Introduzione a Zapier

Zapier è un’applicazione online che permette di far comunicare diverse applicazioni allo scopo di automatizzare in modo semplice alcune attività.

Dato che abbiamo pubblicato l’applicazione di Fattura24 in Zapier, in questa guida spieghiamo le funzionalità di Zapier e come usarlo nello specifico per sfruttare Fattura24. In breve con Zapier sarà possibile creare un documento (ordine, fattura, ricevuta) in Fattura24 e un contatto in rubrica nel momento in cui avviene un’altra azione (detta Trigger) in un’altra app di propria scelta tra quelle disponibili in Zapier.

step 1 – preparazione

Per utilizzare l’app di Fattura24 in Zapier ti occorre:

• un abbonamento Business attivo su Fattura24
• l’API KEY associata al tuo abbonamento Business
  per ottenerla vai in ‘Configurazione’->’App e Servizi esterni’, clicca sul pulsante ‘Configura’ di Zapier e richiedi l’API KEY che ti sarà subito mostrata
• un account in Zapier
  per creare l’account registrati a Zapier alla pagina https://zapier.com/sign-up/.

Dopodiché dovrai creare il cosiddetto Zap. Lo Zap non è altro che un’integrazione singola, composta da un Trigger (una causa scatenante) e un’Azione. Il Trigger andrà scelto tra le app disponibili in Zapier, mentre l’Azione sarà fornita dalla nostra app di Fattura24.

step 2 – configurazione

Vediamo come creare lo Zap per collegare Fattura24 a un’altra app.

 

1. Nella pagina https://zapier.com clicca sul pulsante ‘Make a Zap’
2. Configura il Trigger:
   • Ricerca e seleziona l’app con il Trigger che ti interessa
   • Seleziona il Trigger tra quelli che fornisce l’app
   • Accedi con il tuo account dell’app
   • Testa la configurazione del Trigger
3. Configura l’Azione:
   • Ricerca e seleziona l’app di Fattura24
   • Seleziona un’Azione tra ‘Create or Update Contact’ e ‘Create Document’
   • Connettiti al tuo account di Fattura24. Per farlo dovrai inserire la tua API KEY di Fattura24. Se inserisci una API KEY errata riceverai un messaggio di errore
   • Nella sezione ‘Edit Template’ compila i campi con i dati che andranno inviati a Fattura24
   • Testa la configurazione dell’Azione
4. Attiva lo Zap

 

 

I campi dell’Azione possono essere valorizzati con i valori che restituisce il Trigger. Ad esempio se il Trigger è la creazione di un contatto nella rubrica di Google, allora si possono prendere tutti i dati del contatto creato in Google per valorizzare i campi dell’Azione ‘Crea contatto’ di Fattura24. Per prendere questi valori, clicca sul pulsante che è a destra di ogni casella di testo. Apparirà una lista dei parametri passati dal Trigger, da cui selezionerai il parametro che ti occorre. L’utente che crea uno Zap con Fattura24 dovrà quindi inserire i campi prendendoli dal Trigger. Tuttavia quando l’app di Fattura24 uscirà dalla fase di test, creeremo noi degli Zap già impostati che collegano Fattura24 e le app più usate. Questo semplificherà il lavoro all’utente, che dovrà compilare solo in parte (o non dovrà compilare) la sezione ‘Edit Template’.

 

step 3 – verifica

Per verificare il funzionamento, esegui il Trigger che hai scelto e verifica se viene effettuata in automatico l’Azione. Nella versione gratuita, Zapier controlla ogni 15 minuti se è stato eseguito un Trigger. Se è così, Zapier effettua l’Azione.

 

Con degli esempi descriviamo più in dettaglio le Azioni ‘Crea contatto’ e ‘Crea documento’ e la compilazione dei campi:

 

Configurazione Zapier (Fattura24 – Google Contacts)
Configurazione Zapier (Fattura24 – ClickFunnels)
Configurazione Zapier (Fattura24 – Paypal)
Configurazione Zapier (Fattura24 – Amazon)

Linee guida per l’azione ‘Create Document’

Qui sotto indichiamo una serie di campi e condizioni di cui tenere conto quando si scatena l’azione ‘Create Document’, soprattutto in funzione della fatturazione elettronica.

