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Nota di credito elettronica

Come creare il documento di storno

Manuale di Fattura24

Nota di credito elettronica

Come creare il documento di storno

Manuale di Fattura24

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La nota di credito elettronica è quello strumento fiscale che comunica all’Agenzia delle Entrate l’esistenza di uno storno causato da diversi fattori su di una fattura già emessa al nostro cliente. 

 

ATTENZIONE: ricordiamo che per poter creare una nota di credito elettronica la prima operazione da fare è quella di inserire all’interno del Profilo fatturazione presente in CONFIGURAZIONE, i dati principali necessari alla creazione della nota di credito.

 

Cominciamo dalla schermata principale, la Dashboard.

 

Manuale V3 by Fattura24

 

Dal menu di sinistra clicchiamo su VENDITE e successivamente su Note di Credito elettroniche per accedervi.

 

Nota di credito elettronica in V3 by Fattura24

 

La scheda presenta diversi strumenti:

  • NUOVO: per creare una nota di credito elettronica;
  • ALTRO, permette di esportare e/o impostare:
    • XML in ZIP;
    • ZIP;
    • lista in excel;
    • linee documento in excel;
    • GIS Ranocchi;
    • Profis di Sistemi;
    • B-Point;
    • Team System;
    • spesometro;
    • importa documenti;
    • invia da SdI (da selezione)
    • imposta documenti selezionati su pagato;
    • elimina selezionati;
    • aggiorna;
  • totale 0,00 €: mostra la somma totale dei documenti;
  • FILTRI, a seconda del dato inserito puoi cercare uno o più documenti per:
    • Cliente;
    • Numero;
    • Causale;
    • Cod. destinatario (esatto);
    • Stato:
      • Non pagate;
      • Pagate;
      • Da inviare;
      • Inviate a SdI;
      • Inviate-MC;
      • Consegnate/accettate;
      • Scartate;
    • PDC/Centro di ricavo;
    • Mod. pagamento;
    • Ricerca per l’icona stella , , , , tramite la quale, una volta dato un valore d’importanza ai documenti per colore, puoi richiamarli;
  • 01 GEN 2021 – 31 DIC 2021, imposta il periodo di emissione per:
    • anno;
    • trimestre;
    • personalizzato.

 

Per confermare la scelta dei FILTRI clicca su APPLICA oppure su RIPRISTINA, nel caso decida di tornare alla visualizzazione di default (senza filtri).

 

Vediamo di seguito la procedura per la creazione di una nota di credito elettronica.

 

ATTENZIONE: devi attivare la funzione di invio SdI presente in App e Servizi esterni perché il servizio di invio sia attivo/operativo per la trasmissione allo SdI, 

 

Creare una nota di credito elettronica

All’interno della sezione Note di credito elettroniche clicca su NUOVO per aprire la seguente scheda.

 

Nota di credito elettronica in V3 by Fattura24

 

La scheda di creazione del documento è composta da diverse sotto schede:

  1. Dati;
  2. Note;
  3. Pagamenti;
  4. Allegati;
  5. Email.

 

Analizziamole di seguito procedendo per step.

 

1. DATI della nota di credito elettronica

È la prima sotto scheda che consente di valorizzare i dati del cliente e del prodotto e o servizio:

