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Zapier  un’applicazione online che mette in comunicazione diversi applicativi per automatizzare in modo semplice alcune attività.

 

Zapier

 

Dato che abbiamo pubblicato l’applicazione di Fattura24 in Zapier, in questa guida spieghiamo le funzionalità di Zapier e come usarlo nello specifico per sfruttare Fattura24.

 

Con Zapier è possibile creare un documento (ordine, fattura, ricevuta) in Fattura24 e un contatto in rubrica nel momento in cui avviene un’altra azione (detta Trigger) in un’altra app di propria scelta tra quelle disponibili in Zapier.

 

 

Configura lo ZAP di Zapier

La configurazione dello ZAP prevede i seguenti passaggi:

  1. prepara lo ZAP;
  2. configura lo ZAP;
  3. verifica lo ZAP;

 

1. Prepara lo ZAP

Per utilizzare l’app di Fattura24 in Zapier ti occorre:

  • un piano in abbonamento Business attivo su Fattura24;
  • l’API KEY associata al tuo piano in abbonamento Business; per ottenerla vai in Configurazione > App e Servizi esterni, clicca sul pulsante Configura di Zapier e richiedi l’API KEY che ti sarà subito mostrata;
  • un account in Zapier, per creare l’account registrati a qui.

 

Dopodiché dovrai creare il cosiddetto ZAP cioè un’integrazione singola composta da un Trigger (letteralmente: ‘innesco’) e un’Azione.

 

Il Trigger andrà scelto tra le app disponibili in Zapier e l’Azione sarà fornita dalla nostra app di Fattura24.

 

2. Configura lo ZAP

Vediamo come creare lo ZAP per collegare Fattura24 a un’altra app.

 

Nella pagina del tuo account su Zapier (clicca qui) clicca sul pulsante MAKE A ZAP e:

  1. Configura il Trigger:
    1. Ricerca e seleziona l’app con il Trigger che ti interessa;
    2. Seleziona il Trigger tra quelli che fornisce l’app;
    3. Accedi con il tuo account dell’app;
    4. Testa la configurazione del Trigger;
  2. Configura l’Azione:
    1. Ricerca e seleziona l’app di Fattura24;
    2. Seleziona un’Azione tra Create or Update Contact e Create Document;
    3. Connettiti al tuo account di Fattura24 e per farlo dovrai inserire la tua API KEY di Fattura24. Se inserisci una API KEY errata riceverai un messaggio di errore;
    4. Nella sezione Edit Template compila i campi con i dati che andranno inviati a Fattura24;
    5. Testa la configurazione dell’Azione;
  3. Attiva lo ZAP.

 

Zapier - Step 2 - Login Fattura24

 

I campi dell’Azione possono essere valorizzati con i valori che restituisce il Trigger. Ad esempio se il Trigger è la creazione di un contatto nella rubrica di Google, allora si possono prendere tutti i dati del contatto creato in Google per valorizzare i campi dell’azione Crea contatto di Fattura24.

 

Per prendere questi valori devi cliccare sul pulsante che è alla destra di ogni casella di testo e quando apparirà una lista di parametri del Trigger dovrai selezionare il parametro che ti occorre.

 

L’utente che crea uno ZAP con Fattura24 dovrà quindi inserire i campi prendendoli dal Trigger.

 

Tuttavia quando l’app di Fattura24 uscirà dalla fase di test, creeremo noi degli ZAP già impostati che collegano Fattura24 e le app più usate.

 

Questo semplificherà il lavoro all’utente, che dovrà compilare solo in parte (o non dovrà compilare) la sezione Edit Template.

 

3. Verifica lo ZAP

Per verificare il funzionamento, esegui il Trigger che hai scelto e verifica se viene effettuata in automatico l’Azione.

 

Nella versione gratuita, Zapier controlla ogni 15 minuti se è stato eseguito un Trigger. Se è così, Zapier effettua l’Azione.

 

Con degli esempi descriviamo più in dettaglio le azioni Crea contatto e Crea documento e la compilazione dei campi con Fattura24 e:

 

Linee guida per Zapier: Create Document

Qui sotto indichiamo una serie di campi e condizioni per la fattura elettronica durante l’azione Create Document da tenere in considerazione.

