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Fatture elettroniche

Le fatture elettroniche sono obbligatorie per le PMI e la maggior parte dei Liberi Professionisti: utilizzano il linguaggio XML e devono essere trasmesse, tramite lo SdI (Sistema di Interscambio), all'Agenzia delle Entrate.

ATTENZIONE

Ricordiamo che, per poter creare una fattura elettronica, la prima operazione da fare è quella di inserire all'interno del Profilo fatturazione presente in CONFIGURAZIONE, i dati principali necessari alla creazione del documento.

Dalla schermata principale vai nel menu di sinistra, clicca su VENDITE e, successivamente, su Fatture Elettroniche.

Fatture elettroniche

La sezione presenta diversi strumenti:

  • NUOVO: permette di creare una nuova fattura elettronica;
  • ALTRO : procedi con:
    • Importa;
    • Esporta;
    • Invia a Sistema TS (da selezione)
    • Invia a SdI (da selezione);
    • Imposta documenti selezionati su "Pagato";
    • Invia Email (da selezione);
    • Elimina selezionati;
    • Aggiorna;
  • totale 0,00 €: mostra la somma totale degli importi dei documenti;
  • FILTRI : in base al dato inserito, puoi cercare uno o più documenti per:
    • Cliente;
    • Numero;
    • Casuale;
    • Cod. destinatario (esatto):
    • Stato:
    • PDC/centro di ricavo;
    • Mod. pagamento;
    • la ricerca tramite l'icona Stella () permette, in base ai colori di classificare e richiamare i documenti;
    • Paese del cliente;
  • 01 GEN 2021 - 31 DIC 2021 : filtra nei documenti il periodo di emissione per anno, trimestre o personalizzato.

Per confermare la scelta dei FILTRI clicca su APPLICA oppure su RIPRISTINA, per tornare alla visualizzazione di default (senza filtri).

info

Per procedere con l'importazione dei documenti e/o con l'esportazione dei documenti fiscali guarda le nostre guide dedicate.

Vediamo di seguito la procedura per la creazione di una fattura elettronica.

ATTENZIONE

Devi attivare la funzione di Invio SdI presente in App e Servizi esterni perché il servizio di invio sia attivo e operativo per la trasmissione del XML allo SdI.

Creare una fattura elettronica​

All'interno della sezione Fatture elettroniche, clicca su NUOVO per aprire la seguente scheda.

Fatture elettroniche

La scheda di creazione del documento è composta da diverse sotto schede:

  1. Dati;
  2. Note;
  3. Pagamenti;
  4. Allegati;
  5. Email.

Analizziamole di seguito.

DATI​

È la prima scheda che consente di completare i dati del cliente e del prodotto/servizio:

  • Numero: numero di sezionale progressivo;
  • Cliente: inserisci il nome o la ragione sociale oppure, tramite AZIONI , puoi effettuare altre operazioni:
    • Crea nuovo contatto in rubrica: permette di creare un nuovo contatto e, al salvataggio del documento, aggiungerlo in RUBRICA;
    • Ricerca avanzata in rubrica: consente di richiamare il cliente dalla rubrica;
    • Cerca nel VIES: permette, una volta inserita la partita IVA del cliente, di recuperarne gli altri dati dalla banca dati europea;
  • Tipo doc: rappresenta il codice identificativo del documento elettronico stabilito dall'Agenzia delle Entrate; in Fattura24 sono disponibili:
    • TD01: fattura;
    • TD02: acconto/anticipo su fattura;
    • TD05: nota di credito;
    • TD21: autofattura per splafonamento;
    • TD24: fattura differita(lett. a, ex art. 21, comma 4, lettera a, d.P.R. 633/1972);
    • TD25: fattura differita (lett. b-triangolazione ex art. 21, comma 4, periodo 3, lettera b, d.P.R. 633/1972);
    • TD26: cessione di beni ammortizzabili e per passaggi interni (ex art 36 del d.P.R. 633/1972);
    • TD27: fattura autoconsumo o cessioni gratuite senza rivalsa IVA;
  • Indirizzo: riferito al cliente;
  • Comune: riferito al cliente;
  • Provincia: riferita alla città del cliente;
  • Nazione: riferito al paese di residenza del cliente;
  • Data: generalmente è la data in cui si effettua l'operazione;
  • Competenza: si riferisce al periodo di competenza del documento;
  • P.IVA: inserisci la partita IVA del cliente oppure, tramite AZIONI , puoi effettuare altre operazioni:
    • verifica sul sito dell'AdE;
    • cerca nel VIES;
  • C.F.: inserisci il codice fiscale del cliente e, tramite VERIFICA, puoi controllarne la correttezza nel sito dell'Agenzia delle Entrate;
  • Esigibilità IVA, tramite questa sezione puoi scegliere:
    • immediata;
    • differita;
    • split payment;
    • non indicata;
  • Indirizzo SdI: inserisci l'indirizzo telematico del cliente (codice destinatario di ricezione);
  • PEC: inserisci l'indirizzo di posta elettronica certificata (opzionale);
  • Bollo: puoi decidere se utilizzarlo oppure no scegliendo tra:
    • non presente;
    • virtuale;
  • Causale: inserisci la natura dell'operazione.

