Rubrica

Tramite la Rubrica, puoi salvare i dati dei tuoi clienti e dei tuoi fornitori, e richiamarli durante la creazione di un documento.

Dalla schermata principale vai nel menu di sinistra, clicca su RUBRICA per accedere.

La sezione presenta diversi strumenti:

• CREA CONTATTO: puoi creare un nuovo contatto in rubrica;
• CREA DA VIES: permette, una volta inserita la partita IVA del cliente, di recuperarne gli altri dati dalla banca dati europea;
• ALTRO : tramite il quale è possibile:
  • esportare in CSV;
  • esporta in Excel;
  • esporta in vCard;
  • bonificare contatti duplici;
  • eliminare selezionati;
  • aggiornare;
  • importa da File;
• Contatti: 00: mostra la somma totale degli contatti presenti nella rubrica;
• FILTRI : in base al dato inserito puoi cercare uno o più contatti per:
  • Denominazione;
  • Codice ID;
  • Partita IVA;
  • Codice fiscale;
  • Codice destinatario;
  • Email;
  • Città;
  • Provincia;
  • Regione;
  • Paese;
  • Tipo di contatto;
  • Mostra solo contatti Inattivi.

Per confermare la scelta dei FILTRI clicca su APPLICA oppure su RIPRISTINA, per tornare alla visualizzazione di default (senza filtri).

Vediamo di seguito la procedura per aggiungere un contatto in rubrica.

Crea contatto in rubrica

All’interno della sezione RUBRICA clicca su CREA CONTATTO per aprire la scheda seguente.

La scheda di creazione di un contatto è composta da diverse sotto schede:

1. Anagrafica;
2. Contatti;
3. Fattura;
4. Banca;
5. Note.

Analizziamole di seguito.

1. Anagrafica

La sotto scheda ANAGRAFICA permette di impostare i dati anagrafici del tuo contatto:

• Denominazione: indicare il nome del contatto:
• Attivo: ogni contatto in rubrica è caratterizzato da uno stato di ‘attivazione’. Quando disattivi un contatto, questo rimane in rubrica ma non ti verrà più proposto per creare nuovi documenti;
• Tipo Contatto;: indicare se sia:
  • cliente;
  • fornitore;
  • generico;
  • cliente e fornitore;
  • dipendente:
• P.IVA: inserisci la partita IVA del cliente e, puoi controllarne la correttezza usando il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate e/o del VIES;
• Codice Fiscale: inserisci il codice fiscale del cliente e, puoi controllarne la correttezza usando il servizio dell’Agenzia delle Entrate e/o del VIES;
• Indirizzo/CAP: puoi visualizzare l’indirizzo su Google Maps;
• Città/Provincia/Paese.

Se preferisci salvare i dati inseriti nel documento, clicca su SALVA, per uscire premi ESCI.

Per uscire senza salvare i dati inseriti, premi ESCI.

Prima di proseguire con la scheda CONTATTI approfondiamo le funzioni di verifica sia della Partita IVA che del Codice Fiscale.

VERIFICA DELLA PARTITA IVA

Inserita la partita IVA nell’apposito campo, sarà possibile verificarne la correttezza cliccando sul pulsante AZIONI e, successivamente, su:

• Verifica sul sito dell’AdE;
• Cerca nel VIES.

Clicca su Verifica sul sito dell’AdE, accedi al portale dell’Agenzia delle Entrate e verifica la partita IVA.

In alternativa, clicca su Cerca nel VIES per verificare la partita IVA con la banca dati della Commissione Europea.

VERIFICA DEL CODICE FISCALE

Inserisci il Codice Fiscale, clicca su VERIFICA; verrai reindirizzato al sito dell’Agenzia delle Entrate, per procedere alla verifica del dato: clicca qui.

2. Contatti

La sotto scheda CONTATTI permette di impostare i riferimenti utili per contattare la partita IVA o il dipendente.

Al suo interno trovi i seguenti campi:

• Riferimento: inserire il nome e il cognome;
• Telefono: il numero telefonico fisso diretto o del centralino aziendale;
• Cellulare: il numero del dispositivo mobile;
• Fax: nel caso in cui ci fosse il dato;
• Sito web: nel caso il cliente e/o fornitore abbia un indirizzo web;
• Email: qui è possibile inserire più di un indirizzo email separandoli fra loro con la punteggiatura punto e virgola;
• PEC: l’indirizzo della posta elettronica certifica.

