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Conservazione

Una delle cose che mi piace di più di Fattura24 è che, nel tempo, è diventata sempre più nota e riconosciuta come un osservatorio sui temi di fatturazione nel cloud; questo mi porta sempre più spesso ad essere invitato ad eventi per portare la nostra esperienza e condividerla con il pubblico.

Una volta partecipai ad uno dei più importanti eventi che vedono coinvolti annualmente i liberi professionisti e, come faccio sempre, ho coinvolto il pubblico ponendo domande e invitando chi voleva a dare risposte sulla base della propria esperienza, risposte sulle quali poi io mi inserivo integrando o semplificando il concetto.

Devo ammetterlo, è un approccio un pò machiavellico da parte mia, ma è perfetto per tenere alta l'attenzione del pubblico: in fin dei conti, stiamo sempre parlando di tristi fatture e il rischio di un attacco di uno sbadiglio che facilmente può degenerare in compulsivo è sempre dietro l'angolo.

Comunque, per farla breve, chiesi se c'era nel pubblico qualcuno che aveva già iniziato ad emettere fatture elettroniche verso la Pubblica Amministrazione e nello specifico quale sistema di conservazione si sentiva di consigliare alla platea.

Con una velocità disarmante come il giochino Acchiappa la talpa (quello del martello con cui ricacci le talpe in buca) un ragazzo.

Il tempo di avere il microfono in mano e iniziò a raccontarci che, da quasi un anno, aveva dotato l'ufficio di un sofisticato sistema NAS (Network Attached Storage) con 4 dischi in RAID 5; ad oggi sono la preistoria teconologica ma qualche anno fa andavano forte.

Ora, non voglio fare nomi, ma posso garantirvi che si trattava di un NAS estremamente professionale per l'epoca, costoso e sicuro perchè la configurazione in RAID 5 voleva dire che per perdere tutti i dati gli si sarebbero dovuti rompere ben 3 dei 4 dischi, una cosa davvero molto improbabile.

Raccontava tutto in modo veramente entusiastico fino a quando dovetti fermarlo dicendogli che quel sistema non era adatto alla conservazione digitale, era sicuramente lo strumento perfetto per gestire un sistema efficiente per un backup interno, ma, in caso di controlli, le Autorità avrebbero fatto multe tali che il costo che aveva sostenuto per il NAS sarebbe diventato irrisorio.

Questo è un equivoco molto diffuso, anzi nell’ambito della Fatturazione Elettronica credo sia il Re incontrastato degli equivoci.

Dovete sapere che c'è un'enorme differenza tra l'archiviazione elettronica che stava facendo questo ragazzo e la Conservazione Sostitutiva a norma di legge che avrebbe dovuto fare.

L'archiviazione elettronica è una semplice metodologia di memorizzazione di un file su un supporto informatico, mentre, come già indicato in precedenza, la Conservazione Digitale è una procedura regolamentata dal Legislatore che deve rispettare determinate caratteristiche organizzative, funzionali e tecniche e che deve essere effettuata da un soggetto che sia pubblicamente accreditato e certificato per far ciò.

È importante comprendere che la differenza di un semplice salvataggio sul server o su di un NAS e sono rarissimi i casi in cui si è in grado di rendersi autonomi su questa attività; ecco perché consiglio o di acquistare un servizio di conservazione da un'azienda che ha studiato la materia perchè si è debitamente certificata per di fornirvi un servizio in rispetto delle procedure regolamentate dal Legislatore o di attivare il servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate che di suo non potrà mai tradirvi.

Conservazione digitale a norma

Le tradizionali fatture (non elettroniche) dovevano, per legge, essere stampate e archiviate (conservate) con i criteri ed i requisiti stabiliti dalle norme fiscali e dal Codice Civile (a partire dall'art. 2220 c.c.), ai rispettivi fini (tributari, contabili e di diritto commerciale).