PRESTAZIONI o BENI/SERVIZI​

Per completare le informazioni relative al servizio, puoi valorizzare i seguenti campi:

  • Importo netto: inserisci l'importo unitario al netto dell'IVA;
  • Quantità (Q.tà): definisci la quantità;
  • U.M.: indicare l'unità di misura in riferimento alla quantità;
  • Sconto: all'importo unitario puoi applicare una percentuale di sconto (opzionale);
  • IVA: trovi disponibili di sistema, diverse aliquote IVA nonché, quelle che eventualmente hai precedentemente creato;
  • Totale linea n.1: indica il totale della singola linea comprensiva delle quantità e dell'eventuale sconto;
  • Codice: è un campo di ricerca collegato alla sezione PRODOTTI E SERVIZI; inserito il codice del prodotto o del servizio, il sistema ti permetterà di selezionarlo e agganciarlo;
  • Prodotto: è un campo di ricerca sempre collegato alla sezione PRODOTTI E SERVIZI; inserito il nome del prodotto o del servizio, il sistema ti permetterà di selezionarlo e agganciarlo;
  • Centro di ricavo: inserire un centro di ricavo.

Cliccando qui è possibile usare le seguenti funzioni:

  • calcolo netto: il sistema permette di calcolare l'importo netto inserendo l'importo lordo;
  • duplica linea: consente rapidamente di duplicare una linea (bene/servizio).

Con + AGGIUNGI BENE/SERVIZIO puoi aggiungere una nuova linea (prodotto/servizio); in questo caso, il sottomenu presente all'interno di si amplierà delle seguente funzioni:

  • Porta in cima: permette di spostare l'ordine delle linee contabili dei beni o dei servizi;
  • Inverti con riga precedente: permette di spostare l'ordine delle singole linee;
  • Duplica linea: consente di farne un duplicato;
  • Cancella linea: puoi eliminarla.

Cliccando su ALTRO hai accesso ad ulteriori funzionalità:

  • Aggiungi linee da lista PRODOTTI E SERVIZI;
  • Aggiungi linee da file excel;
  • Valuta e tasso di cambio;
  • Aggiungi linea da importo lordo;
  • Aggiungi linea bollo a carico del cliente.

RIEPILOGO CONTEGGI​

In questa sotto sezione il sistema raggruppa i totali delle singole linee (prestazioni o beni/servizi):

  • competenze: il valore deriva dalla somma dei beni/servizi presenti in elenco;
  • IVA: il valore totale è determinato dalla somma dell'imposta applicata sulla singola linea;
  • lordo: indica la somma tra Totale competenze e Totale IVA;
  • da pagare: indica l'importo totale che il cliente deve pagare.

Cliccando su Mostra tutti i campi vengono visualizzati i campi da personalizzare che possono influire sul Totale da pagare:

  • Ritenuta d'acconto;
  • Ritenuta previdenziale;
  • Arrotondamento.