Uno step in più

Negli scenari più comuni siamo abituati a pensare che con Zapier si possano mettere in comunicazione due applicazioni per volta. Mentre facciamo i test ci possiamo rendere conto che non sempre tutto è così semplice né così immediato come vorremmo. Facciamo qualche esempio pratico: quanti modi conoscete per scrivere una data? Simile tema di complessità anche per gli importi: siamo abituati dai computer a gestire il punto come separatore dei decimali, molto meno a immaginare la virgola per delimitare le migliaia.

Per far fronte a situazioni di questo genere – e non solo – può essere opportuno inserire uno o più passaggi intermedi alla nostra azione: Zapier ce ne offre alcuni – per così dire – ‘di serie’: Paths, Filter, Delay, Formatter, Schedule. Ne vediamo un paio a titolo esemplificativo ma non esaustivo. Attenzione: per utilizzare uno di questi step intermedi potrebbe essere necessario sottoscrivere uno dei piani di abbonamento a Zapier.
Il primo strumento è il Formatter (documentazione in inglese): grazie a questo possiamo convertire una data o un numero nel formato che desideriamo (tra quelli che si possono scegliere in un menu a tendina), manipolare un testo – ad esempio troncarne una parte – e così via;

Grazie a Filter, invece, possiamo inserire delle condizioni prima di mandare avanti il processo e di arrivare allo step finale;

da ultimo, può farci molto comodo Delay, volendo anche in abbinamento con
Schedule : possiamo programmare giorni e orari per le nostre azioni, nonché stabilire un intervallo di tempo tra una e l’altra.

Nella documentazione di Zapier potrete sicuramente approfondire al meglio!

Risoluzione dei problemi

Esempio: hai creato un’azione ‘Crea Documento’ in Fattura24, esegui un test. Ottieni come risultato un messaggio di errore, con una schermata simile a quella che puoi vedere qui sotto:

Come prima cosa leggi attentamente il messaggio di errore, a volte contiene indicazioni utili.

Ecco un elenco di casi in cui si può presentare un messaggio di errore specifico:

• Sia il campo Total Vat Amount sia Product Vat Value sono vuoti;
• Document Date e Date contengono due date identiche;
• il formato immesso per i campi Date e Document Date non è AAAA-MM-GG
• I campi CustomerCountry o CustomerProvince (o DeliveryCountry o DeliveryProvince) contengono una stringa di più di due lettere;
• Sia il campo CustomerFiscalCode sia il campo CustomerVatCode sono vuoti;
• Hai selezionato il tipo di documento FE e SendEmail ‘Yes’;
• Hai selezionato il tipo di documento FE e il campo Payment Method Options è vuoto;
• Hai selezionato il tipo di documento FE , il campo Payment Method Options corrisponde a “Bonifico” e il campo Payment Method Description è vuoto;
• Hai selezionato il tipo di documento FE , il valore del campo Product Vat Value è 0 e il campo Product Vat Nature è vuoto ;
• Hai selezionato il tipo di documento FE , il campo Product Vat Nature NON è vuoto e il campo Product Vat Value è vuoto;
• Hai riempito il campo Shipping Amount e lasciato vuoto Shipping Vat Value (o l’inverso)
• Hai riempito il campo Shipping Vat Value e lasciato vuoto Shipping Vat Includes Taxes

In tutti gli altri casi in cui il messaggio di errore non ti suggerisce nulla non aver paura: apri un ticket dal tuo account in Fattura24 inviandoci in formato testo (txt va benissimo) i dati inseriti nei vari campi dell’azione in occasione dell’ordine che ha scatenato l’errore. Come primo approccio proveremo ad inserire dei dati simili per riprodurre il messaggio e indagare sulla causa.

Se non riusciamo e l’errore persiste ti consigliamo di far click sulla scritta ‘Contact Support’:  in questo modo la segnalazione arriverà a zapier che sarà in grado di fornirci il tracciato che ci consentirà di approfondire.

Per qualsiasi altra informazione non esitare a contattare il nostro staff al numero in calce a questa pagina. Il nostro team tecnico è a tua completa disposizione per permetterti di ottenere il meglio da Fattura24.

Limiti di utilizzo

Questo modulo utilizza le API di Fattura24. e per questo motivo dovrai tenere in considerazione i limiti di utilizzo delle nostre API:

1. non più di 30 chiamate al minuto;
2. non più di 200 chiamate l’ora;
3. non più di 500 chiamate ‘nelle ultime 24 ore;

A titolo puramente esemplificativo la creazione di un singolo documento fattura corrisponde ad una chiamata.

Per avere maggiori informazioni su questi valori contatta la nostra assistenza clienti.

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