Come emettere una fattura alla Pubblica Amministrazione

Come noto, la legge 244/2007 (Finanziaria 2008) ha stabilito che tutte le partite IVA residenti o stabiliti in Italia devono emettere le proprie fatture verso le Pubbliche Amministrazioni italiane, come Regioni, Comuni ed Enti Pubblici (Fattura PA) solo ed esclusivamente:

• utilizzando il formato elettronico XML (anche nella sotto-specie xml.p7m);
• trasmettendole tramite il Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate.

Le Specifiche Tecniche del procedimento di trasmissione e del file XML sono state introdotte dal DM 55/2013 nell’Allegato A.

La fatturazione, per poter essere fiscalmente valida, deve essere firmata digitalmente; la firma deve essere apposta dallo stesso contribuente oppure, per suo conto, dalla software house che si occupa della trasmissione allo SDI.

Per approfondimento sul tema vedi la nostra guida pratica sulla firma digitale.

Novità normative e tecniche

A partire dal 1° aprile 2025 l’Agenzia delle Entrate ha reso operative le Specifiche tecniche versione 1.9 per la fatturazione elettronica; il documento completo e i relativi allegati sono disponibili sul sito istituzionale dell’Agenzia delle Entrate.

Le modifiche più rilevanti per chi fattura alla Pubblica Amministrazione riguardano, fra l’altro, l’introduzione del codice TD29 (nuovo tipo documento per la comunicazione di operazioni omesse/irregolari) e aggiornamenti ad altri tipi documento (ad esempio TD20), oltre a correzioni e variazioni agli schemi XML che possono impattare i campi in Altri Dati Gestionali e i controlli di SdI.

Per evitare scarti o rifiuti da parte dello SdI, abbiamo aggiornato i template XML e i controlli di validazione secondo la versione 1.9.

Qui di seguito riportiamo un elenco sintetico tecnico:

• Entrata in vigore: 1 aprile 2025 (Specifiche v.1.9);
• Nuovo Tipo Documento TD29 (sostituisce/integra procedure precedenti per omissioni);
• Modifiche e chiarimenti al TD20 e ad altri codici TD (attenzione a come vengono gestite rettifiche e note di credito);
• Aggiornamenti allo schema XML e ai blocchi “Altri Dati Gestionali” (potrebbero cambiare mapping usato da molte soluzioni software).
• Link diretto ai PDF ufficiali (Allegato A – specifiche, Elenco controlli SdI, Documentazione SdI).

Sai cos’è l’XML?

È un tipo di file con struttura standardizzata che consente di trasmettere in maniera ordinata informazioni e dati e fa sì che gli stessi possano essere letti con relativa facilità dai software informatici sia del mittente, sia del ricevente la fattura.

È proprio per questo che è stato scelto dall’Agenzia delle Entrate per il formato della fatturazione elettronica nei confronti della Pubblica Amministrazione.

Esempio di XML minimale per la PA

    <FatturaElettronica versione="FPA12">
        <FatturaElettronicaHeader>
            <DatiTrasmissione>
                <IdPaese>IT</IdPaese>
                <IdCodice>01234567890</IdCodice>
                <ProgressivoInvio>00001</ProgressivoInvio>
                <FormatoTrasmissione>FPA12</FormatoTrasmissione>
                <CodiceDestinatario>ABC1234</CodiceDestinatario>
            </DatiTrasmissione>
            <CedentePrestatore>
                <DatiAnagrafici>
                    <IdFiscaleIVA>
                        <IdPaese>IT</IdPaese>
                        <IdCodice>01234567890</IdCodice>
                    </IdFiscaleIVA>
                    <Anagrafica><Denominazione>Fattura24 Srl</Denominazione></Anagrafica>
                </DatiAnagrafici>
            </CedentePrestatore>
        </FatturaElettronicaHeader>

        <FatturaElettronicaBody>
            <DatiGenerali>
                <DatiGeneraliDocumento>
                    <TipoDocumento>TD01</TipoDocumento>
                    <Data>2025-01-15</Data>
                    <Numero>15</Numero>
                    <ImportoTotaleDocumento>122.00</ImportoTotaleDocumento>
                </DatiGeneraliDocumento>
            </DatiGenerali>
        </FatturaElettronicaBody>
    </FatturaElettronica>

Sai cos’è lo SdI?