 

Campi obbligatori

  • Document Type;
  • Send Email: valorizzare NO per le Fatture Elettroniche;
  • Amounts Format;
  • Total Amount: nei campi numerici il punto separa i decimali;
  • Customer Name;
  • Product:
    • Name;
    • Price;
    • Price Includes Taxes;

 

Campi non obbligatori e con controlli aggiuntivi

  • Document Date: in errore se la data non è messa nel formato AAAA-MM-GG;
  • Delivery Country: se compilato con più di due lettere il testo viene troncato;
  • Delivery Province: se compilato con più di due lettere il testo viene troncato;
  • Customer FiscalCode: in errore se è vuoto anche il campo CustomerVatCode e DocumentType NON è Order o Receipt;
  • Customer VatCode: in errore se è vuoto anche il campo CustomerFiscalCode e DocumentType NON è Order o Receipt;
  • Customer Country: compilato con più di due lettere il testo viene troncato;
  • Product Quantity: se vuoto, si presume uguale a 1;
  • Codice Destinatario: accettato se vuoto; in errore se la stringa è più corta di 6 caratteri o più lunga di 7;
  • Payment Method Options: obbligatorio per la FE, in errore con una stringa personalizzata che non sia uno dei codici MP validi per l’AdE;
  • Product Vat Nature e Shipping Vat Nature: in errore un valore che non sia tra quelli validi per l’AdE (vedi paragrafo sotto).

 

Attenzione che nei casi in errore la creazione del documento sarà bloccata e il sistema restituirà un messaggio.

 

Campi facoltativi

  • Total Vat Amount: obbligatorio se il campo Product Vat Value è vuoto;
  • Customer VAT:
    • Code: obbligatorio per le fatture se il campo Customer Vat Number è vuoto;
    • Number: obbligatorio per le fatture se il campo Customer Fiscal Code è vuoto;
  • Product VAT:
    • Value: obbligatorio se il campo Total Vat Amount è vuoto;
    • Nature: obbligatorio se Product Vat Value è 0;
  • Shipping:
    • Amount: obbligatorio se Shipping Vat Value non è vuoto;
  • Shipping Vat:
    • Value: obbligatorio se Shipping Amount non è vuoto;
    • Value Includes Taxes: obbligatorio se Shipping Vat Value non è vuoto;
  • Payment Method:
    • Options: obbligatorio per le Fatture Elettroniche;
    • Description: obbligatorio per le Fatture Elettroniche e pagamento a mezzo bonifico.

 

Fattura elettronica: impostare il campo Natura IVA

Nell’azione ‘Create Document’ dell’app è presente un campo di input specifico denominato Product Vat Nature: l’immissione di uno o più dati in questo campo è obbligatoria solo se si sta creando una Fattura elettronica e solo se l’aliquota del prodotto è 0%.

 

Zapier

 

Il campo (evidenziato in rosso nell’immagine) dovrà essere compilato con uno (o una lista) dei codici delle nature IVA sulle operazioni accettati dall’Agenzia delle Entrate; per una corretta configurazione ti invitiamo a confrontarti con il tuo consulente fiscale (commercialista, tributarista, esperto contabile e/o ragioniere).

 

Il sistema farà comunque un controllo sulla validità del codice immesso, bloccando con un errore la creazione del documento qualora il controllo non venga superato.

 

Per inserire più codici natura nel caso di più prodotti con aliquota 0% sarà possibile utilizzare il Formatter, come spiegato più avanti per la creazione di righe prodotto multiple.

 

Creare un corrispettivo giornaliero

Dal 23/02/2021 è stata aggiunta una nuova azione: Create new Fee.

 

Con questa funzione si può creare, nel gestionale Fattura24, un corrispettivo giornaliero utilizzando Zapier.

È obbligatorio compilare tutti i campi dell’azione, tranne PaymentMethodName e PaymentMethodDescription.

Gli step 1 e 2 della configurazione rimangono inalterati. Analogamente a quanto spiegato nel paragrafo successivo, è possibile inserire uno o più passaggi intermedi tra l’azione iniziale e Fattura24, qualche esempio non esaustivo:

  • esempio 1: un Formatter per convertire il formato dei numeri e cambiare il separatore dei decimali;
  • esempio 2: un Formatter per creare più righe attraverso il line_itemizer.

 

Per una guida sul funzionamento di questi step intermedi si può fare riferimento allo ZAP di esempio che integra Google Sheets con il Formatter e Fattura24, facendo click qui per accedere alla funzione da dentro il vostro account su Zapier.

 

IMPORTANTE: quando un corrispettivo giornaliero viene creato con le API di Fattura24, eventuali altri Corrispettivi già presenti in Fattura24 con la medesima data verranno cancellati e sostituiti da quello che si sta andando a creare in quel momento; allo stato attuale l’unico modo per inviare i dati di un corrispettivo giornaliero all’Agenzia delle Entrate è tramite un registratore di cassa telematico RT o utilizzando il portale Fattura e Corrispettivi della stessa Agenza delle Entrate. A fronte di questo, i corrispettivi giornalieri creati in Fattura24 non verranno inviati automaticamente all’Agenzia delle Entrate.