L’archiviazione doveva inoltre avvenire per il periodo minimo di 10 anni; come indicato dal Codice Civile.

Con la fatturazione elettronica l’obbligo è rimasto, ma la modalità di archiviazione cambia; si parla ora di Conservazione digitale a norma.

Ma attenzione, questo non vuol dire affatto salvare le fatture sul proprio supporto fisico (fisso o mobile, interno o esterno) perchè bisogna rispettare la locuzione a norma che in questo contesto è la punta dell'iceberg della conservazione digitale.

Conservare a norma le fatture elettroniche significa rispettare le stringenti norme e le ferree regole tecniche previste in materia, che impongono di utilizzare sistemi di conservazione digitale che tecnologicamente e legalmente garantiscono l'immodificabilità dei documenti elettronici, l’apposizione di un riferimento temporale che possa dare loro data certa, opponibilità a terzi e la facile estraibilità dei documenti informatici ai fini della pronta esibizione alle Autorità.

Come vedi, è evidente che, per rispettare i requisiti dell’archiviazione e della conservazione digitale a norma, devi alla fine necessariamente appoggiarti ad un servizio conservatore (pubblico o privato), che sia in grado di rendere il servizio di conservazione digitale seconda la norma vigente e certificato dall'AgID (Agenzia Italiana per il Digitale).

Prima di proseguire c'è una sostanziale differenza tra il tempo di conservazione tra il servizio pubblico e quello privato; oltre ad una questione economica (il servizio pubblico mentre il privato è a pagamento con delle limitazioni) la differena più grossa sta nel fatto tempo perchè il servizio pubblico mette in conservazione gratuita per 15 anni mentre il privato, nella maggior parte dei casi, non garantisce più di 10 anni.

Emerge subito un piccolo vantaggio dalla messa in conservazione a norma: non dovrai preoccuparti dell'archiviazione cartacea di tutte le fatture emesse e ricevute negli ultimi 10 anni, con il rischio di perderle e non trovarle quando ti servono, magari quando le chiede un tuo affezionato cliente o il tuo consulente fiscale (commercialista, tributarista, esperto contabile e/o ragioniere).

Esiste anche un piccolo svantaggio: avvalendoti di un servizio privato per la conservazione a norma avrai una spesa in più da sostenere, anche se il costo è in parte detraibile, anche se chiudi l'attività prima del tempo di scadenza della conservazione (10 anni). Il costo è determinato dalle soglie dei piani in abbonamento per la conservazione.

Tutte le fatture inviate, ricevute e memorizzate dallo SdI stesso, in teoria ti esonerano (art. 1, comma 6-bis del D.Lgs 127/2015) dall'obbligo di conservarle per tuo conto.

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L'esonero vale solo per le fatture elettroniche e le note di credito elettroniche ma per questioni contabili e fiscali tutti gli altri documenti che produci durante il corso della tua attività dovrai conservarli.

In ogni caso l'esenzione, salvo eventuali nuovi interventi del legislatore, varrebbe solo ed esclusivamente ai fini fiscali, e non ai fini civilistici.

Il Servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate

L'Agenzia delle Entrate offre gratuitamente proprio il Servizio di Conservazione Digitale a norma delle fatture elettroniche e delle note di credito elettroniche emesse e ricevute.

Se vuoi utilizzarlo, dovrai accedere con le tue credenziali nel tuo spazio riservato all’interno del sito web dell’Agenzia e, all’interno della sezione Fatture e Corrispettivi, aderire espressamente a tale servizio con una procedura facile, rapida ed interamente online.

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Abbiamo publicato una guida alla Conservazione Digitale a Norma.

Se aderirai, l'Agenzia metterà in conservazione digitale a norma in via AUTOMATICA (cioè senza bisogno di operazioni e caricamenti manuali) le tue fatture elettroniche di vendita e di acquisto emesse DOPO la tua data di adesione al servizio di conservazione.