La vera novità della fattura elettronica alla PA tramite SdI (Sistema di Interscambio) è che, contrariamente a quanto accadeva con la tradizionale fattura cartacea, non è più il contribuente-emittente ad inviare la fattura alla PA cliente.

Infatti, il contribuente-emittente deve trasmettere la fattura solo al Sistema di Interscambio, il quale, entro al massimo 5 giorni, si occuperà esso stesso, come un postino digitale, di trasmettere la fattura alla PA destinataria sul suo canale telematico, contraddistinto da un apposito codice univoco di 6 caratteri.

I codici univoci delle Pubbliche Amministrazioni possono essere rintracciati sulla banca dati IPA (Indice Pubbliche Amministrazioni) sul sito web dell’AgID (Agenzia Italia Digitale).

La partita IVA può trasmettere i suoi documenti elettronici allo SDI:

• direttamente dall’interno del suo spazio riservato del sito web dell’Agenzia (Cassetto Fiscale), con l’apposita applicazione presente nella sezione Fatture e Corrispettivi;
• tramite una software house che abbia costruito un proprio canale telematico aderente ai requisiti indicati nelle Specifiche Tecniche e sia conseguentemente accreditata presso il Sistema di Interscambio come Soggetto Intermediario, quale è Fattura24.

Esito della Fattura PA

Lo SdI procede a comunicare al mittente l’esisto di analisi (Notifica scarto o Ricevuta consegna) sulla fattura elettronica ricevuta, se ha proceduto all’invio verso la PA, identificata con il codice IPA, sarà questa, a sua volta a notificare allo SdI il risultato della sua analisi sul documento ricevuto (entro 15 giorni dalla ricezione).

Lo SdI, preso atto del responso della PA procede a comunicare al mittente l’eventuale esito (possibile rifiuto della fattura da parte della PA); in caso di rifiuto la PA trasmetterà allo SdI le su motivazioni che verranno inoltrate, tramite SdI, al mittente.

Se la PA, nei 15 giorni previsti, non dà alcuna risposta, lo SDI trasmette al mittente apposita ricevuta di decorrenza termini (DT) e la fattura viene considerata fiscalmente emessa.

Differenza tra Scarto SdI e Rifiuto PA

Il processo della fatturazione elettronica, ed esattamente nella fase di verifica e successiva accettazione del documento elettronico, cambia in ambito del B2G (Business to Governance).

Il Sistema di Interscambio controlla solo la forma verificando:

• struttura XML valida;
• firma digitale valida;
• campi obbligatori presenti;
• correttezza dei codici (ad esempio Codice Destinatario IPA);
• integrità dei totali;
• conformità allo schema tecnico.

Se questi controlli sono OK, lo SdI accetta e inoltra la fattura alla PA, inviandoti “Ricevuta di consegna”.

Dopo l’inoltro, la PA che ha ricevuto il documento elettronico effettua controlli di merito, ossia la PA verifica il contenuto, i dati amministrativi e la compatibilità con l’ordine/gara, ad esempio:

• CIG errato o non previsto;
• CUP non corretto o mancante;
• Codice commessa non riconosciuto;
• Importi diversi dall’ordine;
• Dati del contratto non coerenti;
• Errato ufficio destinatario;
• Errori procedurali interni dell’ente.

Se qualcosa non torna, la PA può inviare un “Rifiuto” e questo rifiuto non viene emesso dallo SdI ma dall’Ente e, successivamente:

• la fattura non viene accettata dalla PA;
• devi correggerla e emettere una nuova fattura con un nuovo numero;
• non è valida l’idea di “modificare la stessa fattura” (una volta trasmessa allo SdI è immutabile).

Tab. 1.1 - Quadro riepilogativo differenza dei processi B2B/B2C/B2B2C e B2G

Situazione	Chi rifiuta	Quando avviene	Effetto
Notifica di scarto	SdI	Prima dell’invio alla PA	La fattura è come non inviata. Devi rinviare lo stesso documento (stesso numero).
Rifiuto della PA	Ente Pubblico	Dopo la consegna	Devi emettere una nuova fattura con nuova numerazione.

