Che cos'è la conservazione sostitutiva?
La conservazione sostitutiva a norma (delibera n° 11/2004 dell'ex CNIPA, Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione) è un metodo per l'archiviazione legale e informatica con valore probatorio dei documenti informatici.
Questo metodo di conservazione equipara la documentazione cartacea a quella elettronica solo se vengono rispettati certi requisiti per la conservazione.
Le patite IVA e le Pubbliche Amministrazioni riescono a risparmiare tantissimo, sia in termini economici che logistici, sulla gestione generale dei documenti fiscali (minimo 10 anni).
Il documento informatico deve avere una firma digitale e una marca temporale; questi due elementi bloccano, di fatto, ogni tipo di modifica successiva al momento di invio del documento in formato XML al Sistema di Interscambio.
Cenni storici sulla conservazione
La pima legge fu la Bassanini (59/1997) che con il supporto delle norme dell'ex CNIPA (Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione), garantì ai documenti informatici piena validità probatoria potendo, questi, sostituire pienamente i tradizionali metodi di conservazione delle registrazioni fiscali.
Il primo decreto che ha introdotto il valore probatorio sui documenti fiscali è stato il Decreto del MEF (23-01-2004) deliberato dal ex CNIPA, oggi conosciuto come AgID (n° 11 del 19-02-2004).
Lo standard UNI SInCRO (UNIficazione Supporto all’INteroperabilità nella Conservazione e Recupero degli Oggetti digitali), norma UNI 11386:2020, precisa e integra alcune disposizioni contenute nella Delibera n. 11 del 19-02-2004 dell'ex CNIPA.
L'ex CNIPA individuò gli elementi informativi necessari alla creazione dell'indice di conservazione e ne descrisse sia la semantica sia l'articolazione per mezzo del linguaggio formale XML.
L'obiettivo è quello di consentire agli operatori del settore di utilizzare una struttura dati condivisa per un soddisfacente grado d'interoperabilità nei processi di migrazione.
Da non confondersi con l'Archiviazione elettronica che riguarda la semplice archiviazione di un file digitale su un supporto informatico.