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Documento di acquisto senza obblighi legali

Manuale di Fattura24

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I proforma per acquisti sono dei documenti assimilabili alla fatturazione senza valore fiscale, si emettono prima di ricevere la fattura quindi al momento di effettuare il pagamento.

 

ATTENZIONE: ricordiamo che per poter inserire i dati della fornitore in automatico nella bozze la prima operazione da fare è quella di creare, all’interno della RUBRICA, l’anagrafica del fornitore/cliente.

 

Qui di seguito vedremo come registrare manualmente la proforma di acquisto in formato digitale non elettronico.

 

Cominciamo dalla schermata principale, la Dashboard.

 

Manuale V3 by Fattura24

 

Andiamo nel menu di sinistra e clicchiamo su ACQUISTI e successivamente su Proforma per accedervi.

 

Proforma di acquisto in V3 by Fattura24

 

La sezione presenta diversi strumenti:

  • NUOVO: per creare una fattura d’acquisto;
  • ALTRO, permette di esportare e/o impostare:
    • in ZIP;
    • in excel;
    • linee documento in excel;
    • scarica file SEPA;
    • imposta documenti su fatturato;
    • riprotocolla;
    • elimina selezionati;
    • aggiorna;
  • totale 0,00 €: mostra la somma totale dei documenti;
  • FILTRI: a seconda del dato inserito puoi cercare uno o più documenti per:
    • Fornitore;
    • Numero;
    • Oggetto;
    • Fatturate (decidere se ricercare tra i documenti fatturati SI o tra quelli non ancora fatturati NO);
    • PDC/Centro di ricavo;
    • Ricerca per l’icona stella , , , , tramite la quale, una volta dato un valore d’importanza ai documenti per colore, puoi richiamarli;
    • Tipo ricerca per data: è possibile decidere se ricercare i documenti ricevuti per Data protocollo oppure per Data documento;
  • 01 GEN 2021 – 31 DIC 2021, imposta il periodo di emissione per:
    • anno;
    • trimestre;
    • personalizzato.

 

Per confermare la scelta dei FILTRI clicca su APPLICA oppure su RIPRISTINA, nel caso decida di tornare alla visualizzazione di default (senza filtri).

 

Vediamo di seguito la procedura per la creazione di una proforma.

 

Creare un documento proforma d’acquisto

All’interno della sezione Proforma clicca su NUOVO per aprire la seguente scheda.

 

Proforma di acquisto in V3 by Fattura24

 

La scheda di creazione del documento è composta da diverse sotto schede:

  1. Dati;
  2. Note;
  3. Pagamenti;
  4. Allegati;
  5. Email.

 

Analizziamole di seguito procedendo per step.

 

1. DATI della proforma d’acquisto

È la prima sotto scheda che consente di valorizzare i dati del fornitore e del prodotto/servizio:

  • Numero: numero di sezionale progressivo (clicca qui);
  • Fornitore, inserisci il nome o la ragione sociale oppure, tramite AZIONI, puoi effettuare altre operazioni: 
    • Crea nuovo contatto in rubrica: permette di creare un nuovo contatto e, al salvataggio del documento, aggiungerlo in RUBRICA;
    • Ricerca avanzata in rubrica: consente di richiamarlo dalla rubrica;
    • Cerca nel VIES: permette, una volta inserita la partita IVA, di recuperare gli altri dati del cliente dalla banca dati europea;
  • Numero protocollo: inserire un numero progressivo, unico da assegnare al momento della registrazione del documento ricevuto, consigliamo di inserire il numero del sezionale del documento ricevuto;
  • Indirizzo: riferito al cliente;
  • Comune: riferito al cliente;
  • Provincia: riferita alla città cliente;
  • Nazione: riferito al paese di residenza del cliente;
  • Data: documento (generalmente è la data di effettuazione dell’operazione);
  • Competenza: si riferisce al periodo di competenza del documento;
  • P.IVA, inserisci la partita IVA del cliente oppure, tramite AZIONI, puoi effettuare altre operazioni tra cui:
    • verifica sul sito dell’AdE;
    • cerca nel VIES;
  • C.F.: inserisci il codice fiscale del fornitore e, tramite VERIFICA, puoi controllare che sia corretto tramite il sito dell’Agenzia delle Entrate;
  • Esigibilità IVA, tramite questa sezione puoi scegliere:
    • Immediata;
    • Differita;
    • Split Payment;
    • Non indicata;
  • Causale: inserisci un oggetto o/e natura dell’operazione.

