CLM

Contract Lifecycle Management

Gestione del ciclo di vita del contratto

L’acronimo viene utilizzato per indicare un processo gestionale, proattivo e metodico, sul ciclo di vita dei contratti (ad esempio dall’inizio fino all’aggiudicazione, alla conformità e al rinnovo) con l’obbiettivo di migliorare i costi, l’efficienza e la conformità legale limitando la responsabilità organizzativa.

I contratti si formano, tutti, tramite diverse fasi, indipendentemente dalle dimensioni o dall’importanza che essi hanno, e ogni fase richiede la completa esecuzione progressiva delle stesse arrivando ad una corretta stesura finale che porta al successivo avvallo finale da parte delle imprese coinvolte; da qui si procede alla fase che ne garantisce l’esecuzione (contrattuali, conformità e risoluzione delle controversie).

Le fasi contrattuali possono essere delineabili nelle seguenti:

• Richieste: è il presupposto, e probabilmente una delle fasi più importanti, per il quale viene stipulato un contratto ossia le parti coinvolte raccolgono tutte le informazioni e i dati rilevanti necessari per creare un contratto valido per entrambe le parti, può richiedere del tempo a seconda di chi è coinvolto;
• Redazione: dopo la definizione del presupposto si procede alla fase di stesura dove entrambe le parti mettono per iscritto i termini e le condizioni e consolidando le clausole e le informazioni rilevanti (rispetto degli obblighi contrattuali);
• Negoziazioni: è una fase che, precede direttamente l’approvazione finale, difficilmente non viene affrontata perché dipende dallo stallo che si crea nella “fase redazionale” perché, qui, si cercano dei punti di incontro sulla negoziazione (può essere molto rapida o prolungata e dipende interamente dal metodo di negoziazione, dalle parti coinvolte, dall’entità del contratto, dal numero di persone coinvolte, ecc.) di specifici parametri contrattuali voluti dalle parti;
• Approvazione: conclusa la “fase negoziale” in cui le parti hanno concordato i vari termini, clausole e date relativi al contratto specifico, si procede a coinvolgere a coinvolgere a coinvolgere i reparti e/o il personale competente che attesti la regolarità e la garanzia che si possa adempiere a quanto viene sancito dal contratto;
• Firma: in questa fase le parti procedono a firmare il contratto (chi firma il contratto è unico per ogni azienda);
• Obbligo: le parti coinvolte e ciascun membro del personale avrà il proprio insieme di responsabilità e obbligo relativo al contratto specifico;
• Conformità: le parti coinvolte e il personale devono rispettano i propri obblighi;
• Rinnovo: alla scadenza (o quando è prossimo alla scadenza) il contratto può essere rinnovato e rinegoziato.

Con l’approccio di un software che automatizzi il CLM (Contract Lifecycle Managemen) è possibile migliorare alcune delle precedenti fasi.