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Una Conferma d’ordine è un documento che convalida la richiesta di un servizio o di un prodotto da parte di un cliente e ne stabilisce le modalità di pagamento e i termini di consegna.

 

Per confermare un ordine si fa riferimento alla comunicazione di accettazione di un ordine; tuttavia all’interno sono presenti ulteriori. ed importanti, informazioni come le condizioni di consegna, gli orari ed anche le informazioni relative ai prodotti/prestazioni ordinati dal punto di vista tecnico.

 

In sostanza si tratta di una dichiarazione d’intento, tramite la quale si assicura al cliente la consegna dei prodotti in base alle condizioni predisposte.

 

Contenuto, struttura e…

Dal punto di vista strutturale, la creazione del documento richiede determinati requisiti, i quali non si discostano molto da quelli dei preventivi e delle offerte.

 

La conferma d’ordine non è obbligatoria, in quanto il preventivo – dopo essere stato consegnato e accettato – potrà essere modificato con le informazioni di accettazione, e quindi inviato nuovamente.

 

Inoltre la somiglianza tra i due documenti è attribuibile anche alla mera formattazione del file. Entrambi i documenti presentano un’eventuale logo e l’intestazione con le informazioni aziendali del fornitore e del cliente.

 

Nonostante le somiglianze è bene ricordare di inserire sempre il riferimento all’offerta o preventivo così da poter verificare sempre le condizioni contrattate in precedenza.

 

Assieme alle somiglianze vi sono dati totalmente differenti, questi si riferiscono alla descrizione dei prodotti che, mentre nell’offerta hanno carattere commerciale, nel caso della conferma sono ridotti a meri elenchi con i prezzi e le quantità concordate.

 

Quindi nel documento vanno inserite:

  • riferimento al numero del preventivo o dell’offerta d’ordine o della fattura;
  • descrizioni dei prodotti o delle prestazioni;
  • le quantità e i prezzi;
  • i dati di trasporto: consegna o erogazione;
  • le modalità di pagamento;
  • costi di consegna ed eventuale altri costi.

 

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