 

PRESTAZIONI o BENI/SERVIZI

Per definire le informazioni relative al servizio puoi valorizzare i seguenti campi:

  • Importo netto: inserisci l’importo unitario al netto dell’IVA;
  • Q.tà: definisci la quantità;
  • U.M.: indicare l’unità di misura di riferimento alla quantità;
  • Sconto: all’importo unitario puoi applicare una percentuale di sconto (opzionale);
  • IVA: trovi disponibili diverse aliquote IVA di sistema e personalizzate se le hai preventivamente create;
  • Totale linea n.1: indica il totale della singola linea comprensiva delle quantità ed eventuale sconto;
  • cliccando qui è possibile usare le seguenti funzioni:
  • Codice: è un campo di ricerca collegato alla sezione PRODOTTI E SERVIZI, inserito il codice del prodotto il sistema ti permetterà di selezionarlo e agganciarlo;
  • Prodotto: è un campo di ricerca sempre collegato alla sezione PRODOTTI E SERVIZI, inserito il nome del prodotto il sistema ti permetterà di selezionarlo e agganciarlo.
  • Centro di ricavo: inserire un centro di ricavo;

 

Cliccando qui è possibile usare le seguenti funzioni:

  • calcolo netto: tramite la quale inserendo l’importo lordo il sistema ti calcola il netto;
  • duplica linea: ti consente rapidamente di duplicare una linea (bene/servizio).

 

Con + AGGIUNGI BENE/SERVIZIO puoi aggiungere una nuova linea (prodotto/servizio), questo farà si che il sottomenu presente all’interno di si amplierà delle seguente funzioni:

  • Porta in cima: tramite la quale sposti l’ordinamento dei beni/servizi;
  • Inverti con riga precedente: ti permette di spostare l’ordine delle singole linee;
  • Duplica linea: ti consente di farne un duplicato;
  • Cancella linea: puoi eliminarla.

 

Cliccando su ALTRO hai accesso ad ulteriori funzionalità tra cui:

  • Aggiungere linee da lista PRODOTTI E SERVIZI;
  • Aggiungere linee da file excel;
  • Aggiungi linea da importo lordo;
  • Aggiungi linea bollo a carico del cliente;
  • Valuta e tasso di cambio.

 

RIEPILOGO CONTEGGI

In questa sotto sezione il sistema raggruppa i totali delle singole linee (prestazioni o beni/servizi) per un totale:

  • competenze: il valore deriva dalla sommatoria dei beni/servizi presenti in elenco;
  • IVA: il valore totale è determinato dalla somma dell’imposta applicata sulla singola linea;
  • lordo: indica la somma tra Totale competenze e Totale IVA;
  • da pagare: indica l’importo totale che il cliente deve pagare.

 

Cliccando su Mostra tutti i campi vengono visualizzati i campi di personalizzazione che possono influire sulla determinazione del Totale da pagare:

  • Ritenuta d’acconto;
  • Ritenuta previdenziale;
  • Arrotondamento.

 

Cliccando su Aggiorna i conteggi il sistema aggiorna i conteggi sulla base di eventuali modifiche fatte nella sezione Prestazioni o Beni/Servizi o nella la sezione di RIEPILOGO CONTEGGI.

 

Se preferisci salvare i dati inseriti della fattura d’acquisto puoi cliccare su SALVA, per uscire senza salvare nessuno dei dati inseriti, premi ESCI.