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Il CAD e il Regolamnto eIDADS hanno dato una chiara definizione di documento informatico ed elettronico.

Il CAD (Codice dell'Amministrazione Digitale) definisce il documento informatico come rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti in contrapposizione al documento analogico che la rappresentazione non informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.

Il Regolamento eIDAS (electronic IDentification Authentication and Signature) definisce il documento elettronico come un qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica, in particolare testo o registrazione sonora, visiva o audiovisiva.

In sostanza, se avrai aderito, ogni qualvolta una fattura da te inviata o a te destinata passerà per il Sistema di Interscambio, l’Agenzia, oltre a trasmetterla al destinatario e a registrarla nella lista delle tue fatture emesse/ricevute nel Cassetto Fiscale, la metterà automaticamente anche in conservazione digitale a norma.

Per le fatture elettroniche inviate e ricevute PRIMA di aver effettuato l’adesione, le potrai caricare manualmente (singolo o massivo) utilizzando lo strumento offerto dall’Agenzia all’interno della pagina Conservazione del suo sito web.

L’Accordo di conservazione con l’Agenzia va rinnovato ogni tre anni (sempre con una rapida procedura web); ma ogni fattura che l’Agenzia avrà messo in conservazione per tuo conto rimarrà comunque conservata e richiedibile in esibizione da parte tua per ben 15 anni, ovverosia 5 di più di quanto previsto dalla legge (10 anni).

Il Servizio di conservazione dell’Agenzia, inoltre, è a norma, sia dal punto di vista fiscale e tributario (rispetta quindi gli stringenti requisiti previsti dal d.m. 17 giugno 2014), sia dal punto di vista civilistico e(x art. 2220 c.c); vedi, al riguardo, espressamente quanto stabilito al punto 8 della Circolare 17 giugno 2019, n. 14/E dell’Agenzia e quanto da questa dichiarato nell’apposita FAQ*).

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Il Servizio di Conservazione dell’Agenzia non è esclusivo, con la conseguenza che potrai usarlo eventualmente anche insieme con un servizio di conservazione privato offerto da un operatore privato certificato.

Il contribuente, infine, potrà in ogni momento revocare l’adesione a questo servizio in ogni momento, utilizzando l’apposita procedura indicata in Fatture e Corrispettivi.

I metadati del documento informatico di natura fiscale e contabile

Al momento della formazione del documento informatico (in questo caso della fattura e della nota di credito) devono essere generati e associati permanentemente ad esso i relativi metadati.

In alcune situazioni, determinati metadati non possono essere presenti fin dalla nascita del documento informatico per i vincoli e le peculiarità del processo di veicolazione che prevede logiche e tracciati obbligatori (Fattura elettronica o Ordini NSO) quindi è possibile aggiungerli in un secondo momento.

Ad oggi sono previsti 18 metadati per ottemperare ai principi di interoperabilità, trasparenza e conoscenza approfondita del contesto documentale, di cui solo 14 sono obbligatori.

Qui di seguito riporto l'elenco dei metadati obbligatori e non obbligatori sui documenti informatici:

  • IdDoc: è un metadato obbligatorio e serve all'identificazione del documento e a verificare l’integrità del documento, ad esempio il numero, l’anno e il sezionale in caso di fattura oppure l’Identificativo SdI presente sia nella ricevuta di consegna (fattura elettronica di vendita) che nel file metadati (fattura elettronica di acquisto);
  • Modalità formazione: è un metadato obbligatorio e serve ad indicare la modalità di generazione del documento informatico (tramite software, da scansione, per via telematica o su supporto informatico, copia digitale da analogico, transazioni o processi informatici, rappresentazione telematica di dati, estrapolazione e intrlacciamento di dati derivanti da più banche dati);
  • Tipologia documentale: è un metadato obbligatorio ed indica la tipologia del documento tra quelle trattate per lo svolgimento delle attività (fatture, scritture contabili, libri sociali obbligatori, documenti di trasporto, ordini, dichirativi, corrispondenza via email o PEC o altro, contratti e scritture private, libro unico del lavoro, documenti doganali e altro);
  • Dati di registrazione: è un metadato obbligatorio presente sui documenti protocollati che non protocollati (tipologia di flusso in entrata e in uscita, tipo di registro, data di registrazione, numero documento, codice registro);
  • Soggetti: è un metadato obbligatorio e consente di individuare le informazioni relative a tutti i soggetti coinvolti e competenti sul documento a vario titolo e definiti dal campo Ruolo (cedente/prestatore) e sotto campo Tipo soggetto (Persona Fisica, Persona Giuridica o Pubblica Amministrazione Italiana, il cessionario/committente e tutti i dati fiscali a loro associati);
  • Chiave descrittiva: è un metadato obbligatorio e serve a riassumere il contenuto del documento o comunque a chiarire la natura del documento informatico nell'ambito dei documenti amministrativi, contabili e fiscali;
  • Allegati: è un metadato obbligatorio e indica il numero di allegati al documento devono essere compilati, in modalità ricorsiva i campi numero allegati (da 0 a 9999) e indice allegati (IdDoc e Descrizione);
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Se il documento informatico contiene al suo interno un file o delle informazioni (tag) in formato binario, è sufficiente associare i metadati del solo documento informatico.

Se il documento esterno è collegato al documento informatico principale è da intendersi un allegato e gli dovranno essere associati i metadati ,questo permette una conservazione a norma dell’allegato.

  • Riservato: è un metadato obbligatorio e rappresenta il livello di sicurezza di accesso al documento, nel caso delle fatture elettroniche è un dato che non avrà un suo valore per la messa in conservazione del documento fiscale in quanto questa classe documentale deve essere conservata in chiaro (circolare Agenzia delle Entrate del 19 ottobre 2005 n.45);
  • Identificativo del formato: è un metadato obbligatorio e indica il formato del documento e la versione del software utilizzato per la creazione del documento stesso;
  • Verifica: è un metadato obbligatorio e permette di fare un check di controllo (firmato digitalmente, sigillato elettronicamente, marcatura temporale, conformità copie);
  • Identificativo del documento primario: è un metadato obbligatorio e fornisce un identificativo univoco e persistente del Documento primario (la fattura elettronica trasmessa allo SdI mentre gli allegati, se ce ne sono, sono documenti secondari), i ldato non viene riportato sul documento ma viene attribuito dallo SdI;
  • Nome del documento e/o file: è un metadato obbligatorio ed è semplicemnte la nomenclatura del file (codice paese + identificativo univoco + progressivo univoco del file, e quindi sarà per esempio: ITAAABBB99T99X999W_00001.xml);
  • Versione documento: è un metadato obbligatorio e consente di tracciare nel tempo le diverse versioni che ha assunto il documento informatico, al fine di stabilire un collegamento tra le stesse;
  • Tracciatore modifiche documento: è un metadato obbligatorio e permette di tracciare le operazioni di modifica (annullamento, rettifica, integrazione, annotazione) effettuate sul documento (soggetto autore della modifica, data e ora della modifica, IdDoc);
  • Classificazione: non è un metadato obbligatorio ed è utilizzato per indicare la classificazione del documento secondo il Piano di classificazione, qualora adottato. (indice di classificazione, descrizione, pinao di classificazione);
  • Idnetificativo dell'aggregazione documentale: non è un metadato obbligatorio e può essere utilizzato per riportare l’identificativo univoco delle eventuali aggregazioni documentali informatiche in uso;
  • Tempo di conservazione: non è un metadato obbligatorio ed indica il tempo di conservazione del singolo documento, il valore di norma è 10 (espresso in numero di anni) con il valore 9999 indica una conservazione permanente;
  • Note: non è un metadato obbligatorio e serve per indicare eventuali indicazioni aggiuntive utili ad indicare situazioni particolari.