Nota spese: cos’è e come farla

La Nota spese è un documento sul quale vengono indicate le spese sostenute da un lavoratore – autonomo o dipendente – durante una trasferta di lavoro.

La compilazione del documento può essere necessaria o meno. Infatti molte aziende, i cui dipendenti si spostano per trasferte, preventivano un rimborso forfettario che tiene conto dei possibili costi sostenuti per ogni giorno di trasferta, accreditando l’importo sulla busta paga del dipendente.

Nel caso di mancanza di un rimborso forfettario si deve procedere alla stesura di una nota spese. È indubbio che in questo secondo caso si dovranno ottenere informazioni specifiche sulle modalità e sui vincoli di spesa che è possibile sostenere durante le trasferte. In generale è infatti obbligatorio rientrare entro un determinato range di spesa.

Nota spese: come farla

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In molti casi l’azienda che rimborserà i costi della trasferta consegna un apposito modulo pre-impostato sul quale è necessario applicare a penna le indicazioni relative alle spese sostenute. Qualora tale documento non fosse consegnato si potrà redigere il documento tramite un editor di testo (come Word, Pages, etc.) o un foglio di calcolo (Excel, Numbers, etc.).

Le informazioni necessarie da dover inserire all’interno della nota spese sono:

1. periodo della trasferta lavorativa, ossia da [data] a [data];
2. l’elenco delle spese sostenute con relativa data, causa della spesa e l’importo, tra le spese standard troviamo: 
   • spese per gli spostamenti: treni, aerei, auto, etc.;
   • vitto;
   • alloggio.

Tali dati vengono arricchiti, se necessario, con delle note aggiuntive che giustificano in maniera più approfondita una o più voci di spesa.

Generalmente si prediligono spostamenti economici come aerei di classe economomy; stessa cosa vale per i costi di vitto e alloggio i quali – secondo buon senso ed a meno di casi particolari – devono rimanere all’interno di un appropriato range di spesa, pena il mancato rimborso della spesa.

È consigliabile, in tutti i casi, informarsi preventivamente con il proprio datore di lavoro per verificare cosa e come gestire le spese delle trasferte.