Che cos’è la Conferma d’ordine?
La conferma d’ordine è un documento commerciale con cui un fornitore conferma l’accettazione di un ordine ricevuto da un cliente per la fornitura di prodotti o servizi ed è un riferimento importante per l’ufficio commerciale, l’amministrazione, la logistica, il magazzino e la fatturazione.
Consente di coordinare correttamente tutte le attività successive all’acquisizione dell’ordine fino alla consegna e all’emissione della fattura.
La conferma d’ordine ha funzione operativa e contrattuale, serve a:
- formalizzare l’accettazione di un ordine;
- ridurre errori nella gestione commerciale;
- documentare le condizioni concordate;
- allineare cliente e fornitore su quantità, prezzi e consegne;
- costituire riferimento operativo per evasione, trasporto e fatturazione.
Il documento viene generalmente emesso dopo la ricezione di un ordine oppure l’accettazione di un preventivo o di un’offerta commerciale e inviato:
- in formato PDF;
- tramite email;
- attraverso software gestionali o piattaforme “ERP” (Enterprise Resource Planning).
Differenza tra conferma d’ordine e preventivo
Il preventivo è una proposta commerciale formulata prima della conclusione dell’accordo.
La conferma d’ordine viene invece emessa dopo l’accettazione della proposta commerciale o dopo la ricezione dell’ordine del cliente.
Le principali differenze riguardano:
- il momento del processo commerciale;
- il valore di accettazione dell’accordo;
- il livello di dettaglio operativo.
Nel preventivo prevalgono informazioni commerciali e promozionali; nella conferma d’ordine prevalgono informazioni operative e definitive relative alla fornitura.
Obbligatorietà
La conferma d’ordine non è generalmente un documento fiscalmente obbligatorio quindi non è disciplinato da una norma fiscale specifica, ma rientra nell’ambito della documentazione commerciale e dei rapporti contrattuali tra le parti (cliente e fornitore), in conformità ai principi generali sulla conclusione del contratto previsti:
- l’art. 1321 del Codice Civile definisce il contratto come l’accordo tra due o più parti;
- l’art. 1326 del Codice Civile disciplina la conclusione del contratto mediante proposta e accettazione;
- l’art. 1341 del Codice Civile regola le condizioni generali di contratto predisposte da uno dei contraenti.
Il suo utilizzo è consigliato perché:
- migliora la tracciabilità delle operazioni;
- riduce contestazioni;
- facilita la gestione amministrativa e logistica;
- documenta le condizioni concordate tra le parti.
In alcuni rapporti commerciali o procedure aziendali può essere richiesta come documento interno o contrattuale perché rappresentare la prova dell’accordo commerciale intervenuto tra cliente e fornitore, può quindi documentare:
- accettazione di un’offerta;
- condizioni economiche concordate;
- termini di fornitura;
- clausole commerciali applicate.
Valore probatorio
In ambito commerciale la conferma d’ordine può avere valore probatorio in caso di:
- contestazioni;
- differenze tra ordine e fornitura;
- controversie su prezzi o quantità;
- ritardi di consegna.
La validità probatoria dipende:
- dal contenuto del documento;
- dalla sua accettazione;
- dalle modalità di trasmissione e conservazione.
Struttura e contenuto del documento
La struttura della conferma d’ordine è simile a quella di altri documenti commerciali, come preventivi e offerte, perché comprende:
- numero e data del documento;
- dati del fornitore;
- dati del cliente;
- riferimento al preventivo o all’ordine ricevuto;
- descrizione dei prodotti o servizi;
- quantità;
- prezzi unitari e totali;
- eventuali sconti;
- modalità di pagamento;
- termini e modalità di consegna;
- costi di trasporto;
- eventuali note operative o tecniche.
Relazione con altri documenti commerciali
La conferma d’ordine può essere collegata a:
- preventivo;
- offerta commerciale;
- ordine cliente;
- documento di trasporto (DDT);
- fattura.
Questa relazione documentale facilita:
- controllo amministrativo;
- ricostruzione delle operazioni;
- gestione delle contestazioni;
- tracciabilità commerciale.
Non costituisce un documento fiscale obbligatorio ai fini IVA (Imposta sul Valore Aggiunto) quindi non sostituisce:
- fattura;
- documento di trasporto (DDT);
- ricevuta fiscale.
Tuttavia, può essere utilizzata come documento gestionale interno e come supporto amministrativo per:
- evasione ordini;
- logistica;
- fatturazione;
- riconciliazione documentale.
