Solleciti di pagamento

Fattura24 mette a tua disposizione un provider molto efficiente e sicuro per l’invio delle email di promemoria ai tuoi clienti. Tale strumento è molto utile nel caso di invio di un sollecito di pagamento.

Prima di procedere è importante ricordare che per inviare email attraverso Fattura24 devi configurare il tuo indirizzo di posta elettronica.

Vai alla scheda di configurazione dei Contatti per inserire i tuoi dati (Profilo di fatturazione) all’interno di CONFIGURAZIONE.

È possibile configurare la tua email personale, nel caso in cui non volessi utilizzare il servizio di posta elettronica offerto da Fattura24; vai alla configurazione dei servizi SMTP.

Cominciamo dalla schermata principale, la Dashboard.

Dal menu di sinistra clicchiamo su VENDITE e successivamente su Solleciti di pagamento per accedervi.

La sezione presenta diversi strumenti:

• INVIA SOLLECITO: cliccando qui si accede alla scheda di creazione per l’invio del sollecito;
• AGGIORNA: nel caso ti mancasse qualche documento in questa scheda clicca su questa voce per aggiornare la lista sui documenti disponibili all’invio del sollecito;
• Devi incassare 0,00 €: mostra la somma totale dei documenti;
• FILTRI, a seconda del dato inserito puoi cercare uno o più documenti per:
  • Tipo documento:
    • tutti;
    • fatture elettroniche;
    • parcelle su fatture elettroniche;
    • fatture;
    • proforma;
    • ricevute;
  • Solo scaduti: decidere se vedere i documenti scaduti (SI) oppure quelli ancora attivi (No);
  • Nome Cliente: inserire il nome del cliente a cui inviare il sollecito;

Per confermare la scelta dei FILTRI clicca su APPLICA oppure su RIPRISTINA, nel caso decida di tornare alla visualizzazione di default (senza filtri).

Vediamo di seguito la procedura per la creazione di un sollecito di pagamento.

Invio della EMAIL con il sollecito di pagamento

Per poter inoltrare un sollecito dobbiamo selezionare il documento per l’invio.

Facciamo un esempio e clicchiamo su Cliente 01 per accedere alla scheda del cliente.

A questo punto clicchiamo su    per attivare la selezione ; una volta attivata la selezione clicchiamo su INVIA SOLLECITO per accedere alla seguente scheda.

Come potete vedere si è aperta una scheda dove una volta compilati i campi sarà pronta per l’invio.

I campi da compilare sono i seguenti:

• Mittente: puoi inviare l’email usando l’indirizzo del Profilo fatturazione o quello usato per la creazione dell’account (amministratore);
• Destinatario: il sistema propone automaticamente l’indirizzo email della scheda di contatto del cliente;
• In Copia: permette di inserire uno o più destinatari (separati dal punto e virgola) a cui inviare la stessa email
• con a te stesso – con questo voce potete mandarvi una copia del sollecito spedito al cliente sulla vostra cartella di posta (No per non inviarvi nessuna copia oppure Si per inviarvi una copia sulla email di posta inserita a sistema);
• Oggetto: il sistema valorizza questo campo con Sollecito di pagamento, puoi personalizzarlo;
• Numero allegati: per inserire un allegato alla mail dovete sincerarvi che il documento originato sia stato salvato e convertito in PDF;
• Inserisci elenco allegato: acconsentendo all’inserimento deli allegati è possibile inserire nella email dopo la firma un elenco completo di tutti gli allegati che volete spedire al cliente;
• Testo: trovi un testo predefinito e modificabile. Nel testo c”è la funzione scarica documento che consente al cliente, aperta l’email, di visualizzare l’anteprima del PDF della parcella. Automaticamente nella sezione delle tue parcelle elettroniche visualizzi la notifica di lettura.

Allegati al sollecito di pagamento

Cliccando su ALLEGATI si accede alla seguente scheda.

In questa schermata potete decidere quali allegati inoltrare alla email:

• No per non inviare il seguente allegato;
• Si per inviare il seguente allegato;

Cliccando su  e successivamente su Apri nel browser è possibile aprire l’anteprima del documento che si sta allegando in una pagina web del tuo browser predefinito ed utilizzare le funzioni che questo rende disponibili.
 

Finita la configurazione della email, e selezionati gli allegati da inviare, ora è possibile inviarla cliccando su INVIA EMAIL.

Per uscire senza salvare nessuno dei dati inseriti, premi ESCI.