Rubrica dei contatti
Clienti e/o Fornitori
Tramite la Rubrica, puoi salvare i dati dei tuoi clienti e dei tuoi fornitori, e richiamarli durante la creazione di un documento.
Dalla schermata principale, clicca su RUBRICA per accedere.
La sezione presenta diversi strumenti:
- NUOVO: puoi creare un nuovo contatto in rubrica;
- NUOVO DA VIES: permette, una volta inserita la partita IVA del cliente, di recuperarne gli altri dati dalla banca dati europea;
- ALTRO :
- Contatti: 00: mostra la somma totale dei contatti presenti nella rubrica;
- FILTRI : in base al dato inserito puoi cercare uno o più contatti.
Crea contatto in rubrica
All’interno della sezione RUBRICA, clicca su NUOVO per aprire la scheda di creazione di un contatto che si compone di diverse sottoschede:
Analizziamole di seguito.
Anagrafica
La sottoscheda ANAGRAFICA permette di impostare i dati anagrafici del tuo contatto:
- Denominazione: indicare il nome del contatto;
- Attivo: ogni contatto in rubrica è caratterizzato da uno “stato di attivazione”. Quando disattivi un contatto, questo rimane in rubrica ma non ti verrà più proposto per creare nuovi documenti;
- Tipo Contatto: indicare se sia:
- cliente;
- fornitore;
- generico;
- cliente e fornitore;
- dipendente;
- P.IVA: inserisci la partita IVA del cliente e puoi controllarne la correttezza usando il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate e/o del VIES;
- Codice Fiscale: inserisci il codice fiscale del cliente e puoi controllarne la correttezza usando il servizio dell’Agenzia delle Entrate e/o del VIES;
- Indirizzo/CAP: puoi visualizzare l’indirizzo su Google Maps;
- Città/Provincia/Paese.
Prima di proseguire con la scheda CONTATTI approfondiamo le funzioni di verifica sia della partita IVA che del Codice Fiscale.
Dopo aver effettuato le dovute modifiche/correzioni, ricordati di cliccare su SALVA per non perderle oppure su ESCI per tornare indietro senza procedere al salvataggio.
Verifica della partita IVA
Inserita la partita IVA nell’apposito campo, sarà possibile verificarne la correttezza cliccando sul pulsante AZIONI e, successivamente, su:
- Verifica sul sito dell’AdE;
- Cerca nel VIES.
Clicca su Verifica sul sito dell’AdE, accedi al portale dell’Agenzia delle Entrate e verifica la partita IVA.
In alternativa, clicca su Cerca nel VIES per verificare la partita IVA con la banca dati della Commissione Europea.
Verifica del codice fiscale
Inserito il codice fiscale, nell’apposito campo, sarà possibile verificarne la correttezza, clicca su AZIONI e, successivamente, su:
- Verifica sul sito dell’AdE;
- Carica da Tessera Sanitaria.
Clicca su Verifica sul sito dell’AdE per accedere al portale dell’Agenzia delle Entrate e verifica il codice fiscale.
In alternativa, clicca su Carica da Tessera Sanitaria per caricare i dati da un lettore di tessere sanitarie.
Contatti
La sottoscheda CONTATTI permette di impostare i riferimenti utili per contattare la partita IVA o il dipendente (collaboratore).
Al suo interno trovi i seguenti campi:
- Riferimento: inserire il nome e il cognome;
- Telefono: il numero telefonico fisso diretto o del centralino aziendale;
- Cellulare: il numero del dispositivo mobile;
- Fax: nel caso in cui ci fosse il dato;
- Sito web: nel caso il cliente e/o fornitore abbia un indirizzo web;
- Email: qui è possibile inserire più di un indirizzo email separandoli fra loro con la punteggiatura (punto e virgola);
- PEC: l’indirizzo della posta elettronica certificata.
