Conservazione a norma
In questa guida pratica mostreremo il metodo gratuito della messa in conservazione a norma degli XML sul portale Fatture e Corrispettivi gestito dall'Agenzia delle Entrate.
Esistono due metodi di attivazione della messa in conservazione a norma:
- Attivare il servizio di conservazione a norma in modo automatico;
- Attivare il servizio di conservazione a norma in modo manuale.
Analizziamoli di seguito.
Attivare il servizio di conservazione a norma in modo automatico
Accedi a Fatture e Corrispettivi, utilizza gli strumenti per l'autenticazione digitale come lo SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale), CNS (Carta Nazionale dei Servizi) o le tue credenziale di accesso (Codice fiscale/Codice Entratel, Password e codice PIN).
Fatto l’accesso sei all’interno della pagina di Benvenuto.
Nel caso fosse il primo accesso al potale Fatture e Corrispettivi dovrai prendere visione del contratto e, successivamente, cliccare su Prosegui per accettarlo e proseguire alla pagina di Benvenuto.
Sono disponibili una serie di servizi; clicca su Fatturazione elettronica e Conservazione nella sezione Fatturazione elettronica e Conservazione per accedere alla seguente scheda.
Clicca su Accedi alla sezione Conservazione nel riquadro Conservazione.
Si aprirà una pagina che consente di prendere visione del Manuale del servizio di Conservazione e dell’Accordo di servizio.
Flegga le caselle di Dichiaro e Confermo, clicca su Aderisci al servizio di conservazione per esprimere il consenso all’adesione al servizio.
Dal momento di attivazione, in poi tutte, le fatture elettroniche (così come le note di variazione) emesse e ricevute attraverso il Sistema di Interscambio saranno soggetto al servizio appena attivato.
I documenti saranno conservati per 15 anni dalla data di avvio del servizio, anche in caso di mancato rinnovo, recesso o risoluzione, qualora non ne sia stata richiesta la restituzione completa (export).
Attivare il servizio di conservazione a norma in modo manuale
Lo strumento di Richiesta servizio di Conservazione in modalità manuale è disponibile agli utenti che hanno effettuato l'adesione al servizio.
Clicca su Nuovo invio in conservazione e, successivamente, su Fai una nuova richiesta di conservazione per caricare manualmente le fatture.
Clicca Sfoglia..., seleziona i file da caricare contenenti; quindi la fattura firmata o non firmata (Firma qualificata per Fattura PA o Sigillo elettronico per Fattura Ordinaria e/o Semplificata) o l'archivio di fatture firmate.
Clicca su INVIA per procedere a visionare l'esito del caricamento.
Entro 72 ore dalla ricezione di una richiesta, il richiedente riceve la Ricevuta di avvio del processo che attesta la presa in carico da parte del Sistema, oppure un Rifiuto da parte del sistema nel caso di mancata presa in carico.
Clicca su INVIA per inviare il file.
Per maggiori dettagli consulta Fatture e Corrispettivi: conservare fattura (effettuare Adesione o Revoca).
Il caricamento manuale dei documenti, che transitano o no attraverso il SdI, non deve avvenire sei documenti presntano una data di emissione ricadente in un periodo in cui non era attivo il servizio di conservazione automatica e per il quale non è stata richiesta la conservazione retroattiva delle fatture.
Puoi caricare solo fatture aventi una data successiva alla data di adesione all'accordo di servizio e la data di revoca e una data non compresa alla data retroattiva indicata dall'utente e l'ultima data di adesione all'accordo di servizio.
Errori
Viene visualizzato un messaggio di errore all'utente se il file caricato, singolo o archivio, supera il limite dimensionale dei 5 Mb o supera le 10 fatture contenute.
Fate attenzione di norma un file XML senza allegato ha un peso minimo intorno ai 10kb, più aumentano le linee contabili e/o vengono inseriti Dati aggiuntivi più il file XML aumentarà il suo peso: ciò che influisce sul peso dell'XML sono gli Allegati (questo perché in fase di esportazione vengono riportati, nel XML che si andrà a anche gli allegati) quindi, fermo restando i limiti per l'invio massivo, verificate, una volta creato il file compresso, il peso (max 5 Mb) e/o il quantitativo di file contenuti (10 fatture in formato XML).
Viene visualizzato un messaggio di errore all'utente se il file caricato non possiede l'estensione prevista (xml, p7m, zip).
Se il file caricato ha una data documento successiva alla data di adesione/aggiornamento dell'accordo di servizio, viene prospettato un messaggio di errore all'utente.
Se i controlli non vengono superati, lo stato del caricamento è Scartato e vengono riportati i motivi dello scarto.
Nel caso di archivio di fatture, se un solo file contenuto al suo interno risulta da scartare, verrà scartato l'intero archivio di fatture.
Dopo i controlli formali e sulla firma il sistema controlla che il Codice Fiscale dell’utente o del soggetto che rappresenta (o le relative Partite IVA) sia presente in fattura.
Adesione retroattiva
È possibile procedere anche con le fatture trasmesse e ricevute prima di tale accordo.
Per richiedere la retroattività, prima si revoca l'attuale accordo e, successivamente, dalla scheda di Adesione al servizio di conservazione selezionare la casella di Adesione al nuovo servizio di conservazione retroattiva, completa il campo gg/mm/aaaa inserendo il primo giorno utile.
Nel periodo di recupero è compresa la data retroattiva indicata e quella di adesione al servizio. Nell'intervallo non si considerano i periodi nei quali era attivo l'accordo di servizio. Rimane valido che, in aggiunta al periodo suddetto, così come valido nelle precedenti versioni dell'accordo di servizio, verrà considerato come periodo di conservazione automatica quello che parte dalla data di adesione dell'accordo. La data retroattiva indicata non può essere inferiore al primo gennaio del secondo anno precedente a quello di adesione al servizio. Inoltre la data non può essere successiva alla data di adesione. La data retroattiva indicata deve determinare almeno 1 intervallo di recupero.
Per gli accordi sottoscritti vengono portate in conservazione tutte le fatture elettroniche trasmesse e ricevute dallo SdI fino all'eventuale recesso da parte del contribuente (anche attraverso i suoi incaricati o delegati).
Ci sarà una continuità temporale e non è quindi prevista una scadenza dell'accordo.
Gli accordi stipulati prima del 4 giugno 2021 scadono dopo 3 anni dalla data di adesione secondo quanto riportato nell'accordo di servizio sottoscritto.
In questo ultimo caso, il mancato rinnovo entro il termine dei tre anni equivale al recesso dal servizio.
In assenza di rinnovo alla scadenza dell'accordo non verranno portate in conservazione sostitutiva.
I documenti saranno conservati per 15 anni dalla data di avvio del servizio, anche in caso di mancato rinnovo, recesso o risoluzione, qualora non ne sia stata richiesta la restituzione completa (export).
Revoca al servizio
Nella homepage del servizio di Conservazione, sotto riportata, la sezione Revoca dell'accordo di servizio viene rinominata con Gestione dell'accordo di servizio.
Clicca su Gestione dell'accordo di servizio per accedere alla seguente scheda.
Clicca su Revoca per interrompere il servizio.