Che cos'è la conferma d'ordine?
Una conferma d'ordine è un documento che convalida, da parte di un cliente, la richiesta di un servizio o di un prodotto e ne stabilisce le modalità di pagamento e i termini di consegna.
Per confermare un ordine, si fa riferimento alla comunicazione di accettazione di un ordine; tuttavia, all'interno sono presenti ulteriori. ed importanti, informazioni come le condizioni di consegna, gli orari ed anche le informazioni relative ai prodotti/prestazioni ordinati dal punto di vista tecnico.
In sostanza, si tratta di una dichiarazione d'intenti, tramite la quale si assicura al cliente la consegna dei prodotti in base alle condizioni predisposte.
Contenuto e struttura
Dal punto di vista strutturale, la creazione del documento richiede determinati requisiti, i quali non si discostano molto da quelli dei preventivi e delle offerte.
La conferma d'ordine non è obbligatoria, in quanto il preventivo, dopo essere stato consegnato e accettato, potrà essere modificato con le informazioni di accettazione, e quindi inviato nuovamente.
Inoltre, la somiglianza tra i due documenti è attribuibile anche alla mera formattazione del file. Entrambi i documenti presentano eventualmente un logo e l'intestazione con le informazioni aziendali del fornitore e del cliente.
Bisogna sempre ricordare di inserire il riferimento all'offerta o preventivo, così da poter verificare in un secondo momento le condizioni stabilite in precedenza.
Con le somiglianze vi sono dati totalmente differenti; si riferiscono alla descrizione dei prodotti che, dell'offerta hanno carattere commerciale, mentre nella conferma sono ridotti a meri elenchi con i prezzi e le quantità concordate.
Quindi nel documento vanno inserite:
- riferimento al numero del preventivo o dell'offerta d'ordine o della fattura;
- descrizioni dei prodotti o delle prestazioni;
- le quantità e i prezzi;
- i dati di trasporto: consegna o erogazione;
- le modalità di pagamento;
- i costi di consegna ed eventuale altri costi.