Dopo aver effettuato le dovute modifiche/correzioni, ricordati di cliccare su SALVA per non perderle oppure su ESCI per tornare indietro senza procedere al salvataggio.
Fattura
La sottoscheda FATTURA permette di inserire i dati fiscali necessari all’emissione di documenti.
In ogni contatto, puoi inserire i dati relativi all’aliquota IVA, ad un metodo di pagamento e ad un listino.
I dati inseriti nei tre campi ti permettono di accelerare la creazione di un documento, perché richiamati in modo automatico, in quanto associati al contatto in rubrica.
Nella sottosezione Conteggi personalizzati, imposta il campo Azioni su SI e utilizza i dati registrati nella sottoscheda Ritenuta d’acconto.
I dati registrati in Ritenuta d’acconto confluiscono automaticamente nel documento nel momento in cui, questo, viene agganciato al contatto in rubrica.
Se, al contrario, nella sottosezione Conteggi personalizzati imposti il campo Azioni su NO i dati, registrati nella sottoscheda Ritenuta d’acconto, non possono confluire nel documento agganciato al contatto in Rubrica.
Nel campo Fatturazione elettronica, devi inserire il Codice destinatario (se il contatto ne ha uno) e il Riferimento Amministrativo che identifica il cedente/prestatore al fine amministrativo/contabile.
Dopo aver effettuato le dovute modifiche/correzioni, ricordati di cliccare su SALVA per non perderle oppure su ESCI per tornare indietro senza procedere al salvataggio.
Se devi inviare una fattura elettronica al tuo cliente, ricorda di inserire il codice destinatario fornito dal tuo cliente.
Note
Nella sottoscheda NOTE puoi inserire un appunto.
Ci sono due campi da completare:
- Nota documento PDF: il testo qui inserito sarà richiamato nel momento in cui produrrai documenti digitali ma non elettronici;
- Nota contatto: questo testo non comparirà in nessun documento, sarà solo per uso personale.
Dopo aver effettuato le dovute modifiche/correzioni, ricordati di cliccare su SALVA per non perderle oppure su ESCI per tornare indietro senza procedere al salvataggio.
Banca
La sottoscheda BANCA permette di registrare le coordinate bancarie del contatto.
Completa i campi Nome Banca e IBAN per avere le coordinate bancarie del contatto.
Dopo aver effettuato le dovute modifiche/correzioni, ricordati di cliccare su SALVA per non perderle oppure su ESCI per tornare indietro senza procedere al salvataggio.
SdI
La sottoscheda SdI permette di registrare l’indirizzo prevalente per l’invio delle fatture elettroniche.
All’interno della sottoscheda, ci sono i seguenti campi da compilare:
- Dati predefiniti per fatture elettroniche di vendita:
- Codice destinatario;
- Riferimento amministrativo;
- Dati predefiniti per fatture elettroniche SdI d’acquisto:
- Saldate Si/No;
- Conto pagamento;
- Centro di costo;
- Parametri per autofatture per conto fornitore:
- Regime fiscale fornitore.
Dopo aver effettuato le dovute modifiche/correzioni, ricordati di cliccare su SALVA per non perderle oppure su ESCI per tornare indietro senza procedere al salvataggio.
Crea da VIES
Dalla schermata principale della RUBRICA clicca su NUOVO DA VIES per accedere alla seguente scheda.
Il VIES (VAT Information Exchange System) è un sistema di scambi automatici tra le amministrazioni finanziarie degli Stati membri dell’UE.
Tramite questo servizio, puoi verificare, con la banca dati dell’Unione Europea, la partita IVA e il paese di residenza in tuo possesso e, successivamente, recuperare gli altri dati societari.
Le partite IVA dei liberi professionisti sono escluse.
Completati i due campi, clicca su AVVIA RICERCA.
Se non vuoi procedere, premi ESCI per tornare alla sezione RUBRICA.
Appena conclusa la ricerca dal sistema, i dati verranno proposti come nella scheda Ricerca Tramite VIES.
