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Guida completa ai buoni pasto in Italia per aziende e dipendenti (2025-2026)

I buoni pasto rappresentano uno dei principali benefit aziendali in Italia, offrendo ai dipendenti un sostegno economico per i pasti o l’acquisto di generi alimentari.

Possono essere cartacei o elettronici e godono di vantaggi fiscali significativi, sia per le aziende sia per i dipendenti.

Grazie alla crescente diffusione dei buoni elettronici, oggi è possibile utilizzarli non solo per consumare pasti fuori sede, ma anche per acquistare prodotti alimentari e beni di prima necessità presso esercizi convenzionati, aumentando così la flessibilità e l’utilità del benefit.

informazioni

Questa guida ha finalità informativa. Per applicazioni fiscali specifiche e approfondite, si consiglia di consultare un commercialista o esperto di diritto del lavoro.

Sommario:

Buoni pasto: definizione normativa e vantaggi fiscali​

I buoni pasto sono regolati dal D.P.R. n. 917/1986 (TUIR), art. 51, comma 2, lett. c), che stabilisce che l’erogazione di buoni pasto entro determinati limiti non concorre alla formazione del reddito da lavoro dipendente.

Il D.M. 7 giugno 2017, n. 122 definisce i buoni pasto come “documenti di legittimazione, anche elettronici, utilizzabili presso esercizi convenzionati come sostituto della mensa aziendale”.

I buoni pasto rappresentano quindi un welfare aziendale efficace, con vantaggi fiscali sia per il datore di lavoro che per i dipendenti.

Tipologie di buoni pasto: cartacei ed elettronici​

I buoni pasto cartacei sono stampati su supporto fisico tradizionale (carta) mentre i buoni pasto elettronici sono gestiti tramite card, app o piattaforme dedicate, più pratici, tracciabili e flessibili.

informazioni

I buoni pasto cartacei devono rispettare alcune specifiche normative precise, stabilite principalmente dal D.M. 7 giugno 2017, n. 122 e dalla prassi dell’Agenzia delle Entrate, per poter usufruire dei benefici fiscali.

  • Caratteristiche del buono pasto cartaceo:
    • deve essere numerato progressivamente e riportare il nome dell’emittente, così da evitare duplicazioni o falsificazioni;
    • deve indicare chiaramente il valore nominale del buono;
    • deve contenere la dicitura che lo identifica come “buono pasto” e che è utilizzabile solo presso esercizi convenzionati;
    • non può essere ceduto a terzi o sostituire denaro contante;
  • Limiti e soglie di esenzione fiscale:
    • la soglia di esenzione giornaliera per i buoni pasto cartacei è 4 €, indipendentemente dal valore nominale del buono;
    • l’eccedenza rispetto a questo limite concorre alla formazione del reddito da lavoro dipendente, soggetta a IRPEF;
  • Registrazione contabile:
    • i buoni acquistati ma non ancora distribuiti vanno registrati come “Beni da erogare” o “Debiti verso fornitori” fino all’erogazione;
    • la tracciabilità è fondamentale: ogni buono deve poter essere collegato al dipendente destinatario e alla relativa data di emissione;
  • Obblighi per l’azienda:
    • conservare documentazione e registri dei buoni emessi, per eventuali controlli fiscali;
    • assicurarsi che i buoni vengano erogati a tutti i dipendenti della stessa categoria, evitando discriminazioni, così da rispettare i requisiti di esenzione.

La normativa non fa distinzione sull’esenzione fiscale tra tipologia, ma le soglie giornaliere differiscono.

Limiti di esenzione fiscale per buoni pasto 2025-2026​

Tipo di buonoSoglia giornaliera esente (2025)Soglia giornaliera esente (2026)Note per dipendenti
Cartaceo4,00 €4,00 €Parte eccedente tassata IRPEF
Elettronico8,00 €10,00 €Parte eccedente tassata IRPEF

L’importo eccedente le soglie indicate concorrerà a formare il reddito da lavoro dipendente, soggetto a IRPEF.

La soglia si applica per giorno lavorativo effettivo, esclusi ferie, permessi o malattia.