Cliccando su Aggiorna i conteggi il sistema aggiorna i conteggi sulla base di eventuali modifiche fatte nella sezione Prestazioni o Beni/Servizi o nella la sezione di Riepilogo conteggi.

Se temporaneamente preferisci salvare solo i dati della fattura elettronica, clicca su SALVA; se invece vuoi generare anche il PDF, clicca su AZIONI e poi su Salva e genera pdf.

Dati opzionali della fattura​

Cliccando su DATI AGGIUNTIVI DOUMENTO (configurazione opzionale) e, successivamente, su AGGIUNGI puoi inserire dati e parametri accessori alla parte generale della fattura elettronica.

Di seguito trovi un elenco dei parametri opzionali. Una volta scelti e completati, clicca su CONFERMA oppure ESCI per tornare indietro:

  • 1.2.3 Stabile Organizzazione cedente/prestatore;
  • 1.4.3 Stabile Organizzazione del cliente/prestatore;
  • 1.4.4 Rappresentante Fiscale del cessionario/committente;
  • 2.1.1.8 Sconto/Maggiorazione;
  • 2.1.1.11 Causale (aggiuntiva);
  • 2.1.2 Dati Ordine Acquisto;
  • 2.1.3 Dati Contratto;
  • 2.1.4 Dati Convenzione;
  • 2.1.5 Dati Ricezione;
  • 2.1.6 Dati Fatture Collegate;
  • 2.1.7 Dati SAL (Stato Avanzamento Lavori);
  • 2.1.8 Dati DDT (Documento Di Trasporto);
  • 2.1.9 Dati Trasporto;
  • 2.1.10 Fattura Principale (autotrasporto).

Cliccando su Dati aggiuntivi linea (configurazione opzionale) e, successivamente, su AGGIUNGI puoi inserire dati e parametri accessori alle prestazioni o beni/servizi.

Di seguito trovi quelli disponibili; una volta scelti e completati, clicca su CONFERMA oppure su ESCI per tornare indietro.

  • 2.2.1.3 Codice articolo;
  • 2.2.1.7 Data inizio periodo;
  • 2.2.1.8 Data fine periodo;
  • 2.2.1.15 Riferimento amministrazione;
  • 2.2.1.16 Altri dati gestionali.

Una volta terminata la creazione del documento di vendita, in questo caso della fattura elettronica, clicca su AZIONI e, successivamente, su Invia a SdI per ottemperare agli obblighi di legge.

Nel caso ci siano dubbi sulla correttezza del documento creato (XML), clicca su AZIONI per effettuare i seguenti controlli:

  • Verifica XML: per essere certi che lo SdI riceva i giusti dati;
  • Mostra anteprima XML: per dare uno sguardo alla versione XML che verrà generata prima e per l'invio;
  • Mostra anteprima PDF: per vedere il layout grafico con l'inserimento delle giuste informazioni presenti nella fattura elettronica;
  • Estrai XML non firmato: per poter salvare le fatture elettroniche senza la firma digitale di Fattura24.

Per uscire senza salvare i dati inseriti, premi ESCI.

NOTE​

Una volta compilati i campi nella sotto scheda DATI, puoi inserire, nella scheda NOTE, un appunto interno che accompagni la fattura.

Clicca su NOTE e accedi alla seguente sotto scheda.

Fatture elettroniche

Come da disposizioni dell'Agenzia delle Entrate, i dati presenti nel campo NOTE non saranno inseriti nel documento XML, che verrà spedito allo SdI.

Se momentaneamente preferisci salvare solo i dati della fattura elettronica, clicca su SALVA se, invece, vuoi generare anche il PDF, clicca su AZIONI quindi su Salva e genera PDF.

Per uscire senza salvare i dati inseriti, premi ESCI.

PAGAMENTI​

La sotto scheda PAGAMENTI permette di selezionare la modalità di pagamento e definirne le scadenze.

Clicca su PAGAMENTI e accedi alla seguente sotto scheda.