 

2. NOTE della proforma d’acquisto

Una volta compilati i campi nella sotto  scheda DATI, possiamo inserire nella sotto scheda NOTE un appunto interno che accompagna la proforma di acquisto.

 

Clicca su NOTE per accedervi.

 

Proforma di acquisto in V3 by Fattura24

 

Come da disposizioni dell’Agenzia delle Entrate i dati presenti in questo campo non saranno inseriti nel documento XML, che verrà spedito allo SdI.

 

Se preferisci salvare i dati inseriti della fattura d’acquisto puoi cliccare su SALVA, per uscire senza salvare nessuno dei dati inseriti, premi ESCI.

 

3. PAGAMENTI da inserire nella proforma d’acquisto

La sotto scheda PAGAMENTI permette di selezionare la modalità di pagamento e definire le rate di pagamento.

 

Clicca su PAGAMENTI per accedervi.

 

Proforma di acquisto in V3 by Fattura24

 

Al suo interno ci sono i seguenti campi devi impostare Stato documento che permette di gestire il documento come NON SALDATO o SALDATO.

 

RATE di PAGAMENTO

In questa sezione della sotto scheda PAGAMENTI puoi impostare l’arco temporale delle rate di pagamento.

 

Tramite + AGGIUNGI RATA SINGOLA crei una la singola rata oppure tramite + AGGIUNGI RATE MULTIPLE, imposti degli archi temporali predefiniti:

  • + 30/60/90 giorni;
  • +30/60/90/120 giorni.

 

In qualsiasi momento puoi aprire la singola rata per modificare la data di scadenza, inserire la data di saldo o scegliere il conto.

 

Ti ricordo che i dati di pagamento valorizzano automaticamente la Prima Nota.

 

Se preferisci salvare i dati inseriti della fattura d’acquisto puoi cliccare su SALVA, per uscire senza salvare nessuno dei dati inseriti, premi ESCI.

 

4. ALLEGATI alla proforma d’acquisto

La sotto scheda Allegati riporta l’elenco completo dei file allegati al documento (xml, xml.p7m, pdf o diverso formato).

 

Clicca su ALLEGATI per accedervi.

 

Proforma di acquisto in V3 by Fattura24

 

Utilizzando la funzionalità TRASCINA O CLICCA QUI PER IMPORTARE UN FILE è possibile aggiungere altri allegati all’interno del documento trascinandoli dal desktop o caricandoli dal tuo device.

 

Una volta generato il PDF del documento tramite AZIONI o caricati altri allegati, appariranno i seguenti simboli al fianco di ogni uno:

  • la consente di scaricare il documento;
  • la permette di stampare il documento;
  • con puoi accedere ai seguenti comandi:
    • Apri nel browser: puoi vedere l’anteprima dell’allegato all’interno di una pagina web del tuo browser predefinito ed utilizzare le funzioni che questo rende disponibili;
    • Elimina: elimini l’allegato;
    • Rinomina all.to: rinomini l’allegato, in questo caso ti invitiamo sempre a prestare attenzione.

 

Se preferisci salvare i dati inseriti della fattura d’acquisto puoi cliccare su SALVA, per uscire senza salvare nessuno dei dati inseriti, premi ESCI.

 

5. EMAIL per spedire la copia di cortesia della proforma d’acquisto

In questa sotto scheda puoi spedire, via email, i tuoi documenti tramite Fattura24, senza dover utilizzare il tuo provider di posta.

 

Ci sono due vantaggi nell’utilizzare questo servizio; il primo è il monitoraggio in tempo reale (, , ) delle email inviate e di sapere se il tuo cliente ha aperto il documento in allegato, così non avrai più dubbi sull’effettiva ricezione dell’email.

 

Il secondo è massimizzare la deliverability delle tue email utilizzando il nostro server SMPT per l’invio oppure, se preferisci, utilizzando il tuo server di posta che puoi attivare e configurare nella sezione SMTP in APP e Servizi esterni.

 

Cliccando su EMAIL accedi alla seguente scheda.