NOTA DIPENDENTI — Gestione soglie e contabilizzazione dei buoni pasto
  • Quota esente IRPEF:
    • Cartaceo: fino a 4 € al giorno (2025-2026);
    • Elettronico: fino a 8 € al giorno (2025), 10 € al giorno (2026);
    • Questa quota non concorre alla formazione del reddito e non genera contributi previdenziali INPS;
  • Quota eccedente:
    • Eventuale importo superiore alla soglia giornaliera è considerato reddito imponibile e soggetto a IRPEF;
    • È anche soggetto a contributi previdenziali;
    • Va indicato chiaramente in busta paga come “buoni pasto tassabili” o equivalente;
  • Rilevazione contabile:
    • La quota esente viene contabilizzata come costo deducibile per l’azienda senza ulteriori imposte da versare;
    • La quota eccedente deve essere riportata come reddito del dipendente e le relative ritenute IRPEF e contributi versati tramite F24;
  • Tracciabilità e documentazione:
    • Conservare registro dei buoni pasto erogati, indicando per ciascun dipendente la quota esente e la quota tassabile;
    • Questo facilita riconciliazioni contabili e controlli fiscali;
  • Collegamento TFR/TFM:
    • La quota esente non incide sul calcolo del TFR o TFM;
    • La quota tassabile, se presente, entra nel reddito utile al calcolo del trattamento di fine rapporto o mandato;

Deduzione fiscale aziendale (IRES) e tassazione dipendente (IRPEF) dei buoni pasto​

  • Deducibilità IRES: la spesa sostenuta per i buoni pasto è interamente deducibile dal reddito d’impresa.
  • Deduzione IRAP: l’importo speso rientra tra le componenti deducibili ai fini IRAP.
  • Tassazione dipendente (IRPEF): l’importo dei buoni entro le soglie di esenzione non concorre al reddito imponibile.
  • Eccedenza oltre la soglia: l’importo che supera la soglia giornaliera è considerato reddito da lavoro dipendente e soggetto a IRPEF.
  • Documentazione: per la deducibilità, conservare le ricevute e registrare la spesa correttamente in contabilità.
  • Applicazione uniforme: i buoni pasto devono essere concessi in modo omogeneo ai dipendenti di una stessa categoria o gruppo di lavoro.
Deducibilità IRES (Imposta sul REddito delle Società)

La deducibilità IRES si verifica indipendentemente dal tipo di buono (cartaceo o elettronico).

  • Deducibilità: le spese sostenute dall’azienda per i buoni pasto sono interamente deducibili dal reddito ai fini IRES, purché rispettino le soglie di esenzione previste dalla normativa. La deducibilità avviene nel periodo di competenza in cui i buoni sono stati acquistati o erogati, secondo il principio della competenza economica. I versamenti si effettuano tramite il modello F24 con i rispettivi codici tributo (‟2001 – IRES acconto prima rata”, ‟2002 – IRES acconto seconda rata o in unica soluzione” e ‟2003 – IRES saldo”)
  • Registrazione contabile:
    • Conto economico: “Buoni pasto da erogare” o “Spese per il personale – Buoni pasto”;
    • Stato patrimoniale: eventuali buoni acquistati ma non ancora distribuiti vanno registrati come debiti verso fornitori o beni da erogare;
  • Versamento: non c’è un versamento diretto separato dell’IRES sui buoni pasto, perché il costo riduce direttamente la base imponibile IRES. L’azienda calcola l’IRES sulla base imponibile ridotta dalle spese deducibili, quindi l’effetto fiscale dei buoni pasto è indiretto.
Deduzione IRAP (Imposta sul Reddito delle Persone Fisiche)
  • Tassazione dei dipendenti:
    • la parte dei buoni pasto entro le soglie di esenzione (cartacei 4 €, elettronici 8/10 €) non concorre alla formazione del reddito e quindi non è soggetta a IRPEF;
    • l’eccedenza oltre le soglie diventa reddito imponibile e va inclusa nel calcolo dell’IRPEF;
  • Ritenute e versamento:
    • l’azienda è sostituto d’imposta: trattiene l’IRPEF sulla parte tassabile dei buoni pasto direttamente in busta paga;
    • il versamento dell’IRPEF avviene secondo le modalità ordinarie di pagamento dei contributi e ritenute mensili o trimestrali (tramite modello F24 o adempimenti telematici);
    • le ritenute vanno contabilizzate e riversate all’Erario entro le scadenze previste (di solito entro il 16 del mese successivo per i versamenti mensili);
  • Contributi previdenziali:
    • i buoni pasto entro le soglie di esenzione non concorrono alla base imponibile previdenziale (INPS), quindi non generano contributi a carico azienda o dipendente;
    • la parte eccedente invece è soggetta a contributi previdenziali come parte della retribuzione imponibile;
  • Registrazione contabile per IRPEF e contributi:
    • busta paga: indicare chiaramente la quota esente e la quota tassabile dei buoni pasto;
    • scritture contabili: contabilizzare l’importo totale come costo del personale, distinguendo tra parte esente e tassabile ai fini fiscali;
    • la quota tassabile genera la ritenuta IRPEF e l’eventuale contributo previdenziale da versare all’INPS;
  • Consigli pratici:
    • aggiornare periodicamente le soglie di esenzione (ad esempio per il 2026: buoni elettronici 10 €);
    • tenere tracciabilità completa dei buoni acquistati, erogati e distribuiti, per poter dimostrare la corretta applicazione dei limiti fiscali;
    • utilizzare sistemi di gestione dei buoni pasto elettronici per semplificare la contabilità e ridurre errori di registrazione.

