Conservazione a norma - Guida aggiornata 2026
Conservazione digitale sostitutiva
In questa guida pratica illustreremo il metodo gratuito per la conservazione a norma dei file XML (Extensible Markup Language) delle fatture elettroniche sul portale Fatture e Corrispettivi, gestito dall’Agenzia delle Entrate, secondo la normativa vigente e le specifiche tecniche AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) aggiornate al 2026.
Esistono due modalità principali per la conservazione a norma delle fatture elettroniche:
- conservazione automatica: per le fatture emesse e ricevute a partire dalla data di adesione al servizio di conservazione dell’Agenzia delle Entrate. I documenti vengono inviati e conservati automaticamente nel portale, con applicazione di firma digitale, marca temporale e metadati secondo le regole tecniche vigenti;
- conservazione manuale: per le fatture emesse e ricevute prima della data di adesione al servizio. L’utente carica manualmente i documenti nel sistema, che applica poi tutti i requisiti di conservazione a norma.
Analizziamoli di seguito insieme al procedimento di revoca al servizio.
Novità normative e scadenze aggiornate al 2026
La normativa sulla conservazione digitale delle fatture elettroniche è in continua evoluzione. Ecco i punti principali per il 2026:
- Scadenza conservazione: tutte le fatture elettroniche emesse nel 2024 devono essere conservate a norma entro il 31 gennaio 2026, secondo quanto previsto dall’Agenzia delle Entrate;
- Controllo qualità dati: il sistema di conservazione verifica integrità, autenticità e leggibilità dei documenti, applicando firma digitale, marca temporale e metadati;
- Adesione al servizio dell’Agenzia delle Entrate: il servizio gratuito resta disponibile. È necessario assicurarsi che tutte le fatture siano correttamente caricate o inviate in conservazione;
- Revoca dell’adesione: se si interrompe il servizio, le fatture già conservate restano valide; sarà però necessario esportare i documenti per garantirne la disponibilità continua;
- Obbligo di conformità tecnica: tutti i file devono rispettare i requisiti definiti dal D.M. 17 giugno 2014 e dalle specifiche tecniche AgID aggiornate.
Verifica sempre che il tuo gestionale o software di fatturazione supporti la conservazione a norma secondo le ultime specifiche 2026, per evitare rischi di sanzioni.
Tabella requisiti
Qui, di seguito, puoi visionare la tabella completa dei requisiti di conservazione a norma, con tutte le informazioni tecniche principali.
| Requisito tecnico | Descrizione | Note operative |
| Firma digitale | Garantisce autenticità del documento e del soggetto che lo ha emesso | Può essere apposta dall’emittente o dal conservatore certificato nel caso di adesione al servizio automatico. Deve rispettare gli standard di firma qualificata previsti dalle norme vigenti. |
| Marca temporale | Attesta la data e l’orario di conservazione | Necessaria per provare la conservazione entro i termini fiscali. Deve essere conforme alle specifiche tecniche AgID aggiornate 2026. |
| Integrità | Il documento non può essere modificato dopo la conservazione | Il sistema deve garantire l’immodificabilità del file e la tracciabilità di ogni accesso o operazione sul documento, come previsto dalle specifiche AgID. |
| Metadati | Dati aggiuntivi che descrivono il documento (ad esempio numero fattura, data emissione, codice destinatario e identificativo SdI) | Fondamentali per il corretto indicizzazione e reperibilità |
| Durata minima | Periodo di mantenimento dei documenti | Obbligo normativo: almeno 10 anni per documenti fiscali e contabili (art. 39 DPR 633/1972, art. 2220 c.c.). Servizio Fatture e Corrispettivi: conservazione fino a 15 anni. |
| Leggibilità | I documenti devono essere sempre consultabili e leggibili | Include XML e, se presenti, eventuali allegati PDF o altri formati conformi alle specifiche AgID. |
| Accessibilità | Il documento deve poter essere esibito per controlli fiscali o audit | L’accesso ai documenti deve essere sicuro, tracciato e consentito solo agli utenti autorizzati, come previsto dalle regole AgID. |
Conservazione automatica
Accedi a Fatture e Corrispettivi, utilizza gli strumenti per l’autenticazione digitale come lo SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale), CNS (Carta Nazionale dei Servizi) o le tue credenziale di accesso (Codice fiscale/Codice Entratel, Password e codice PIN).
Fatto l’accesso sei all’interno della pagina di Benvenuto.
Nel caso fosse il primo accesso al potale Fatture e Corrispettivi dovrai prendere visione del contratto e, successivamente, cliccare su Prosegui per accettarlo e proseguire alla pagina di Benvenuto.
Sono disponibili una serie di servizi; clicca su Fatturazione elettronica e Conservazione nella sezione Fatturazione elettronica e Conservazione per accedere alla seguente scheda.
Clicca su Accedi alla sezione Conservazione nel riquadro Conservazione.
Si aprirà una pagina che consente di prendere visione del Manuale del servizio di Conservazione e dell’Accordo di servizio.
Flegga le caselle di Dichiaro e Confermo, clicca su Aderisci al servizio di conservazione per esprimere il consenso all’adesione al servizio.
Dal momento di attivazione, in poi tutte, le fatture elettroniche (così come le note di variazione) emesse e ricevute attraverso il Sistema di Interscambio saranno soggetto al servizio appena attivato.
Il singolo documento rimarrà in conservazione per il periodo di 15 anni dalla data di messa in conservazione dello stesso da parte del Sistema di Interscambio.