Cosa fare se la PA rifiuta la fattura

Se lo SdI ha consegnato la fattura ma la Pubblica Amministrazione l’ha rifiutata, significa che sono stati riscontrati errori amministrativi o dati non coerenti (ad esempio CIG/CUP errati, importi diversi dall’ordine e Codice IPA sbagliato).

• leggi il motivo del rifiuto indicato dall’ente;
• correggi i dati richiesti;
• emetti una nuova fattura con un nuovo numero (quella rifiutata non ha valore e non deve essere modificata o stornata);
• verifica con l’ufficio amministrativo della PA i riferimenti corretti per evitare un secondo rifiuto (CIG, CUP, ordine, split payment);
• non fare note di credito;
• non rinviare la stessa fattura;
• non modificare l’XML già trasmesso.

CIG, CUP e Codice commessa

Le Pubbliche Amministrazioni richiedono, ai propri fornitori, di indicare in fattura alcuni dati obbligatori come ad esempio:

• CIG: codice identificativo gara pubblica;
• CUP: codice unitario di progetto;
• Codice Commessa: codice dell’ordine richiesto dalla PA.

Il tracciato della fattura elettronica contiene questi campi e prevede che possano essere inseriti nel file XML nei seguenti blocchi-dati:

• Acquisto: <Dati Ordine Acquisto> (codice 2.1.2);
• Contratto: <Dati Contratto> (codice 2.1.3);
• Convenzione: <Dati Convenzione> (codice 2.1.4);
• Ricezione: <Dati Ricezione> (codice 2.1.5).

Esempio di CIG / CUP

    <AltriDatiGestionali>
        <TipoDato>CIG</TipoDato>
        <RiferimentoTesto>1234567890</RiferimentoTesto>
    </AltriDatiGestionali>
    
    <AltriDatiGestionali>
        <TipoDato>CUP</TipoDato>
        <RiferimentoTesto>I12B3456789001</RiferimentoTesto>
    </AltriDatiGestionali>

Split payment

La partita IVA che vuole emettere una fattura verso una Pubblica Amministrazione, è abbastanza frequente che debba farlo applicando il meccanismo della scissione dei pagamenti (Split Payment) ai sensi dell’art. 17-ter del d.P.R. 633/1972.

Questa caratteristica, se presente, deve essere segnalata nel file XML utilizzando anche il blocco-dati <Esigibilità IVA> (codice 2.2.2.7) e attribuendogli il valore S (scissione dei pagamenti).

Conservazione digitale a norma

Le fatture elettroniche trasmesse tramite SdI, a FatturaPA, devono essere per legge conservate digitalmente.

Per rispettare le regole della conservazione digitale a norma non basta semplicemente archiviare i file XML delle fatture nel proprio computer o nel proprio software, ma bisogna rispettare i complessi requisiti di inalterabilità e data certa digitali.

Occorre porre in conservazione le fatture XML presso l’Agenzia delle Entrate (aderendo al suo servizio gratuito di conservazione, che è automatico) o presso un conservatore accreditato privato.

Per vedere con precisione come si effettua la conservazione digitale a norma e come funziona il servizio gratuito e automatico dell’Agenzia, vedi la nostra apposita guida sulla conservazione.

Canali di trasmissione

La normativa prevede cinque modalità di invio verso il Sistema di Interscambio (SdI):

• Invio tramite PEC (Posta elettronica certificata);
• Via web;
• Utilizzando il servizio SDICoop (Trasmissione) e SPCoop (Tramissione);
• Attraverso il servizio SDIFTP (Fattura24).

Invio tramite PEC

L’utilizzo della PEC per l’invio della Fattura PA è possibile per i soggetti che posseggono una casella di Posta Elettronica Certificata.

Questo metodo di invio non presuppone alcun accreditamento preventivo presso il SdI.

Con il primo messaggio di risposta, notifica di scarto o ricevuta di consegna, il sistema comunica anche l’indirizzo PEC che il trasmittente dovrà utilizzare per eventuali invii successivi.

Utilizzare un indirizzo PEC differente da questo non garantisce il buon fine della trasmissione.

Via web

Il secondo metodo di invio è quello via web; basterà scaricare il software per la compilazione della fattura elettronica per accedere all’applicazione; procedere all’installazione per caricare un file Fattura PA, o un file archivio, attraverso un’interfaccia web; per vedere le istruzioni.