 

Proforma di acquisto in V3 by Fattura24

 

Ci sono diversi campi da impostare:

  • Mittente: puoi inviare l’email usando l’indirizzo del Profilo fatturazione o quello usato per la creazione dell’account (amministratore);
  • Destinatario: il sistema propone automaticamente l’indirizzo email della scheda di contatto del cliente;
  • In Copia: permette di inserire uno o più destinatari (separati dal punto e virgola) a cui inviare la stessa email;
  • Metti in “Copia Nascosta”: impostando questo campo su SI riceverai copia della email inviata al cliente;
  • Spunta i file che vuoi allegare questa email: qui vengono elencati tutti gli allegati presenti nella sotto scheda ALLEGATI, se vuoi inviarli (tutti, una parte o solo uno) clicca su    per attivare la selezione , l’invio è opzionale;
  • Modello: ti permette di scegliere il modello email, puoi personalizzarlo preventivamente tramite l’Editor email presente nella sezione Modelli in CONFIGURAZIONE;
  • Oggetto: il sistema valorizza questo campo con il nome, il sezionale e la data del documento; puoi personalizzarlo;
  • Testo: in questo campo avete i comandi per un editor di base comuni a tutti i software di scrittura online e offline.

 

Completata la configurazione della scheda EMAIL puoi spedirla cliccando su INVIA EMAIL.

 

Come personalizzare l’email

Tramite la funzione OPZIONI hai a disposizione le seguenti opzioni:

  • Salva come nuovo modello: modificato il testo di default o creato un testo nuovo, puoi salvarlo come modello per averlo disponibile in futuro;
  • Copia testo da altra email: puoi copiare il testo da un email inviata in passato, il sistema mette a disposizione l’elenco delle email inviate.

 

Ti ricordo che se usi la funzione Salva come nuovo modello puoi modificarlo e/o cancellarlo nella scheda Editor Email presente nella sezione Modelli in CONFIGURAZIONE.

 

Finita la configurazione della email ora è possibile inviarla cliccando su INVIA EMAIL.

 

Se preferisci salvare i dati inseriti della fattura d’acquisto puoi cliccare su SALVA, per uscire senza salvare nessuno dei dati inseriti, premi ESCI.

 

Altri avvisi e funzioni

In tutte le classi documentali sono disponibili ulteriori funzioni che non trovano una collocazione, ma che sono molto utili nella gestione dei documenti creati.

 

Cliccando su    puoi selezionare () i documenti che preferisci per effettuare delle operazioni di gruppo.

 

Selezionati i documenti clicca su CREA DA per creare un/a:

  • copia:
  • fattura;
  • nuovo documento;

 

Come dicevamo all’inizio la , , , , ti permette di dare un valore d’importanza ai documenti per colore, in questo modo a prima vista evidenzi i documenti in maniera diversa rispetto ad altri.

 

Tramite i FILTRI puoi cercare i documenti che hanno la stella dello stesso colore.

 

La ti aiuta a capire se:

  • : non è stato spedito via email;
  • : è stato spedito via email;
  • : è stato visualizzato in anteprima.

 

Al fianco destro di ogni documento, cliccando su , puoi accedere ai seguenti comandi:

  • Scarica allegati: scarichi tutti gli allegati presenti nella nota di credito in una cartella;
  • Estratto conto: accedi all’estratto conto, dove trovi disponibili tutti i documenti ed i pagamenti a questi associati;
  • Elimina: cancelli il documento;
  • Sposta in bozze.

 

Scegli cosa vuoi vedere nella tabella

Cliccando su è possibile personalizzare la sezione contenente le proforma d’acquisto, nella quale puoi stabilire il numero di righe che desideri vedere in elenco, 30, 50 o 100 e le colonne visibili o non visibili:

  • ID documento;
  • Numero;
  • Codice;
  • Data;
  • Nome prodotto;
  • Periodo;
  • Scadenza;
  • Cliente e molto altro.

 

Una volta deciso se la colonna deve essere VISIBILE o NASCOSTO e successivamente clicca su APPLICA per la conferma.