Fatture elettroniche

Al suo interno ci sono i seguenti campi:

  • Modalità di pagamento: puoi scegliere la metodologia con la quale intendi comunicare al tuo cliente come effettuare il pagamento della fattura. Il sistema ne mette a disposizione tre (carta di pagamento, contanti e nessuna). Se desideri crearne una nuova (ad esempio bonifico) devi andare in Modalità Pagamento presente in CONFIGURAZIONE. Cliccando sulla  i  appariranno maggiori informazioni relative al pagamento selezionato;
  • Condizioni di pagamento: è possibile impostare le seguenti voci:
    • Pagamento completo;
    • Pagamento a rate;
    • Anticipo;
  • Stato documento: permette di impostare il documento come NON SALDATO o SALDATO .
ATTENZIONE

Per l'Agenzia delle Entrate, la Modalità di pagamento presente all'interno dell'XML della fattura elettronica è un dato opzionale quindi, se non necessario, puoi selezionare NESSUNA.

Puoi creare una nuova modalità di pagamento: clicca sul campo Mod. Pagamento e, successivamente, su + aggiungi nuova mod. pagamento per accedere alla seguente scheda.

Fatture elettroniche

Per approfondire l'argomento vai alla pagina dedicata del manuale: Modalità di pagamento.

RATE di PAGAMENTO​

In questa parte della scheda PAGAMENTI puoi impostare le scadenze delle rate di pagamento.

Tramite + AGGIUNGI RATA SINGOLA crei una singola rata oppure, tramite + AGGIUNGI RATE MULTIPLE, imposti delle scadenze prestabilite:

  • +30/60/90 giorni;
  • +30/60/90/120 giorni.

In qualsiasi momento, puoi accedere alla singola rata per modificarne la data di scadenza, inserire la data di saldo o scegliere il conto.

Ti ricordo che i dati di pagamento modificano, in modo automatico, i valori della Prima Nota.

Se momentaneamente preferisci salvare solo i dati della fattura elettronica, clicca su SALVA se, invece, vuoi generare anche il PDF, clicca su AZIONI e quindi su Salva e genera PDF.

Per uscire senza salvare i dati inseriti, premi ESCI.

ALLEGATI​

La sotto scheda ALLEGATI riporta l'elenco completo dei file allegati al documento (xml, p7m, pdf o diverso formato).

Clicca su ALLEGATI e accedi alla seguente sotto scheda.

Fatture elettroniche

Nel campo Modello documento di cortesia, puoi scegliere il modello che vuoi utilizzare, come copia di cortesia, tra i modelli di sistema disponibili per le diverse classi documentali.

Nella sezione Modelli, presente in CONFIGURAZIONE, hai la possibilità di scegliere ed impostare come predefinito, per ogni classe documentale, il modello che più si adatta alle tue esigenze.

Se preferisci creare un nuovo modello a partire da zero oppure, creare un nuovo modello a partire da uno dei nostri, all'interno di CONFIGURAZIONE, trovi l'Editor dei modelli dove puoi creare un layout grafico personalizzato.

Utilizzando la funzionalità TRASCINA O CLICCA QUI PER IMPORTARE UN FILE è possibile aggiungere altri allegati, all'interno del documento, trascinandoli dal desktop o caricandoli dal tuo dispositivo.

Una volta generato il PDF del documento tramite AZIONI o caricati altri allegati, appariranno i seguenti simboli al fianco di ciascuno:

  • consente di scaricare il documento;
  • permette di stampare il documento;
  • accedi ai seguenti comandi:
    • Apri nel browser: puoi vedere l'anteprima dell'allegato all'interno di una pagina web del tuo browser predefinito ed utilizzare le funzioni che questo rende disponibili;
    • Elimina: elimini l'allegato;
    • Rinomina all.to: rinomini l'allegato, in questo caso ti invitiamo sempre a prestare attenzione.

Se momentaneamente preferisci salvare solo i dati della fattura elettronica, clicca su SALVA se, invece, vuoi generare anche il PDF, clicca su AZIONI e quindi su Salva e genera PDF.

Per uscire senza salvare i dati inseriti, premi ESCI.

EMAIL​

In questa sotto scheda puoi spedire, via email, i tuoi documenti tramite Fattura24, senza dover utilizzare il tuo provider di posta.