Ambiti di applicazione dei buoni pasto in azienda​

  • I buoni pasto spettano solo per giorni lavorativi effettivi.
  • Non spettano in caso di ferie, permessi o malattia.
  • Possono essere concessi anche a chi lavora in modalità smart working, purché ci sia un rapporto di lavoro dipendente.
  • Devono essere erogati a categorie omogenee di lavoratori, evitando benefit esclusivi per pochi.

Novità 2026 sui buoni pasto: soglie e commissioni​

  • La soglia di esenzione per buoni pasto elettronici passerà da 8 € a 10 € al giorno dal 1° gennaio 2026.
  • Limite massimo del 5% sulle commissioni applicate dagli esercenti e società emittenti.
  • Confermato che anche in smart working i buoni pasto possono essere erogati, purché vi sia il rapporto di lavoro.
  • Le modifiche saranno operative a partire dalla Legge di Bilancio 2026.

Esempi pratici di tassazione dei buoni pasto​

  • Buono elettronico da 9,00 € (2025)
    • Esente: 8,00 €
    • Tassabile (IRPEF): 1,00 €
  • Buono elettronico da 11,00 € (2026)
    • Esente: 10,00 €
    • Tassabile (IRPEF): 1,00 €
  • Buono cartaceo da 5,00 €
    • Esente: 4,00 €
    • Tassabile (IRPEF): 1,00 €

Consigli pratici per l’uso e la gestione dei buoni pasto​

  • Verificare che i buoni siano utilizzati solo nei giorni lavorativi.
  • Registrare correttamente la spesa in contabilità per deducibilità IRES/IRAP.
  • Conservare ricevute e documentazione per eventuali controlli fiscali.
  • Aggiornare periodicamente le soglie di esenzione in base alle novità normative.
  • Applicare i buoni pasto in modo omogeneo tra i dipendenti.

Fonti e riferimenti normativi sui buoni pasto​

  • D.P.R. n. 917/1986 (TUIR), art. 51, comma 2, lett. c
  • D.M. 7 giugno 2017, n. 122
  • Legge di Bilancio 2026 (novità soglia elettronici e commissioni)
  • Circolari Agenzia delle Entrate e documentazione fiscale aggiornata

Gestione contabile dei buoni pasto: contabilità ordinaria e partita doppia​

Prima di procedere con la lettura di questo paragrafo ti consigliamo di creare conti separati nel piano dei conti per buoni pasto cartacei e elettronici.

Aggiorna il saldo dei buoni non ancora erogati periodicamente, assicurarsi che i cedolini riportino correttamente l’importo esente IRPEF per i dipendenti.

Per le aziende con contabilità semplificata, si può rilevare direttamente come costo del personale, ma sempre distinguendo la quota esente e tassabile.

NOTA OPERATIVA — Piano dei conti e conto economico/stato patrimoniale per i buoni pasto
  • Prevedi nel tuo piano dei conti una voce dedicata specificamente ai buoni pasto (ad esempio “Acquisto buoni pasto – dipendenti”) nei costi del personale.
  • Crea un conto nel passivo dello stato patrimoniale per “Debiti verso fornitori buoni pasto” fino al momento dell’effettiva erogazione.
  • Per i buoni non ancora utilizzati, assicurati di riportarli correttamente nella chiusura di bilancio come “bene da erogare” o “servizio da fornire” secondo la natura aziendale.
  • Usa scritture separate (o sottoconti) per distinguere buoni cartacei e elettronici, così da facilitare la tracciabilità e il rispetto delle soglie di esenzione.
  • In busta paga, assicurati che sia evidenziata correttamente la quota esente per il dipendente (ad esempio “Buoni pasto esenti”) e la parte eventualmente tassabile, se eccede la soglia.
  • Fai periodicamente una riconciliazione tra buoni acquistati, buoni erogati e eventuali giacenze a fine periodo per prevenire errori di rilevazione e problemi nella deducibilità.