Per ottenere l’accesso a questa modalità di invio è necessario possedere le credenziali Entratel o Fisconline ed essere provvisti della Carta Nazionale dei Servizi (CNS) che l’Agenzia delle Entrate avrà precedentemente abilitato ai servizi telematici.

Se viene utilizzata tale modalità, sarà possibile verificare i file di messaggio relativi al proprio invio utilizzando l’applicazione Monitorare la FatturaPA presente nella sezione Strumenti dell’applicazione web precedentemente linkata.

Installazione STAND ALONE

Prima di procedere al download di FEL18 bisogna scaricare l’ultima versione di Java Virtual Machine; (il link riporta ad un file in licenza gratuita, per le partite IVA si deve acquistare una licenza Oracle).

Nella pagina dedicata dell’agenzia delle Entrate trovate un PDF per la risoluzione dei problemi ed una Guida all’utilizzo di FEL18.

SDICOOP e SPCoop

Le modalità di invio tramite i servizi SDICoop-Trasmissione e SPCoop-Trasmissione permettono l’invio dei file e la ricezione dei file messaggio attraverso l’uso di un web service.

La differenza sta nel fatto che nel secondo caso si utilizza il SPC (Sistema Pubblico di Connettività) ed è necessario seguire le modalità richieste dall’Agenzia per l’Italia Digitale.

In entrambi i casi è necessario accreditare il canale secondo le modalità definite dall’Agenzia delle Entrate.

SDIFTP (Fattura24)

Infine l’invio tramite servizio SDIFTP, utilizza il protocollo SFTP (SSH File Transfer Protocol o Secure Shell File Transfert Protocol).

L’utilizzo di questa modalità presuppone un presidio e una struttura adeguata. È per questo più rispondente alle necessità di soggetti che movimentano elevati volumi di fatture. Anche in questo caso è necessario seguire l’iter di accreditamento.

Una volta effettuato l’invio, la FatturaPA raggiunge il Sistema di Interscambio (SdI) che distingue tre tipi di file:

• Fattura PA: file XML con firma digitale apposta che può contenere una singola fattura (un solo corpo) o un lotto di fatture (più corpi fattura con medesima intestazione);
• Archivio: file compresso esclusivamente in formato zip contenente uno o più file Fattura PA. Il sistema inoltrerà al destinatario i singoli file contenuti nello zip come se venissero trasmessi singolarmente;
• Messaggio: file XML conforme al formato definito dallo schema MessaggiTypesv1.1.xsd che possono contenere, ad esempio ricevute di consegna, notifica di scarto, file metadati ed altre.

Passo successivo è quello dei controlli formali da parte del SdI, in modo che sia garantito il corretto invio al destinatario.

È possibile simulare i controlli effettuati dallo SdI attraverso il servizio di verifica messo a disposizione del vostro account in Fatture e Corrispettivi.

Se il file supera i controlli dello SdI esso viene inoltrato alla PA destinataria della fattura.

Guida passo-passo

Come si crea e si invia una FatturaPA (guida pratica):

1. Inserisci i dati della Pubblica Amministrazione:
   • Codice Ufficio (obbligatorio) IPA (“Indice Pubblica Amministrazione” ossia l’“Indice dei domicili digitali delle Pubbliche Amministrazioni e dei Gestori di Pubblici Servizi”);
   • Eventuale PEC (Posta Elettronica Certificata);
   • Codice CUP (Codice Unico di Progetto) e/o CIG (Codice Identificativo Gara) quando richiesti;
2. Compila la fattura:
   • Tipo Documento (ad esempio il TD01);
   • Data e numero
   • Natura IVA / split payment (se applicabile);
3. Inserisci gli eventuali riferimenti di gara o ordine:
   • CIG (Codice Identificativo Gara);
   • CUP (Codice Unico di Progetto);
   • Codice Commessa / Convenzione;
4. Firma digitalmente la fattura:
   • formato XAdES-BES;
   • estensione “*.xml.p7m”;
5. Trasmetti la fattura allo SdI:
   • tramite PEC;
   • tramite il portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate;
   • tramite software (come Fattura24) con invio diretto;
6. Controlla gli esiti:
   • “Ricevuta di consegna” → consegnata alla PA;
   • “Notifica di scarto” → errori nel file XML;
   • “Decorrenza termini” → PA non ha risposto, fattura considerata accettata.