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Conferma d’ordine

dizionario di contabilità

Una Conferma d’ordine è un documento che convalida la richiesta di un servizio o di un prodotto da parte di un cliente e ne stabilisce le modalità di pagamento e i termini di consegna.

 

Conferma d’ordine: cos’è e a cosa serve

 

Come dicevo sopra, per conferma d’ordine si fa riferimento alla comunicazione di accettazione di un ordine, tuttavia all’interno del documento sono presenti ulteriori – ed importanti – informazioni come le condizioni di consegna, gli orari ed anche le informazioni relative ai prodotti/prestazioni ordinati dal punto di vista tecnico.

 

Si tratta quindi di una dichiarazione d’intento tramite la quale si assicura al cliente la consegna dei prodotti in base alle condizioni predisposte.

 

Come compilare una conferma d’ordine

 

 

Dal punto di vista strutturale – e dunque per la creazione del documento – vanno seguiti determinati requisiti, i quali non si discostano molto da quelli dei preventivi/offerte. Infatti, molto spesso, la produzione di una conferma d’ordine non è obbligatoria, in quanto il preventivo – dopo essere stato consegnato e accettato – potrà essere modificato con le informazioni di accettazione, e quindi inviato nuovamente.

 

Inoltre la somiglianza tra i due documenti è attribuibile anche alla mera formattazione del file. Entrambi i documenti presentano un’eventuale logo e l’intestazione con le informazioni aziendali del fornitore e del cliente. Nonostante le somiglianze è bene ricordare di inserire sempre il riferimento all’offerta/preventivo così da poter verificare sempre le condizioni contrattate in precedenza.

 

Assieme alle somiglianze vi sono dati totalmente differenti, questi si riferiscono alla descrizione dei prodotti che, mentre nell’offerta hanno carattere commerciale, nel caso della conferma sono ridotti a meri elenchi con i prezzi e le quantità concordate.

 

Quindi nell’ordine di conferma vanno inserite:

 

  • Riferimento al numero di preventivo/offerta, dell’ordine e della fattura;
  • Descrizioni dei prodotti/prestazioni;
  • Le quantità e i prezzi;
  • I dati di trasporto: consegna o erogazione;
  • Le modalità di pagamento;
  • Costi di consegna ed eventuale altri costi;