dati presenti in una fattura cartacea.
Il termine elettronica definisce un processo di gestione per l’emissione del documento e l’invio all’Agenzia delle Entrate, diverso dalla locuzione fattura digitale che non identifica un processo di invio ma solo una tipologia di file.
Il formato digitale, o meglio elettronico, con cui si crea il documento digitale è l’XML; è emesso secondo gli standard della Sogei S.p.A. (Società Generale d’Informatica S.p.A.) che obbligano all’immutabilità e all’inalterabilità dei dati nel tempo per farlo accettare alla Pubblica Amministrazione tramite lo SdI.
Le principali caratteristiche
La fattura elettronica (d.lgs. 52/2004) è definita dalle seguenti caratteristiche:
- dati non modificabili;
- ora di creazione;
- data di creazione.
La legge impone che ogni fattura emessa riporti la data di emissione, la firma elettronica, sia in formato XML (Extensible Markup Language) e venga trasferita con il codice che identifica l’ufficio di destinazione.
Nella sua veste attuale, questa definizione individua ancora un qualcosa di diverso dalla fatturazione elettronica tramite lo SdI (Sistema di Interscambio).
Per la norma fiscale (art. 21, d.P.R. 633/1972) il documento è emesso e ricevuto in un qualunque formato elettronico, deve essere trasmesso con mezzo elettronico (ad esempio l’email) e rispettare i requisiti propri della fattura cartacea:
- immodificabilità;
- integrità;
- autenticità;
- leggibilità.
Obbligo di invio allo SdI
È obbligatoria la trasmissione allo SdI della fattura elettronica tra privati (B2B, B2C e B2B2C) dal 1° gennaio 2019.
Il documento, preparato in formato XML (Extensible Markup Language), è inviato e ricevuto attraverso lo strumento informatico SdI (Sistema di Interscambio) dell’Agenzia delle Entrate.
Il formato XML (Extensible Markup Language) è redatto con particolari requisiti tecnici e procedurali (l. 244/2007, d.lgs. 127/2015 e d.m. 55/2013).
Le fatture elettroniche inviate concorrono alla liquidazione dell’IVA.
Termini di emissione
I termini per l’invio della fattura elettronica variano se si tratta di una:
In tutte e tre le situazioni, una volta che lo SdI (Sistema di Interscambio) riceve l’XML (Extensible Markup Language) della fattura, procede ad esaminarla e, successivamente, la inoltra al destinatario se il controllo non restituisce nessun errore.
In caso contrario lo SdI (Sistema di Interscambio) invia al prestatore una notifica dove riporta gli esiti dello scarto.
Fattura elettronica anticipata
La fattura elettronica anticipata (o “fattura di acconto”) deve essere emessa prima che sia effettuata l’operazione (artt. 6 e 21 del d.P.R. 633/1972).
Secondo la normativa vigente (art. 6 del d.lgs. 471/1997), la data di emissione può essere determinata anche nel momento in cui si effettua il tipo di operazione (ad esempio la data di stipula del contratto di cessione di un bene immobile e/o la data di pagamento di un compenso per la cessione di un bene mobile).
Nel caso in cui la fattura sia stata inviata allo SdI prima che sia stata effettuata l’operazione, è da considerarsi effettuata (art. 6, c. 4 del d.lgs. 471/1997) e la fattura diventa rilevante ai fini dell’IVA (Imposta sul Valore Aggiunto).
La fattura deve essere emessa e trasmessa allo SdI (Sistema di Interscambio) entro 12 giorni dalla data di riferimento; nel caso specifico in cui una prestazione venga effettuata nel corso del mese ed il suo rispettivo compenso venga incassato dopo 30 giorni, la data di emissione dovrà coincidere con la data di fine mese in cui sono state effettuate le prestazioni (trasmessa allo SdI entro 12 giorni e l’IVA concorrerà alla liquidazione del mese indicato in fattura) oppure il primo giorno del mese successivo (trasmessa allo SdI entro 12 giorni e l’IVA concorrerà alla liquidazione del mese successivo a quello delle prestazioni, in cui si riceverà il compenso).
Fattura elettronica immediata
La fattura elettronica deve essere trasmessa allo SdI (Sistema di Interscambio), in formato XML (eXtensible Markup Language) entro 12 giorni (d.l. Crescita 34/2019) dalla sua emissione.
La data di emissione (art. 21 del d.P.R. 633/1972), o di “effettuazione dell’operazione”, deve coincidere con la data di consegna della fattura cartacea (o “PDF di cortesia”) al cliente (cessionario/committente).
Nel processo della fatturazione elettronica la data di emissione deve, di norma, coincidere con il giorno di trasmissione allo SdI.
I giorni che intercorrono tra queste due date, se sono superiori ai 12 giorni, possono comportare una sanzione da parte dell’Agenzia delle Entrate (art. 6 del d.lgs. 471/1997).
Fattura elettronica differita
La fattura elettronica differita può essere trasmessa allo SdI (Sistema di Interscambio), in formato XML (eXtensible Markup Language) entro 15 giorni (d.l. Crescita 34/2019) dalla sua emissione.
Nella fattura elettronica differita (art. 21, c. 4, lett. a del d.P.R. 633/1972) viene indicata la cessione di un bene associata ad un DDT (Documento di trasporto) o un documento analogo (d.P.R. 472/1996) o la prestazione di servizi effettuati nello stesso mese solare (periodo che va dal primo all’ultimo giorno del mese).
Oltre questi due dati deve essere indicato il tipo documento utilizzando il codice TD24 fattura differita (art. 21, c. 4, lett. a, del d.P.R. 633/1972) e i dettagli del DDT (Documento di trasporto) ad essa associato o un documento analogo (d.P.R. 472/1996) oppure il codice TD25 fattura differita (art. 21, c. 4, lett. b del d.P.R. 633/1972) per operazioni triangolari interne (cessione di beni effettuata dal cessionario verso un terzo per il tramite del cedente).
La data di emissione, presente nel documento, può coincidere con la data dell’ultima operazione effettuata; in un mese solare è possibile far coincidere le due date con l’ultimo giorno del mese ed inviare la fattura entro il giorno 15 del mese successivo.
Potrebbero sorgere dei problemi sul progressivo numerico del documento e per questo ti consigliamo di confrontarti con il consulente fiscale (commercialista, tributarista, esperto contabile o ragioniere).
“Fattura in cloud” o “Fattura online”
Nell’ambito del processo di fatturazione elettronica c’è molta confusione tra le due locuzioni.
Dire fattura in cloud oppure fattura online è formalmente la stessa cosa; in entrambi i casi si utilizza il web e uno spazio dedicato su un server messo a disposizione dal fornitore di servizio SaaS (Software As A Service).