Rubrica

L’utilizzo della Rubrica, quindi l’inserimento delle anagrafiche clienti e fornitori, è importante perché permette l’associazione della rubrica alle classi documentali.

I contatti che avrai generato saranno a tua disposizione al momento della creazione dei documenti di vendita e di acquisto e verranno agganciati automaticamente all’interno dei documenti in questione.

Cominciamo dalla schermata principale, la Dashboard.

Dal menu di sinistra clicca su RUBRICA per accedervi.

Nella scheda della Rubrica abbiamo diversi set di comandi che svolgono funzioni diverse:

• CREA CONTATTO: inserisci una nuova anagrafica manuale;
• CREA DA VIES: inserisci una nuova anagrafica con la banca dati del VIES (Vat Information Exchange System, il Vat è Value Added Tax cioè la nostra IVA), questa verifica ti permette anche di sapere se la partita IVA inserita è autorizzata ad effettuare operazioni intracomunitarie;
• ALTRO, qui vengono inseriti altre funzioni che possono essere usate sulla rubrica:
  • esporta in:
    • CSV;
    • excel;
    • vCard;
  • bonifica contatti duplici;
  • elimina selezionati;
  • aggiorna;
  • importa da file;
• FILTRO, a seconda del dato inserito puoi cercare uno o più documenti per:
  • Denominazione;
  • Codice ID;
  • Partita IVA;
  • Codice fiscale;
  • Codice destinatario;
  • Email;
  • Città;
  • Provincia;
  • Regione;
  • Paese;
  • Tipo di contatto:
    • Cliente;
    • Fornitore;
    • Cliente/Fornitore;
    • Generico;
    • Dipendente;
  • Mostra Inattivi.

Per confermare la scelta dei FILTRI clicca su APPLICA oppure su RIPRISTINA, nel caso decida di tornare alla visualizzazione di default (senza filtri).

Abbiamo tre modi per aggiungere una nuova anagrafica in rubrica:

• CREA CONTATTO;
• CREA DA VIES;
• ALTRO: successivamente clicca su importa da file.

Ora procediamo a vederli singolarmente.

Crea contatto in rubrica

All’interno della sezione RUBRICA clicca su CREA CONTATTO per aprire la seguente scheda.

Abbiamo sono cinque sotto schede da valorizzare per la creazione di una nuova anagrafica:

1. ANAGRAFICA;
2. CONTATTI;
3. FATTURA;
4. BANCA;
5. NOTE;

1. ANAGRAFICA della rubrica

In ANAGRAFICA abbiamo diversi campi da valorizzare:

• Denominazione: inserire il nome del contatto;
• Attivo: ogni qualvolta che si crea un nuovo contatto questi sono tutti ATTIVI ed il campo è impostato sul SI ciò significa che ogni volta che si andrà a creare un documento, e si desidera agganciarlo ad un contatto in RUBRICA, quelli attivi saranno disponibili per l’aggancio, nel caso si ponesse l’esigenza di non volerlo tra i contatti disponibili per l’aggancio al documento basta impostare il campo su NO;
• Tipo Contatto: permette di definire a chi appartengono i dati che si stanno inserendo e nel caso di una P.IVA definire la sua natura;
• P.IVA: qui è possibile inserire la partita IVA, una volta inserito il dato è possibile effettuare una verifica cliccando su AZIONI e successivamente su Verifica sul sito dell’AdE oppure se si vuole fare una verifica in ambito europeo cliccare su Cerca nel VIES;
• Codice Fiscale. inserire il codice fiscale del contatto, anche questo dato può essere verificato cliccando su VERIFICA;
• Indirizzo/CAP: inserire l’indirizzo e il codice di avviamento postale, consigliamo di chiedere al cliente se preferisce l’indirizzo della sede operativa o della sede legale;- Cliccando su MAPPA è possibile effettuare la verificare con Google Maps;
• Città/Provincia/Paese:  selezionare dai tre menu a scomparsa la città, la sigla della provincia e la sigla della nazione.

Prima di proseguire con la scheda CONTATTI approfondiamo qui di seguito le funzioni di verifica sia della Partita IVA che del Codice Fiscale.

VERIFICA DELLA PARTITA IVA

Come precedentemente scritto, una volta inserita la partita IVA è possibile effettuare una verifica cliccando su AZIONI e successivamente su Verifica sul sito dell’AdE oppure se si vuole fare una verifica in ambito europeo cliccare su Cerca nel VIES.

Clicca su Verifica sul sito dell’AdE per accedervi.

Può capitare che dia subito errore ma in realtà il motore di ricerca dell’AdE non ha svolto nessuna ricerca in quanto, prima di effettuarla richiede l’inserimento del codice di sicurezza.

Una volta inserito cliccate su INVIA per avere la verifica dei dati.

Se decidete di effettuare la verifica nella banca dati della Commissione Europea è sufficiente cliccare su Cerca nel VIES per accedere alla scheda.

Cliccando su AVVIA RICERCA si avvia la ricerca, se invece non si vuole procedere cliccate su ESCI per tornare alla scheda ANAGRAFICA,

Una volta che il sistema ha concluso la ricerca i dati vi verranno proposti come nella scheda seguente.

Verificate la loro correttezza; se corretti cliccate su CONFERMA UTILIZZO DI QUESTI DATI per riportali nella scheda ANAGRAFICA.

