Che cos'è la nota spese?
La nota spese è il documento nel quale vengono registrate tutte le spese sostenute da un imprenditore, un lavoratore, autonomo o un dipendente, durante una trasferta di lavoro.
La compilazione del documento può anche non essere necessaria. Infatti molte aziende, preferiscono effettuare un rimborso forfettario che tiene conto dei costi sostenuti per ogni giorno di trasferta.
In assenza del rimborso forfettario, si deve procedere alla stesura di una nota spese.
È indubbio che in questo secondo caso si dovranno ottenere dall’azienda informazioni specifiche sulle modalità e sui vincoli di spesa che è possibile sostenere durante la trasferta. In generale è, infatti, obbligatorio rientrare entro un determinato range di spesa.
Redigere la nota spese
In molti casi, l’azienda consegna un apposito modulo pre-impostato sul quale registrare le spese sostenute. Il documento può essere redatto anche tramite un editor di testo (Word, Pages, ecc.) o un foglio di calcolo (Excel, Numbers, ecc.)
Le informazioni necessarie da dover inserire all’interno della nota spese sono:
- periodo della trasferta lavorativa;
- l’elenco delle spese sostenute con relativa data, causa della spesa e l’importo, tra le spese standard troviamo:
- spese per gli spostamenti;
- vitto;
- alloggio.
I dati saranno arricchiti, se necessario, con delle note aggiuntive che giustifichino la spesa e, al documento, vanno allegate le fatture e gli scontrini delle spese sostenute.