Se preferisci, puoi utilizzare il tuo server di posta che puoi attivare e configurare tramite l'app SMTP in APP e Servizi esterni.

Clicca su EMAIL e accedi alla seguente sotto scheda.

Fatture elettroniche

Puoi impostare i seguenti campi:

  • Mittente: puoi usare l'indirizzo del Profilo fatturazione o quello usato per la creazione dell'account (amministratore);
  • Destinatario: il sistema propone l'indirizzo email preso dalla scheda di contatto del cliente;
  • In Copia: permette di inserire un destinatario a cui inviare la stessa email;
  • Metti in "Copia Nascosta": impostando questo campo su SI riceverai copia della email inviata al cliente;
  • Spunta i file che vuoi allegare a questa email: qui vengono elencati tutti gli allegati presenti nella sotto scheda ALLEGATI; se vuoi inviarli (tutti, una parte o solo uno) clicca su    per attivare la selezione , l'invio è opzionale;
  • Modello: permette di scegliere il modello email, che puoi personalizzare preventivamente, tramite l'Editor email presente nella sezione Modelli in CONFIGURAZIONE;
  • Oggetto: il sistema valorizza questo campo con il nome, il sezionale e la data del documento; puoi personalizzarlo;
  • Testo: trovi un testo predefinito e modificabile. Nel testo c'è la funzione scarica documento che consente al cliente, aperta l'email, di visualizzare l'anteprima del PDF della fattura. Automaticamente, nella sezione delle tue fatture elettroniche, visualizzi la notifica di lettura.

Completata la configurazione della scheda EMAIL, puoi spedirla.

Come personalizzare l'email​

Tramite la funzione OPZIONI hai a disposizione le seguenti opzioni:

  • Salva come nuovo modello: il testo nuovo da te creato (o quello di default modificato), può essere salvato ed essere utilizzato in futuro;
  • Copia testo da altra email: puoi copiare il testo da un email inviata in passato; il sistema mette a disposizione l'elenco delle email inviate;
  • Aggiungi link Paypal: nel corpo dell'email puoi aggiungere il link Paypal e permettere al cliente di saldare velocemente l'importo a dovuto.

Ti ricordo, che se usi la funzione Salva come nuovo modello, puoi modificare e/o cancellare il modello nella scheda Editor Email presente nella sezione Modelli in CONFIGURAZIONE.

Finita la configurazione della email è possibile inviarla cliccando su INVIA EMAIL.

Se momentaneamente preferisci salvare solo i dati della fattura elettronica, clicca su SALVA se, invece, vuoi generare anche il PDF, clicca su AZIONI e quindi su Salva e genera PDF.

Per uscire senza salvare i dati inseriti, premi ESCI.

Pannello di controllo​

Ci sono 4 elementi informativi, collegati alla gestione delle fatture elettroniche, utili a controllare tutti i documenti inviati allo SDI.

Nello specifico sono:

  1. da inviare a SDI;
  2. inviate a SDI;
  3. consegnata/accettata SDI;
  4. scartata/rifiutata SDI.

Analizziamoli di seguito.

Da inviare a SdI​

Indica il numero di documenti pronti per essere inviati allo SdI:

Pannello di controllo

Non ci sono documenti da inviare allo SdI.

Pannello di controllo

Indica il numero dei documenti prodotti ancora da inviare allo SdI.

Inviate a SdI​

Indica il numero di documenti inviati allo SdI:

Pannello di controllo

Non ci sono documenti inviati allo SdI.

Pannello di controllo

Indica il numero dei documenti inviati allo SdI.

info

Questo stato temporaneo serve a segnalare che la relativa fattura elettronica è stata posta da Fattura24 sul suo canale telematico e che la stessa è in attesa dell'elaborazione da parte dello SdI (Sistema di Interscambio).

Consegna/accettazione SdI​

Indica il numero dei documenti consegnati e accettati dallo SdI:

Pannello di controllo

Non ci sono documenti consegnati e accettati dallo SdI.

