Un passo da fare per una migliore configurazione è di inserire le anagrafiche dei clienti e/o fornitori, anche per i dipendenti, nella Rubrica di V3.

I contatti che avrai generato saranno a tua disposizione al momento della creazione dei documenti di vendita e di acquisto e verranno agganciati automaticamente all’interno dei documenti in questione.

Dalla schermata principale.

Andiamo nel menu di destra e clicchiamo sulla sezione Rubrica per accedere alla scheda seguente.

Nella scheda della Rubrica abbiamo diversi set di comandi che svolgono funzioni diverse:

• CREA CONTATTO – inserisci una nuova anagrafica manuale;
• CREA DA VIES – inserisci una nuova anagrafica con la banca dati del VIES (Vat Information Exchange System, il Vat è Value Added Tax cioè la nostra IVA), questa verifica ti permette anche di sapere se la partita IVA inserita è autorizzata ad effettuare operazioni intracomunitarie;
• ALTRO – qui vengono inseriti alte funzioni che possono essere usate sulla rubrica:
  • Esporta in CSV;
  • Esporta in Excel;
  • Esporta in vCard;
  • Bonifica contatti duplici;
  • Elimina selezionati;
  • Aggiorna;
  • Importa da file;
• FILTRO – qui è possibile effettuare la ricerca di un nominativo in rubrica attraverso alcuni parametri come (una volta impostati i filtri confermare la ricerca cliccando su APPLICA oppure per ripristinare la visualizzazione generale cliccare su RIPRISTINA, a seguire l’elenco dei filtri:
  • Denominazione;
  • Codice ID;
  • Partita IVA;
  • Codice fiscale;
  • Codice destinatario;
  • Email;
  • Città;
  • Provincia;
  • Regione;
  • Paese;
  • Tipo di contatto:
    • Cliente;
    • Fornitore;
    • Cliente/Fornitore;
    • Generico;
    • Dipendente;
• Mostra Inattivi;

Creare un nuova anagrafica manualmente

Dalla scheda principale della Rubrica cliccare su CREA CONTATTO per accedere alla seguente scheda.

Ci sono cinque schede da compilare per la creazione di una nuova anagrafica:

• ANAGRAFICA;
• CONTATTI;
• FATTURA;
• BANCA;
• NOTE;

In ANAGRAFICA abbiamo diversi campi da compilare:

• Denominazione – inserire il nome del contatto;
• Attivo – ogni qualvolta che si crea un nuovo contatto questi sono tutti ATTIVI ed il campo è impostato sul SI ciò significa che ogni volta che si andrà a creare un documento, e si desidera agganciarlo ad un contatto in RUBRICA, quelli attivi saranno disponibili per l’aggancio, nel caso si ponesse l’esigenza di non volerlo tra i contatti disponibili per l’aggancio al documento basta impostare il campo su NO;
• Tipo Contatto – permette di definire a chi appartengono i dati che si stanno inserendo e nel caso di una P.IVa definire la sua natura; 
• P.IVA – qui è possibile inserire la partita IVA, una volta inserito il dato è possibile effettuare una verifica cliccando su AZIONI e successivamente su Verifica sul sito dell’AdE oppure se si vuole fare una verifica in ambito europeo cliccare su Cerca nel VIES;
• Codice Fiscale – inserire il codice fiscale del contatto, anche questo dato può essere verificato cliccando su VERIFICA;
• Indirizzo/CAP – inserire l’indirizzo e il codice di avviamento postale, conviene chiedere al cliente se preferisce l0indirizzo della sede operativa o della sede legale;- Cliccando su MAPPA è possibile effettuare la verificare con Google Maps;
• Città/Provincia/Paese –  selezionare dai tre menu a scomparsa la città, la sigla della provincia e la sigla della nazione;

Prima di proseguire con la scheda CONTATTI approfondiamo qui di seguito le funzioni di verifica sia della Partita IVA che del Codice Fiscale.

Come precedentemente scritto, una volta inserita la Partita IVA è possibile effettuare una verifica cliccando su AZIONI e successivamente su Verifica sul sito dell’AdE oppure se si vuole fare una verifica in ambito europeo cliccare su Cerca nel VIES.

Se si clicca su Verifica sul sito dell’AdE si apre la pagina dell’Agenzia delle Entrate.

Può capitare che dia subito errore ma in realtà il motore di ricerca dell’AdE non ha svolto nessuna ricerca in quanto, prima di effettuarla richiede l’inserimento del codice di sicurezza.

Una volta inserito cliccate su INVIA per avere la verifica dei dati.

Nel caso si decida di effettuare una verifica nella banca dati della Commissione Europea è sufficiente cliccare su Cerca nel VIES per accedere alla seguente scheda.