Rilevazione contabile​

In contabilità ordinaria, i buoni pasto si registrano secondo il principio della partita doppia:

  • All’atto dell’acquisto dei buoni pasto:
    • Dare: Conto “Buoni pasto da erogare” (costo del personale o voce separata di welfare);
    • Avere: Conto “Banca c/c” o “Debiti verso fornitori” (a seconda se pagati subito o a credito);
  • All’atto dell’erogazione ai dipendenti:
    • Nessuna nuova registrazione sul conto economico: si stornano i buoni “in giacenza” e si rileva il beneficio effettivo.

Conto economico​

Il costo dei buoni pasto rientra tra le spese per il personale o spese di welfare aziendale, deducibile ai fini IRES/IRAP.

L’importo esente ai fini IRPEF non incide sulla tassazione del dipendente, ma va riportato nei cedolini.

Stato patrimoniale​

I buoni pasto acquistati ma non ancora erogati rappresentano debiti verso fornitori o crediti per beni da erogare, a seconda della classificazione contabile scelta.

Alla chiusura di bilancio, i buoni non ancora utilizzati devono essere valutati come attività o passività a breve termine.

Buoni pasto elettronici vs cartacei​

È importante tenere la tracciabilità e documentazione per eventuali verifiche fiscali dei buoni pasto, sia cartacei che elettronici:

  • Cartacei: registrati come inventario/beni da erogare fino al momento della distribuzione.
  • Elettronici: registrati come crediti/debiti verso società emittenti, con movimento contabile al momento dell’accredito al dipendente.

Smart working​

Con l’introduzione del lavoro agile (Legge 22 maggio 2017, n. 81) è nato il quesito sulla possibilità di attribuire i buoni pasto ai lavoratori che operano in smart working.

L’Agenzia delle Entrate (interpello n. 956-2631/2020 della Direzione Regionale del Lazio) ha chiarito che questo fringe benefit può essere riconosciuto anche ai lavoratori in smart working, applicando la tassazione agevolata prevista dalla normativa, nei limiti dei valori esenti da contributi.

La normativa sui buoni pasto non condiziona quindi l’erogazione alla presenza fisica in azienda, né alla pausa pranzo effettivamente consumata in mensa. Tuttavia, la giurisprudenza, ad esempio nella sentenza del Tribunale di Venezia, Sez. Lavoro, 8 luglio 2020, n. 1069, ha indicato che in assenza di una previsione contrattuale o aziendale specifica, il diritto ai buoni pasto per i dipendenti in smart working non è automatico.

Per garantire la parità di trattamento tra lavoratori in presenza e in modalità agile, molte aziende hanno introdotto regolamenti interni o accordi aziendali che disciplinano l’erogazione dei buoni pasto anche a chi lavora da remoto. Tali regolamenti stabiliscono che il diritto al buono pasto matura per le giornate lavorative effettivamente svolte in smart working, purché l’orario di lavoro coincida con quello convenzionale previsto dal contratto collettivo applicabile o dal contratto individuale. L’erogazione avviene preferibilmente tramite buoni elettronici, garantendo tracciabilità, sicurezza e possibilità di utilizzo presso esercenti convenzionati, anche da casa.

La concessione dei buoni pasto ai lavoratori in smart working è compatibile con la normativa vigente, purché prevista dal contratto collettivo, da un accordo aziendale o da regolamento interno. L’interpello n. 956-2631/2020 conferma che, in tali condizioni, i buoni pasto continuano a beneficiare della tassazione agevolata (art. 51, comma 2, lett. c del TUIR) garantendo un trattamento equo e conforme alla legge sia per i lavoratori in sede sia per quelli in smart working.

Impatto dei buoni pasto su TFR e TFM​

È utile indicare separatamente in busta paga la quota esente e la quota tassabile dei buoni pasto, così da avere una base chiara per eventuali calcoli di TFR o TFM.

La corretta classificazione in contabilità evita errori nel calcolo dei debiti verso il personale.

Buoni pasto e TFR (Trattamento di Fine Rapporto)​

Il TFR è calcolato sulla retribuzione imponibile del dipendente, comprensiva di stipendio base, eventuali premi e altri compensi assoggettati a contribuzione.

I buoni pasto entro le soglie di esenzione (cartacei 4 €, elettronici 8 €/10 €) non concorrono alla formazione del reddito imponibile e non sono inclusi nella base di calcolo del TFR.

Se l’importo eccede la soglia di esenzione, la parte tassabile entra nel reddito e quindi nel calcolo del TFR.

Buoni pasto e TFM (Trattamento di Fine Mandato)​

Il TFM, per dirigenti o figure con mandato, segue regole simili: solo la parte dei buoni pasto che concorre al reddito imponibile (oltre la soglia) viene considerata nel calcolo del trattamento di fine mandato.

Per i dirigenti, è consigliabile distinguere chiaramente nella contabilità la quota esente e quella tassabile.