 

Approfondimento

Negli scenari più comuni siamo abituati a pensare che con Zapier si possano mettere in comunicazione due applicazioni per volta.

 

Mentre facciamo i test ci possiamo rendere conto che non sempre tutto è così semplice né così immediato come vorremmo.

 

Facciamo qualche esempio pratico: quanti modi conoscete per scrivere una data? Simile tema di complessità anche per gli importi: siamo abituati dai computer a gestire il punto come separatore dei decimali, molto meno a immaginare la virgola per delimitare le migliaia.

 

Per far fronte a situazioni di questo genere può essere opportuno inserire uno o più passaggi intermedi alla nostra azione Zapier ce ne offre alcuni già pre-impostati:

  • Paths;
  • Filter:
  • Delay;
  • Formatter;
  • Schedule.

 

Ne vediamo un paio a titolo esemplificativo ma non esaustivo.

 

Attenzione: per utilizzare uno di questi step intermedi potrebbe essere necessario sottoscrivere uno dei piani di abbonamento a Zapier.

 

Il primo strumento è il Formatter (documentazione in inglese) che grazie a questo possiamo convertire una data o un numero nel formato che desideriamo (tra quelli che si possono scegliere in un menu a tendina), manipolare un testo – ad esempio troncarne una parte – e così via.

 

Grazie a Filter, invece, possiamo inserire delle condizioni prima di mandare avanti il processo e di arrivare allo step finale; da ultimo, può farci molto comodo Delay, volendo anche in abbinamento con Schedule: possiamo programmare giorni e orari per le nostre azioni, nonché stabilire un intervallo di tempo tra una e l’altra.

 

Nella documentazione di Zapier che trovate cliccando qui potrete sicuramente approfondire al meglio!

 

Risoluzione dei problemi

Esempio: hai creato un’azione Crea Documento in Fattura24, esegui un test.

 

Ottieni come risultato un messaggio di errore, con una schermata simile a quella che puoi vedere qui sotto:

 

Zapier

 

Come prima cosa leggi attentamente il messaggio di errore, a volte contiene indicazioni utili.

 

Ecco un elenco di casi in cui si può presentare un messaggio di errore specifico:

  • i campi Total Vat Amount e Product Vat Value sono vuoti;
  • Document Date e Date contengono due date identiche;
  • il formato immesso per i campi Date e Document Date non è AAAAMMGG;
  • i campi CustomerFiscalCode e CustomerVatCode sono vuoti;
  • è stato selezionato il tipo di documento FE ed impostato/selezionato:
    • SendEmail su Yes;
    • Payment Method Options:
      • è vuoto;
      • corrisponde a Bonifico e il campo Payment Method Description è vuoto;
    • mentre il valore del campo Product Vat Value è 0 e il campo Product Vat Nature è vuoto;
    • mentre il campo Product Vat Nature non è vuoto e il campo Product Vat Value è vuoto;
    • e lasciato vuoto Shipping Vat Value (o l’inverso);
    • e lasciato vuoto Shipping Vat Includes Taxes;

 

Assistenza in Fattura24 per Zapier

In tutti gli altri casi in cui il messaggio di errore non suggerisce nulla c’è a disposizione il servizio di ticketing di Fattura24 (che si può inviare all’interno del proprio account in Fattura24) e con quello è possibile inviarci un formato testo (txt va benissimo) con i dati inseriti nei vari campi dell’azione in occasione dell’ordine che ha scatenato l’errore.

 

Con i dati che riceveremo proveremo ad inserire dei dati simili per riprodurre il messaggio e indagare sulla causa.

 

Se non riusciamo e l’errore persiste ti consigliamo di far click sulla scritta Contact Support per inoltrare una segnalazione all’assistenza di Zapier che sarà in grado di fornirci il tracciato che ci consentirà di approfondire.

 

Per qualsiasi altra informazione non esitare a contattare il nostro Staff al numero in calce a questa pagina.

 

Il nostro team tecnico è a tua completa disposizione per permetterti di ottenere il meglio da Fattura24.

 

Limiti di utilizzo

Questo modulo utilizza le API di Fattura24. e per questo motivo dovrai tenere in considerazione i limiti di utilizzo delle nostre API:

  1. 30 chiamate al minuto;
  2. 200 chiamate l’ora;
  3. 500 chiamate ‘nelle ultime 24 ore;

 

A titolo puramente esemplificativo la creazione di un singolo documento fattura corrisponde ad una chiamata.

 

Per avere maggiori informazioni su questi valori contatta la nostra assistenza clienti.

 

Consulta il Regolamento Integrativo (delle Condizioni di Contratto) per l’UTENTE che utilizza le API di Fattura24, clicca qui.
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