Verifica la loro correttezza e, se corretti, clicca su CONFERMA UTILIZZO DI QUESTI DATI per inserirli automaticamente nella scheda ANAGRAFICA oppure su ESCI per non procedere manualmente alla creazione del nuovo contatto.
Se devi inviare una fattura elettronica al tuo cliente, ricorda di inserire il codice destinatario fornito dal tuo cliente perché nei dati estrapolati dal VIES non è presente questa informazione.
Dopo aver effettuato le dovute modifiche/correzioni, ricordati di cliccare su SALVA per non perderle oppure su ESCI per tornare indietro senza procedere al salvataggio.
Altri avvisi e funzioni
In tutte le sezioni sono disponibili ulteriori funzioni molto utili per gestire i vari documenti.
La tabella, come tutte quelle presenti in Fattura24, è personalizzabile; tramite l’icona in basso a sinistra , è possibile decidere quali colonne nascondere e quali mantenere visibili.
Importa
Clicca su ALTRO e, successivamente, su Importa.
Per procedere all’importazione puoi selezionare tutti i file, presenti sul tuo terminale, e trascinarli nella sezione della Rubrica oppure cliccare su TRASCINA O CLICCA QUI PER IMPORTARE UN FILE per ricercarli e selezionarli; successivamente alla selezione devi cliccare su APRI per confermare o su ANNULLA per non procedere.
È possibile importare file in formato XLS, XLSX (Excel Open XML Format Spreadsheet), ODS (OpenDocument Spreadsheet), CSV (Comma-separated values), TXT (Text), TSV (Tab-Separated Values), VCF (vCard file).
In base al file che importi ci sono le seguenti specifiche:
- per i file xls, xlsx, ods dovrai selezionare quali colonne utilizzare;
- per i file csv, txt e tsv il file dovrà avere separatori di campi e di righe;
- per i file vcard, i contatti saranno importati senza ulteriore configurazione;
- per i file csv e txt, non inserire eventuali caratteri speciali.
Clicca su ESCI per non procedere e ritornare alla schermata principale della Rubrica.
Esporta
Clicca su ALTRO e, successivamente, su Esporta per aprire la seguente scheda.
La scheda di esportazione consente di procedere con:
Esporta in formato Excel;
Esporta in formato CSV;
Esporta in formato vCard.
Dopo aver effettuato le dovute modifiche/correzioni, ricordati di cliccare su SALVA per non perderle oppure su ESCI per tornare indietro senza procedere al salvataggio.
Bonifica contatti duplici
Clicca su ALTRO e, successivamente, su Bonifica contatti duplici per procedere a eliminare i contatti in Rubrica che hanno gli stessi dati (codice fiscale e partita IVA).
Questo strumento è utile nel momento in cui vengono importate le anagrafiche presenti su un file nel formato XLS, XLSX (Excel Open XML Format Spreadsheet), ODS (OpenDocument Spreadsheet), CSV (Comma-separated values), TXT (Text), TSV (Tab-Separated Values), VCF (vCard file).
Se viene creata una nuova anagrafica, il sistema avverte nel caso in cui uno dei due dati (codice fiscale e partita IVA) è già presente in un’altra anagrafica.
Elimina selezionati
Selezionati i contatti da cancellare, clicca su ALTRO e, successivamente, su Elimina selezionati.
Il sistema chiederà un’ulteriore conferma, clicca su SI, PROCEDI per confermare oppure su NO, INDIETRO per non procedere e tornare, automaticamente, alla schermata principale dello strumento Rubrica.
Elimina tutta la Rubrica
Selezionati i contatti da cancellare, clicca su ALTRO e, successivamente, su Elimina tutta la Rubrica.
Il sistema ti chiederà un’ulteriore conferma, clicca su CONFERMA per procedere oppure su ESCI per non procedere e tornare, automaticamente, alla schermata principale dello strumento Rubrica.