Cliccate su ESCI per tornare alla scheda ANAGRAFICA senza inserire nessun dato raccolto.

Se i dati estrapolati dai server della Comunità Europea non sono corretti è possibile inserirli manualmente cliccando su ESCI per tornare alla scheda ANAGRAFICA.

CODICE FISCALE

Per la verifica del Codice Fiscale una volta inserito il dato alfanumerico comparirà il bottone VERIFICA, cliccandoci sopra si aprirà la seguente pagina sul sito dell’AdE.

Può capitare che dia subito errore ma in realtà il motore di ricerca dell’AdE non ha svolto nessuna ricerca in quanto, prima di effettuarla richiede l’inserimento del codice di sicurezza.

Se momentaneamente preferisci salvare solo i dati inseriti nella sotto scheda ANAGRAFICA puoi cliccare su SALVA.

Per uscire senza salvare nessuno dei dati inseriti, premi ESCI.

2. CONTATTI in rubrica

Procediamo con la prossima sotto scheda, clicca su CONTATTI per accedervi.

Ci sono i seguenti dati da inserire:

• Riferimento: si intendo il nome di un riferimento fisico al momento che si desidera contattare il cliente e/o fornitore oppure il dipendente;
• Telefono: il numero telefonico fisso diretto o del centralino aziendale;
• Cellulare: il numero del dispositivo mobile;
• Fax: nel caso in cui ci fosse il dato;
• Sito web: nel caso il cliente e/o fornitore abbia un indirizzo web
• Email: qui è possibile inserire più di un indirizzo email separandole con la punteggiatura punto e virgola;
• PEC: l’indirizzo della posta elettronica certifica.

Se momentaneamente preferisci salvare solo i dati inseriti nella sotto scheda CONTATTI puoi cliccare su SALVA.

Per uscire senza salvare nessuno dei dati inseriti, premi ESCI.

3. FATTURA in rubrica

Clicca su FATTURA per accedervi.

Ad ogni cliente/fornitore è possibile associare un’aliquota IVA,  un metodo di pagamento e un listino.

Valorizzare i tre dati permette di velocizzare la creazione dei documenti in quanto verranno richiamati tutte le volte che verrà associato il contatto, registrato in rubrica, al documento.

Nei Conteggi personalizzati è attivata sul SI si utilizzano i dati per il calcolo della Ritenuta d’acconto.

Nel momento in cui si aggancia il contatto in rubrica al documento vengono inseriti i dati della Ritenuta d’acconto ricavati dalla valorizzazione di questa sotto scheda.

Caso contrario se Conteggi personalizzati non sono attivati, quindi il campo rimane sul NO, al momento di associare il contatto al documento in lavorazione non verranno considerati i dati della Ritenuta d’acconto.

Nel campo Fatturazione elettronica devono essere inseriti il Codice destinatario se il contatto ne ha uno e il Riferimento Amministrativo che identifica il cedente/prestatore ai fini amministrativo/contabile.

Se momentaneamente preferisci salvare solo i dati inseriti nella sotto scheda FATTURA puoi cliccare su SALVA.

Per uscire senza salvare nessuno dei dati inseriti, premi ESCI.

4. BANCA in rubrica

Clicca su BANCA si accervi.

Valorizzate i campi Nome Banca e IBAN per salvare le coordinate bancarie del contatto.

Se momentaneamente preferisci salvare solo i dati inseriti nella sotto scheda BANCA puoi cliccare su SALVA.

Per uscire senza salvare nessuno dei dati inseriti, premi ESCI.

5. NOTE in rubrica

Clicca su NOTE per accedervi.

Ci sono due campi testo:

• Nota documento PDF: il testo qui inserito sarà richiamato al momento che si produrranno documenti digitali ma non elettronici;
• Nota contatto: questo testo non comparirà in nessun documento e sarà solo per uso vostro.

Se momentaneamente preferisci salvare solo i dati inseriti nella sotto scheda NOTE puoi cliccare su SALVA.

Per uscire senza salvare nessuno dei dati inseriti, premi ESCI.

Crea da VIES

Dalla schermata principale della RUBRICA clicca su CREA DA VIES per accedervi.

Il Vies (VAT Information Exchange System) è un sistema di scambi automatici tra le amministrazioni finanziarie degli Stati membri dell’UE.

Tramite questo servizio potrai verificare, con la banca dati dell’UE, il dato della partita IVA e del paese di residenza in tuo possesso e successivamente recuperare gli altri dati societari.

Sono escluse le partite IVA dei liberi professionisti.

Valorizzati i due campi clicca su AVVIA RICERCA.

Se non vuoi procedere premi ESCI per tornare alla sezione RUBRICA.

Una volta che il sistema ha concluso la ricerca i dati verranno proposti come nella scheda seguente.

Verificate la loro correttezza; se corretti clicca su CONFERMA UTILIZZO DI QUESTI DATI per riportali nella scheda ANAGRAFICA.

Nel caso non fossero corretti cliccate su ESCI per tornare indietro e procedere manualmente alla creazione del nuovo contatto.

Importati i dati della ricerca da VIES valorizza tutti campi delle altre sotto schede e successivamente su SALVA per confermarli oppure su ESCI per tornare alla sezione RUBRICA.