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Che cos'è la fattura elettronica?

La locuzione fattura elettronica, o e-fattura, si utilizza per descrivere un particolare documento digitale soggetto alla conservazione a norma.

All'interno del documento di fatturazione, sono contenuti gli stessi dati presenti in una fattura cartacea.

Il termine elettronica definisce un processo di gestione per l'emissione del documento e l’invio all'Agenzia delle Entrate, diverso dalla locuzione fattura digitale che non indentifica un processo di invio ma solo una tipologia di file.

Il formato digitale o meglio elettronico con cui si crea il documento digitale è XML; è emesso secondo gli standard della SOGEI che obbliga l'immutabilità e l'inalterabilità dei contenuti nel tempo; è emesso un documento certificabile accettato dalla Pubblica Amministrazione attraverso il sistema di Interscambio.

Le principali caratteristiche

La fattura elettronica è stata introdotta nel 2004, a seguito dal Decreto Legislativo 52/2004 che ne definisce le caratteristiche:

  • dati non modificabili;
  • ripotare l'ora di creazione delle fattura;
  • ripotare la data di creazione delle fattura.

La legge impone che in ogni fattura emessa riporti la data di emissione, la firma elettronica, sia in formato XML (Extensible Markup Language) e venga trasferita con il codice che identifica l'ufficio di destinazione.

Nella sua veste attuale, questa definizione individua ancora un qualcosa di diverso dalla fatturazione elettronica tramite lo SdI.

Per la norma fiscale (art. 21 della Legge IVA) è il documento è emesso e ricevuto in un qualunque formato elettronico, deve essere trasmesso con mezzo elettronico (es.: mail) e rispettare i requisiti propri della fattura cartacea:

  • immodificabilità;
  • integrità;
  • autenticità;
  • leggibilità.

Obbligo di invio allo SDI

È obbligatoria la trasmissione allo SDI della fattura elettronica tra privati dal 1° gennaio 2019.

Il documento, preparato in formato XML, è inviato e ricevuto attraverso lo strumento informatico SdI (Aistema di Interscambio) dell’Agenzia delle Entrate.

Il formato XML è redatto con particolari requisiti tecnici e procedurali, previsti dalla L. 244/2007, dal D.Lgs 127/2015 e dalla relativa normativa tecnica attuativa del Decreto Ministeriale n. 55/2013 e sue linee guida.

Termini di emissione

I termini per l'invio della fattura elettronica variano se si tratta di una:

  • fattura elettronica anticipata;
  • fattura elettronica immediata;
  • fattura elettronica differita.

In tutte e tre le situazioni una volta che lo SdI (Sistema di Interscambio) la riceve l'XML della fattura procede ad esaminarla e, successivamente, la inoltra al destinatario se il controllo non restituisce nessun errore.

In caso contrario lo SdI (Sistema di Interscambio) invia al prestatore una notifica dove riporta gli esiti dello scarto.

Fattura elettronica anticipata

La fatturazione elettronica immediata deve avvenire nello stesso momento in cui si effettua l'operazione (art. 21 del D.p.r. n. 633/72).

Secondo la normativa vigente (art. 6 del DLgs. n 471/97) la data di emissione può essere determinata anche nel momento in cui si effettua il tipo di operazione (ad esempio la data di stipula del contratto di cessione di un bene immobile e/o la data di pagamento di un compenso per la cessione di un bene mobile):

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Nel caso in cui la fattura venisse emessa prima dell'effettuazione dell'operazione viene comunque effettuata (art. 6, comma 4 del DLgs. n 471/97) e diventa rilevante ai fini dell'IVA (Imposta sul Valore Aggiunto).

La fattura deve essere emessa e trasmessa allo SdI entro 12 giorni dalla data di riferimento; nel caso specifico in cui una prestazione viene effettuate nel corso del mese ed il suo rispettivo compenso viene incassato dopo 30 giorni la data di emissione devrà coincidere con la data di fine mese in cui sono state effettuate le prestazioni (trasmessa allo SdI entro 12 giorni e l'IVA concorrerà alla liquidazione del mese indicato in fattura) oppure il primo giorno del mese successivo (trasmessa allo SdI entro 12 giorni e l'IVA concorrerà alla liquidazione del mese successivo a quello delle prestazioni, in cui si riceverà il compenso).

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Le fatture elettroniche inviate concorrono alla liquidazione dell'IVA.

Fattura elettronica immediata

La fattura elettronica deve essere trasmessa allo SdI (Sistema di Interscambio), in formato XML (eXtensible Markup Language) entro 12 giorni (D.L. Crescita n. 34/2019) dalla sua emissione.

La data di emissione (art. 21 del D.p.r. n. 633/72), o di effettuazione dell'operazione, deve coincidere con la data di emissione e consegna della fattura cartacea al prestatore.

Nel processo della fatturazione elettronica questa data di emissione deve, di norma, avvenire con il giorno di trasmissione della stessa in formato XML allo SdI gestito dall'Agenzia delle Entrate.

I giorni che intercorrono tra queste due date se superiore ai 12 giorni può comportare una sanzione da parte dell'Agenzia delle Entrate (art. 6 del DLgs. n 471/97).

Fattura elettronica differita

La fattura elettronica differita può essere trasmessa allo allo SdI (Sistema di Interscambio), in formato XML (eXtensible Markup Language) entro 15 giorni (D.L. Crescita n. 34/2019) dalla sua emissione.

Nella fattura elettronica differita (art. 21, comma 4 lett.a del D.p.r. n.633/72) viene indicata la cessione di un bene associata ad un DDT (Documento di trasporto) o un documento analogo (D.p.r. n. 472/96) o la prestazione di servizi effettuati nello stesso mese solare (periodo che va dal primo all'ultimo giorno del mese).

Oltre questi due dati deve essere indicato il tipo documento utilizzando il codice TD24 fattura differita (art 21, 4 comma, lett. a, del Dpr 633/72) e i dettagli del DDT (Documento di trasporto) ad essa associato o un documento analogo un documento analogo (D.p.r. n. 472/96) oppure il codice TD25 fattura differita (art. 21, 4 comma, lett. b, del Dpr 633/72) per operazioni triangolari interne (cessione di beni effettuata dal cessionario verso un terzo per il tramite del cedente).

La data di emissione, presente nel documento, può coincidere con la data dell'ultima operazione effettuata, in un mese solare è possibile farla coincidere con l'ultimo giorno del mese ed inviara entro il giorno 15 del mese successivo.

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Potrebbe sorgere dei problemi sul progressivo numerico del documento e per questo vi consigliamo di comfrontarvi con il vostro consulente fiscale (Commercialista, Tribtarista, Esperto contabile e/o Ragioniere).

Fatture in cloud o fatture online

Nell'abito della fatturazione elettronica c'è molta confusione tra le due locuzioni.

Nell’ambito della fatturazione elettronica, non ci sono differenze per gli utenti.

In sostanza non ci sono differenze per gli utenti in ambito della fatturazione elettronica.

Dire in cloud oppure online è formalmente la stessa cosa; in entrambi i casi si utilizza il web e uno spazio dedicato su un server messo a disposizione dalla SaaS (Software As A Service) che offre il servizio.