Conservazione manuale
Lo strumento di Richiesta servizio di Conservazione in modalità manuale è disponibile agli utenti che hanno effettuato l’adesione al servizio.
Clicca su Nuovo invio in conservazione e, successivamente, su Fai una nuova richiesta di conservazione per caricare manualmente le fatture.
Clicca Sfoglia..., seleziona i file da caricare contenenti; quindi la fattura firmata o non firmata (Firma qualificata per Fattura PA o Sigillo elettronico per Fattura Ordinaria e/o Semplificata) o l’archivio di fatture firmate.
Clicca su INVIA per procedere a visionare l’esito del caricamento.
Entro 72 ore dalla ricezione di una richiesta, il richiedente riceve la Ricevuta di avvio del processo che attesta la presa in carico da parte del Sistema, oppure un Rifiuto da parte del sistema nel caso di mancata presa in carico.
Clicca su INVIA per inviare il file.
Per maggiori dettagli consulta Fatture e Corrispettivi: conservare fattura (effettuare Adesione o Revoca).
Il caricamento manuale dei documenti, che transitano attraverso il SdI, può essere messo in conservazione perché i documenti vengono, automaticamente messi in conservazione i documenti dallo SdI nel proprio “cassetto fiscale” con esito positivo.
Ad esempio se aderiamo al servizio di conservazione a maggio di quest’anno e a luglio carichiamo un XML di luglio, dello stesso anno, lo SdI ci comunica che l’operazione non pò essere effettuata perché quel documento è già in conservazione.
Il singolo documento rimarrà in conservazione, gratuitamente, per il periodo di 15 anni dalla data di messa in conservazione dello stesso da parte del Sistema di Interscambio mentre il servizio di conservazione sostitutiva a norma, offerti da soggetti privati previo un pagamento, sarà di 10 anni.
Errori
Viene visualizzato un messaggio di errore all’utente se il file caricato, singolo o archivio, supera il limite dimensionale dei 5 Mb o supera le 10 fatture contenute.
Fate attenzione di norma un file XML senza allegato ha un peso minimo intorno ai 10kb, più aumentano le linee contabili e/o vengono inseriti Dati aggiuntivi più il file XML aumenterà il suo peso: ciò che influisce sul peso dell’XML sono gli Allegati (questo perché in fase di esportazione vengono riportati, nel XML che si andrà a anche gli allegati) quindi, fermo restando i limiti per l’invio massivo, verificate, una volta creato il file compresso, il peso (max 5 Mb) e/o il quantitativo di file contenuti (10 fatture in formato XML).
Viene visualizzato un messaggio di errore all’utente se il file caricato non possiede l’estensione prevista (xml, p7m e zip).
Se il file caricato ha una data documento successiva alla data di adesione/aggiornamento dell’accordo di servizio, viene prospettato un messaggio di errore all’utente.
Se i controlli non vengono superati, lo stato del caricamento è “Scartato” e vengono riportati i motivi dello scarto.
Nel caso di archivio di fatture, se un solo file contenuto al suo interno risulta da scartare, verrà scartato l’intero archivio di fatture.
Dopo i controlli formali e sulla firma il sistema controlla che il Codice Fiscale dell’utente o del soggetto che rappresenta (o le relative Partite IVA) sia presente in fattura.
Revoca al servizio
Nella homepage del servizio di Conservazione, sotto riportata, la sezione Revoca dell’accordo di servizio viene rinominata con Gestione dell’accordo di servizio.
Clicca su Gestione dell’accordo di servizio per accedere alla seguente scheda.
Clicca su Revoca per interrompere il servizio.
Esempi pratici
Agenzia delle Entrate
Mario Rossi, freelance, emette fatture elettroniche per clienti B2B. Decide di aderire al servizio gratuito di conservazione dell’Agenzia delle Entrate.
Passaggi operativi:
- aderisce al servizio dal portale Fatture e Corrispettivi;
- tutte le fatture XML emesse a partire dalla data di adesione vengono conservate automaticamente secondo le specifiche AgID aggiornate 2026;
- il sistema applica firma digitale qualificata, marca temporale conforme AgID e metadati obbligatori, garantendo integrità e leggibilità.
Risultato:
- le fatture sono legalmente conservate e disponibili nel cassetto fiscale;
- Mario non deve gestire manualmente i documenti.
Conservatore privato certificato
La società Alfa S.r.l. preferisce affidarsi a un conservatore privato certificato AgID per gestire tutte le fatture elettroniche e altri documenti contabili.
Passaggi operativi:
- firma un contratto con un conservatore accreditato AgID;
- carica le fatture elettroniche (XML) sul sistema del conservatore;
- il conservatore applica tutti i requisiti tecnici, secondo le specifiche AgID aggiornate 2026: firma digitale qualificata, marca temporale e metadati obbligatori, verificando l’integrità dei documenti.
Risultato:
- le fatture sono a norma e legalmente valide;
- possibilità di esibirle in caso di controllo fiscale;
- la società mantiene il controllo su report e export dei documenti.
Revoca dell’adesione Agenzia
Marco Bianchi aveva aderito al servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate, ma decide di passare a un conservatore privato certificato.
Passaggi operativi:
- scarica ed esporta tutte le fatture già conservate;
- firma un contratto con un conservatore privato certificato AgID;
- carica i documenti sul nuovo sistema di conservazione.
Risultato:
- tutte le fatture già emesse restano valide e conservate secondo i requisiti tecnici AgID;
- Marco garantisce la continuità della conservazione digitale senza interruzioni.