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In questa pagina spieghiamo come creare e allegare un documento in PDF per l’invio email al cliente.

 

Prima di procedere con un esempio pratico su una classe documentale, tipo una fattura elettronica, ricordiamo che la seguente procedura è applicabile alle seguenti classi documentali presenti nel menu VENDITE:

  • fattura elettronica;
  • parcella elettronica;
  • nota di credito elettronica;
  • ordini;
  • DDT;
  • proforma;
  • fatture;
  • ricevute;
  • note di credito;
  • rapportini.

 

Ora procediamo con l’esempio pratico svolto con una fattura elettronica.

 

I passaggi che analizzeremo sono i seguenti:

  • invio di un singolo documento:
    1. creare una fattura elettronica;
    2. creare un documento, in questo caso di cortesia, in PDF;
    3. allegare il PDF alla email ed inviarla;
  • invio massivo dei documenti via email.

 

Invio di un singolo documento PDF via email

In questo passaggio vi spiegheremo la facilità con la quale Fattura24 vi permette di creare un documento di cortesia in PDF ed allegarlo alla email del cliente per procedere al suo invio.

 

Questa fase si suddivide nei seguenti tre passaggi:

  1. creare una fattura elettronica;
  2. creare un documento, in questo caso di cortesia, in PDF;
  3. allegare il documento alla email ed inviarla.

 

1. Creare una fattura elettronica

Prima di procedere con la creazione del PDF dobbiamo creare una fattura elettronica.

 

Cominciamo dalla schermata principale, la Dashboard.

 

Manuale V3 by Fattura24

 

Dal menu di sinistra clicca su VENDITE e successivamente su Fatture Elettroniche per accedervi.

 

Fatture elettroniche in V3 by Fattura24

 

Per approfondire meglio la gestione di questa e delle altre sezioni vi consigliamo di andare alle rispettive pagine del manuale.

 

ATTENZIONE: ricordiamo che per poter creare una fattura elettronica la prima operazione da fare è quella di inserire all’interno del Profilo fatturazione presente nel menu CONFIGURAZIONE, i dati principali necessari alla creazione della fattura.

 

All’interno della sezione Fatture elettroniche clicca su NUOVO per aprire la seguente scheda.

 

Fatture elettroniche in V3 by Fattura24

 

La scheda di creazione del documento è composta da diverse sotto schede:

  1. Dati;
  2. Note;
  3. Pagamenti;
  4. Allegati;
  5. Email.

 

Per approfondimenti sulla creazione di una fattura elettronica vai alla pagina dedicata del manuale: clicca qui.

 

Valorizzati tutti i campi delle sotto schede sopra citate cliccate su SALVA.

 

2. Creare un documento di cortesia in PDF per l’invio

Ricordiamo che per lo SdI i campi presenti nella sotto scheda DATI sono gli unici che hanno valore per la generazione di una fattura elettronica. Procediamo con la creazione del PDF.

 

Nel passaggio precedente abbiamo utilizzato direttamente la funzione SALVA ora utilizziamo la funzione AZIONI .

 

Cliccando su AZIONI accediamo al seguente sotto elenco:

  • Salva e genera PDF;
  • Verifica XML
  • Mostra anteprima XML;
  • Mostra anteprima PDF;
  • Estrai XML non firmato;
  • Invia a SdI.

 

SALVA E GENERA PDF

Cliccando su Salva e genera PDF si salva tutta la valorizzazione fatta nei campi delle sotto schede del documento e contestualmente si genera un PDF, in questo caso un PDF di cortesia.

 

Il documento di cortesia generato sarà visionabile all’interno della sotto scheda ALLEGATI.

 

Tramite la funzionalità TRASCINA O CLICCA QUI PER IMPORTARE UN FILE ed eventualmente allegarli alla email da inviare al cliente.

 

PDF per invio email in V3 by Fattura24

 

In questo esempio abbiamo generato Fattura elettronica 14-2021-FE – TEST per invio email.pdf.

 

Sulla linea dell’allegato sono presenti i seguenti strumenti:

  • la consente di scaricare il documento;
  • la permette di stampare il documento;
  • con puoi accedere ai seguenti comandi:
    • Apri nel browser: puoi vedere l’anteprima dell’allegato all’interno di una pagina web del tuo browser predefinito ed utilizzare le funzioni che questo rende disponibili;
    • Elimina: elimini l’allegato;
    • Rinomina all.to: rinomini l’allegato, in questo caso ti invitiamo sempre a prestare attenzione.

 

Differenze tra SALVA E GENERA PDF e SALVA

La differenza tra le due funzioni sta nel generare il PDF contemporaneamente al salvataggio.

 

Utilizzare Salva e genera PDF all’interno di AZIONI , ha la sua praticità funzionale nel momento in cui il documento, che si sta creando, abbia tutti i campi delle sotto schede valorizzati e che quindi è pronto all’invio al cliente.

 

Utilizzando semplicemente la funzione SALVA si sta memorizzando in Fattura24 solo il documento senza generare il PDF.

 

3. Allegare il PDF alla email ed inviarla al cliente

Cliccando su EMAIL accedi alla seguente sotto scheda.

 

PDF per invio email in V3 by Fattura24

 

Ci sono diversi campi da impostare e per allegare il documento in PDF appena generato devi andare nella sezione Spunta i file che vuoi allegare questa email dove vengono elencati tutti gli allegati presenti nella sotto scheda ALLEGATI (generati e/o caricati).

 

Per inviarli (tutti, una parte o solo uno) clicca su    per attivare la selezione dei documenti da allegare.

 

Valorizzati gli altri campi clicchiamo su INVIA EMAIL per chiudere il processo ed inviare la mail al cliente.

 

Invio massivo dei documenti via email

In questa parte della guida spieghiamo come inviare massivamente più di un documento via email ad uno o più cliente.

 

Per procedere abbiamo creato, precedentemente, due fatture elettroniche:

  • Franco Modigliani;
  • Luca Pacioli.

 

PDF per invio email in V3 by Fattura24

 

Cliccando su    puoi selezionare () i documenti che preferisci per effettuare delle operazioni di gruppo.

 

Selezionati i documenti da inviare cliccate su ALTRO e successivamente su Invia Email (da selezione) per procedere con l’invio massivo dei documenti selezionati.

 

Consigliamo di fare un estrazione dei documenti per Cliente tramite i FILTRI.

 

In questo modo verranno visualizzati solo i documenti utili all’invio per quel cliente, il rischio di non usare i filtri è di inviare un documento che non deve essere inviato. 

 

ATTENZIONE: se nell’anagrafica del cliente presente in RUBRICA manca l’indirizzo email il documento non verrà inviato con la procedura dell’invio massivo.