Se preferisci salvare i dati inseriti nel documento, clicca su SALVA, per uscire premi ESCI.

Per uscire senza salvare i dati inseriti, premi ESCI.

3. Fattura

La sotto scheda FATTURA permette di inserire i dati fiscali necessari all’emissioni di documenti.

In ogni contatto, puoi inserire i dati relativi all’aliquota IVA, ad un metodo di pagamento e ad un listino.

I dati inseriti nei tre campi, ti permettono di accelerare la creazione di un documento, perché richiamati in modo automatico, in quanto associati al contatto in rubrica.

Nella sotto sezione Conteggi personalizzati imposta il campo Azioni sul SI e utilizzi i dati registrati nella sotto scheda Ritenuta d’acconto.

I dati registrati in Ritenuta d’acconto confluiscono automaticamente nel documento nel momento in cui, questo, viene agganciato al contatto in rubrica.

Se, al contrario, nella sotto sezione Conteggi personalizzati imposti il campo Azioni sul NO i dati, registrati nella sotto scheda Ritenuta d’acconto, non possono confluire nel documento agganciato al contatto in Rubrica.

Nel campo Fatturazione elettronica, devi inserire il Codice destinatario (se il contatto ne ha uno) e il Riferimento Amministrativo che identifica il cedente/prestatore ai fini amministrativo/contabile.

Se preferisci salvare i dati inseriti nel documento, clicca su SALVA, per uscire premi ESCI.

Per uscire senza salvare i dati inseriti, premi ESCI.

4. Banca

La sotto scheda BANCA permette di registrare le coordinate bancarie del contatto.

Completa i campi Nome Banca e IBAN per avere le coordinate bancarie del contatto.

Se preferisci salvare i dati inseriti nel documento, clicca su SALVA, per uscire premi ESCI.

Per uscire senza salvare i dati inseriti, premi ESCI.

5. Note

Nella sotto scheda NOTE puoi inserire un appunto.

Ci sono due campi da completare:

• Nota documento PDF: il testo qui inserito sarà richiamato nel momento in cui produrrai documenti digitali ma non elettronici;
• Nota contatto: questo testo non comparirà in nessun documento, sarà solo per uso personale.

Se preferisci salvare i dati inseriti nel documento, clicca su SALVA, per uscire premi ESCI.

Per uscire senza salvare i dati inseriti, premi ESCI.

Crea da VIES

Dalla schermata principale della RUBRICA clicca su CREA DA VIES per accedere alla seguente scheda.

Il VIES (VAT Information Exchange System) è un sistema di scambi automatici tra le amministrazioni finanziarie degli Stati membri dell’UE.

Tramite questo servizio, puoi verificare, con la banca dati dell’Unione Europea, la partita IVA e il paese di residenza in tuo possesso e, successivamente, recuperare gli altri dati societari.

Le partite IVA dei liberi professionisti sono escluse.

Completati i due campi, clicca su AVVIA RICERCA.

Se non vuoi procedere, premi ESCI per tornare alla sezione RUBRICA.

Appena conclusa la ricerca dal sistema i dati verranno proposti come nella scheda Ricerca Tramite VIES.

Verifica la loro correttezza e, se corretti, clicca su CONFERMA UTILIZZO DI QUESTI DATI per inserirli automaticamente nella scheda ANAGRAFICA.

Nel caso non fossero corretti, clicca su ESCI per tornare indietro procedi, manualmente, alla creazione del nuovo contatto.

Importati i dati della ricerca da VIES completa tutti campi delle altre sotto schede e, successivamente, clicca su SALVA, per uscire premi ESCI.

Per uscire senza salvare i dati inseriti, premi ESCI.

Altri avvisi e funzioni

In tutte le sezioni sono disponibili ulteriori funzioni molto utili per gestire i vari documenti.

La tabella, come tutte quelle presenti in Fattura24, è personalizzabile; tramite l’icona in basso a sinistra , è possibile decidere quali colonne nascondere e quali mantenere visibili.