Pannello di controllo

Indica il numero dei documenti consegnati e accettati dallo SdI.

info

Indica il numero dei documenti che lo SdI (Sistema di Interscambio):

  • ha accettato e consegnato al destinatario (ricevuta RC);

  • ha accettato ma con mancato recapito al destinatario (ricevuta Inviata - MC);

  • ha trasmesso alla PA destinataria, con successiva accettazione di questa (diretta o per decorso dei termini).

Scarto/rifiuto SdI​

Indica i documenti scartati e rifiutati dallo SdI:

Pannello di controllo

Non ci sono documenti scartati e rifiutati dallo SdI.

Pannello di controllo

Indica che ci sono documenti scartati e rifiutati dallo SdI.

info

Indica i documenti che sono stati scartati da SDI e anche quelli che sono stati rifiutati espressamente da una PA destinataria.

Altri avvisi e funzioni​

In tutte le sezioni sono disponibili ulteriori funzioni molto utili per gestire i vari documenti.

Cliccando su    puoi selezionare () i documenti che preferisci per effettuare delle operazioni di gruppo.

Selezionati i documenti clicca su CREA DA per creare:

  • una copia: il sistema crea una copia gemella del documento, con data e numero progressivo aggiornato;
  • nota di credito elettronica: permette di creare una nota di credito elettronica direttamente da una fattura, senza doverla creare dall'inizio;
  • un DDT: hai la possibilità di creare un DTT da una fattura;
  • nuovo (documento): crei un nuovo documento da zero.

La ti aiuta a capire se il documento:

  • non è stato spedito via email ();
  • è stato spedito via email ();
  • è stato visualizzato in anteprima ().

A destra di ogni linea contabile, cliccando su , puoi accedere ai seguenti comandi:

  • Scarica allegati: scarichi in una cartella tutti gli allegati presenti nella fattura;
  • Estratto conto: accedi all'estratto conto, dove sono disponibili tutti i documenti ed i pagamenti associati;
  • Elimina: cancelli il documento.

La tabella, come tutte quelle presenti in Fattura24, è personalizzabile; tramite l’icona in basso a sinistra , è possibile decidere quali colonne nascondere e quali mantenere visibili.

info

Come chiarito dal provvedimento del 30 aprile 2018, l'Agenzia delle Entrate mette a disposizione un servizio gratuito e automatico di conservazione a norma delle fatture (per 15 anni), al quale l'utente, se vorrà, potrà aderire.

Importa​

Clicca su ALTRO e, successivamente, su Importa.

Per procedere all'importazione puoi o selezionare tutti i file, presenti sul tuo terminale, e trascinarli per importarli nella sezione della Fatture elettroniche oppure cliccare su Trascina o clicca qui per importare xml o p7m per aprire una scheda del browser che stai utilizzando per accedere al terminale per ricercarli e selezionarli; successivamente alla selezione clicca su APRI per confermare o su ANNULLA per non procedere.

Clicca su X per non procedere e chiudere lo strumento.

Esporta​

Clicca su ALTRO e, successivamente, su Esporta per aprire la seguente scheda.

Fatture elettroniche

La scheda di esportazione consente di procedere con:

  • Fatture elettroniche Esporta (solo) XML in zip;
  • Fatture elettroniche Esporta in Zip (pdf e XML se c'è);
  • Fatture elettroniche Esporta lista semplice in Excel;
  • Fatture elettroniche Esporta lista linee documento in Excel;
  • Fatture elettroniche Esporta unico PDF (solo pdf già generati);
  • Fatture elettroniche Esporta per Teamsystem (beta);
  • Fatture elettroniche Esporta per Profis-Sistemi (beta);
  • Fatture elettroniche Esporta per Gis-Ranocchi (beta);
  • Fatture elettroniche Esporta per BPoint (beta).

Clicca su ESCI per nn procedere e ritornare alla schermata principale delle Fatture elettroniche.

Elimina selezionati​

Selezionati i documenti da cancellare clicca su ALTRO e, successivamente, su Elimina selezionati.

Il sistema ti chiederà un'ulteriore conferma, clicca su SI, CANCELLA per confermare oppure su NO ANNULLA per non procedere e tornare, automaticamente, alla schermata principale dello strumento Fatture elettroniche.