Che cos’è e a cosa serve la conservazione sostitutiva?
La conservazione digitale a norma (delibera n° 11/2004 dell’ex CNIPA, Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione) è il processo che consente di conservare documenti informatici nel tempo garantendone autenticità, integrità, leggibilità, reperibilità e valore legale. In Italia la conservazione dei documenti fiscali e amministrativi è regolata dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), dalle Linee guida AgID (Agenzia per l’Italia Digitale), dalla normativa tributaria relativa ai documenti elettronici e si basa su standard internazionali come lo standard internazionale (ISO 14721) del modello di riferimento concettuale OAIS (Open Archival Information System).
La locuzione “conservazione sostitutiva”, ancora molto diffusa, identifica il precedente modello normativo della conservazione digitale (garantisce nel tempo l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti informatici). Oggi la definizione più corretta è “conservazione digitale a norma” (insieme di regole tecniche e giuridiche volte a garantire nel tempo l’integrità, l’autenticità e la validità legale dei documenti informatici), cioè un sistema organizzato di procedure, tecnologie e regole tecniche finalizzato a mantenere validi nel tempo documenti informatici come fatture elettroniche, registri IVA, libri contabili, PEC (Posta Elettronica Certificata), contratti e altri documenti fiscalmente rilevanti (sono tutti gli atti, le registrazioni e le quietanze che certificano le operazioni economiche e servono a determinare il reddito, le imposte e l’IVA. La normativa italiana ne impone la conservazione per scopi di controllo e accertamento).
Nel caso della fatturazione elettronica, i documenti trasmessi al Sistema di Interscambio (SdI) in formato XML (eXtensible Markup Language) devono essere conservati secondo modalità che ne garantiscano immodificabilità, autenticità e possibilità di esibizione in caso di controlli fiscali (verifiche dell’Agenzia delle Entrate e della Guardia di Finanza). La normativa prevede generalmente un periodo minimo di conservazione (10 anni).
La conservazione digitale a norma si inserisce all’interno di un processo strutturato che non coincide con la semplice l’archiviazione elettronica del file, ma con una sequenza regolata di processi tecnici e organizzativi specifici capaci di assicurare validità giuridica e valore probatorio nel tempo.
All’interno del processo intervengono diversi soggetti con ruoli distinti e complementari. Il produttore del documento è il soggetto che genera il file informatico, come una fattura XML o un registro contabile. Il soggetto obbligato alla conservazione è l’impresa o il professionista che detiene la responsabilità fiscale del documento. Il responsabile della conservazione, invece, ha il compito di definire, monitorare e garantire l’adozione delle regole tecniche previste dalla normativa vigente, anche quando il servizio viene esternalizzato a un conservatore accreditato o a una piattaforma specializzata.
Durante il processo di conservazione vengono utilizzati strumenti come firma digitale, marca temporale e pacchetti informatici strutturati, contenenti i documenti e i relativi metadati, e la loro successiva gestione secondo regole tecniche che garantiscono tracciabilità, sicurezza e leggibilità futura. Tali pacchetti consentono anche l’esibizione dei documenti in caso di controlli fiscali, verifiche da parte dell’Agenzia delle Entrate o contenziosi, garantendo la possibilità di recupero e consultazione anche a distanza di anni.
Un ruolo centrale è svolto dal RdC (Responsabile della Conservazione), figura incaricata di supervisionare il processo e verificare il rispetto delle regole tecniche (n° 407/2020) previste dall’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale). Molte aziende affidano queste attività a conservatori accreditati o a piattaforme digitali specializzate nella gestione documentale e fiscale.
Cenni storici sulla conservazione
La prima legge fu la Bassanini (n° 59/1997) che con il supporto delle norme dell’ex CNIPA (Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione), garantì ai documenti informatici piena validità probatoria potendo, questi, sostituire pienamente i tradizionali metodi di conservazione delle registrazioni fiscali.
Il primo decreto che ha introdotto il valore probatorio sui documenti fiscali è stato il Decreto del MEF (23-01-2004) deliberato dal ex CNIPA (Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione), oggi conosciuto come AgID (n° 11 del 19-02-2004).
Lo standard UNI SInCRO (UNIficazione Supporto all’INteroperabilità nella Conservazione e Recupero degli Oggetti digitali), norma UNI 11386:2020, precisa e integra alcune disposizioni contenute nella Delibera n° 11 del 19-02-2004 dell’ex CNIPA (Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione).
L’ex CNIPA (Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione) individuò gli elementi informativi necessari alla creazione dell’indice di conservazione e ne descrisse sia la semantica sia l’articolazione per mezzo del linguaggio formale XML (eXtensible Markup Language).
L’obiettivo è quello di consentire agli operatori del settore di utilizzare una struttura dati condivisa per un soddisfacente grado d’interoperabilità nei processi di migrazione.