Ora cliccando su AVVIA RICERCA si avvierà l’automatismo della ricerca, se invece non si vuole procedere basta cliccare su ESCI per tornare alla scheda ANAGRAFICA,

Caricati i dati dal server della Commissione Europea verificate la loro correttezza; se corretti cliccate su CONFERMA UTILIZZO DI QUESTI DATI per riportali nella scheda ANAGRAFICA.

Se i dati estrapolati dai server della Comunità Europea non sono corretti è possibile inserirli manualmente cliccando su ESCI per tornare alla scheda ANAGRAFICA.

Per la verifica del Codice Fiscale una volta inserito il dato alfanumerico comparirà il bottone VERIFICA, cliccandoci sopra si aprirà la seguente pagina sul sito dell’AdE.

Può capitare che dia subito errore ma in realtà il motore di ricerca dell’AdE non ha svolto nessuna ricerca in quanto, prima di effettuarla richiede l’inserimento del codice di sicurezza. 

Prima di chiudere questa parentesi  su AZIONI e AZIONI fate attenzione al menu di destra della scheda precedente, tante volte basta selezionare il filtro giusto per fare in modo che funzioni.

Ora procediamo con analizzare la prossima scheda cliccando su CONTATTI per aprirla.

Ci sono i seguenti dati da inserire:

• Riferimento – si intendo il nome di un riferimento fisico al momento che si desidera contattare il cliente e/o fornitore oppure il dipendente; 
• Telefono – il numero telefonico fisso diretto o del centralino aziendale;
• Cellulare – il numero del dispositivo mobile;
• Fax – nel caso in cui ci fosse il dato;
• Sito web;
• Email – qui è possibile inserire più di un indirizzo email separandole con la punteggiatura punto e virgola;
• PEC – l’indirizzo della posta elettronica certifica;

Cliccando su FATTURA si apre la seguente scheda.

 
Ad ogni cliente/fornitore è possibile associare un’aliquota IVA, un metodo di pagamento, un listino.

Nei Conteggi personalizzati, se viene attivata sul SI si possono mettere i dati per il calcolo della Ritenuta d’acconto e al momento in cui si aggancia il contatto al documento in automatico viene inserito il dato della Ritenuta d’acconto impostato in questa scheda.

Caso contrario se Conteggi personalizzati non viene attivata, quindi il campo rimane sul NO, al momento di associare il contatto al documento in lavorazione non verranno considerati i dati della Ritenuta d’acconto.

Nel campo Fatturazione elettronica devono essere inseriti il Codice destinatario se il contatto ne ha uno e il Riferimento Amministrativo che identifica il cedente/prestatore ai fini amministrativo/contabile.

Cliccando su BANCA si accede alla seguente scheda.

Qui bisogna inserire il nome della Banca e l’IBAN nel caso in cui si vogliono salvare le sue coordinate bancarie.

Cliccando su NOTE si apre la seguente scheda.

Ci sono due campi testo:

• Nota documento PDF – il testo qui inserito sarà richiamato al momento che si produrranno documenti digitali ma non elettronici;
• Nota contatto – questo testo non comparirà in nessun documento e sarà solo per uso vostro;

Bene una volta inseriti tutti i dati clicchiamo su SALVA per la loro conferma oppure su nel caso si voglia tornare alla scheda principale della RUBRICA senza salvare i dati appena inseriti cliccare su ESCI.

Crea da VIES

Dalla schermata principale della RUBRICA cliccando su CREA DA VIES si apre la seguente scheda.

Il Vies (VAT Information Exchange System) è un sistema di scambi automatici tra le amministrazioni finanziarie degli Stati membri dell’UE.

Tramite questo servizio potrai verificare la P.IVA di una qualsiasi azienda presente all’interno dell’UE e recuperare i suoi dati societari. Sono escluse le P.IVA dei liberi professionisti.

In questa scheda è importante sapere il paese del contatto e ovviamente la sua partita IVA, inseriti questi due dati si clicca su AVVIA RICERCA sui serve della Commissione Europea. 

Una volta che si hanno i dati della Ragione sociale, Città, Provincia e Indirizzo bisogna cliccare su CONFERMA UTILIZZO DI QUESTI DATI e si aprirà la scheda per l’inserimento di un nuovo contatto.

Nel caso non fossero corretti cliccate su ESCI per tornare indietro e procedere manualmente alla creazione del nuovo contatto.

A questo punto completate i campi con i dati a disposizione e cliccate su SALVA per confermarli oppure su ESCI per tornare alla scheda principale della RUBRICA.

Invio fattura elettronica al cliente

Qui diamo una veloce guida e per ulteriori approfondimenti vi rimandiamo alla sezione del manuale dedicata alla Fatturazione Elettronica.

Prima di attivare la fatturazione elettronica verso il cliente/fornitore torna nella scheda Anagrafica e segni il tipo di contatto: Società di capitali, società di persone, Persona fisica, Pubblica Amministrazione o altro soggetto. Questo passaggio è fondamentale per rendere possibile l’invio.