  • Numero: numero di sezionale progressivo (clicca qui);
  • Cliente, inserisci il nome o la ragione sociale oppure, tramite AZIONI, puoi effettuare altre operazioni: 
    • Crea nuovo contatto in rubrica: permette di creare un nuovo contatto e, al salvataggio del documento, aggiungerlo in RUBRICA;
    • Ricerca avanzata in rubrica: consente di richiamarlo dalla rubrica;
    • Cerca nel VIES: permette, una volta inserita la partita IVA, di recuperare gli altri dati del cliente dalla banca dati europea;
  • Tipo doc, rappresenta il codice identificativo del documento elettronico stabilito dall’Agenzia delle Entrate; in Fattura24 è disponibile:
    • TD04: nota di credito;
  • Indirizzo: riferito al cliente;
  • Comune: riferito al cliente;
  • Provincia: riferita alla città cliente;
  • Nazione: riferito al paese di residenza del cliente;
  • Data: documento (generalmente è la data di effettuazione dell’operazione);
  • Competenza: si riferisce al periodo di competenza del documento;
  • P.IVA, inserisci la partita IVA del cliente oppure, tramite AZIONI, puoi effettuare altre operazioni tra cui:
    • verifica sul sito dell’AdE;
    • cerca nel VIES;
  • C.F.: inserisci il codice fiscale del cliente e, tramite VERIFICA, puoi controllare che sia corretto tramite il sito dell’Agenzia delle Entrate;
  • Esigibilità IVA, tramite questa sezione puoi scegliere:
    • Immediata;
    • Differita;
    • Split Payment;
    • Non indicata;
  • Indirizzo SdI: inserisci l’indirizzo telematico (codice destinatario di ricezione) del cliente;
  • PEC: inserisci l’indirizzo di posta certificata (opzionale);
  • Bollo, puoi decidere se utilizzarlo oppure no scegliendo tra:
    • Non presente;
    • Virtuale;
  • Causale: inserisci un oggetto o/e natura dell’operazione. 

 

PRESTAZIONI o BENI/SERVIZI

Per definire le informazioni relative al servizio puoi valorizzare i seguenti campi:

  • Importo netto: inserisci l’importo unitario al netto dell’IVA;
  • Q.tà: definisci la quantità;
  • U.M.: indicare l’unità di misura di riferimento alla quantità;
  • Sconto: all’importo unitario puoi applicare una percentuale di sconto (opzionale);
  • IVA: trovi disponibili diverse aliquote IVA di sistema e personalizzate se le hai preventivamente create;
  • Totale linea n.1: indica il totale della singola linea comprensiva delle quantità ed eventuale sconto;
  • cliccando qui è possibile usare le seguenti funzioni:
  • Codice: è un campo di ricerca collegato alla sezione PRODOTTI E SERVIZI, inserito il codice del prodotto il sistema ti permetterà di selezionarlo e agganciarlo;
  • Prodotto: è un campo di ricerca sempre collegato alla sezione PRODOTTI E SERVIZI, inserito il nome del prodotto il sistema ti permetterà di selezionarlo e agganciarlo.
  • Centro di ricavo: inserire un centro di ricavo;

 

Cliccando qui è possibile usare le seguenti funzioni:

  • calcolo netto: tramite la quale inserendo l’importo lordo il sistema ti calcola il netto;
  • duplica linea: ti consente rapidamente di duplicare una linea (bene/servizio).

 

Con + AGGIUNGI BENE/SERVIZIO puoi aggiungere una nuova linea (prodotto/servizio), questo farà si che il sottomenu presente all’interno di si amplierà delle seguente funzioni:

  • Porta in cima: tramite la quale sposti l’ordinamento dei beni/servizi;
  • Inverti con riga precedente: ti permette di spostare l’ordine delle singole linee;
  • Duplica linea: ti consente di farne un duplicato;
  • Cancella linea: puoi eliminarla.

 

Cliccando su ALTRO hai accesso ad ulteriori funzionalità:

  • Aggiungere linee da lista PRODOTTI E SERVIZI;
  • Aggiungere linee da file excel;
  • Aggiungi linea da importo lordo;
  • Aggiungi linea bollo a carico del cliente;
  • Valuta e tasso di cambio.

 

RIEPILOGO CONTEGGI

In questa sotto sezione il sistema raggruppa i totali delle singole linee (prestazioni o beni/servizi) per un totale:

  • competenze: il valore deriva dalla sommatoria dei beni/servizi presenti in elenco;
  • IVA: il valore totale è determinato dalla somma dell’imposta applicata sulla singola linea;
  • lordo: indica la somma tra Totale competenze e Totale IVA;
  • da pagare: indica l’importo totale che il cliente deve pagare.

 

Cliccando su Mostra tutti i campi vengono visualizzati i campi di personalizzazione che possono influire sulla determinazione del Totale da pagare:

  • Ritenuta d’acconto;
  • Ritenuta previdenziale;
  • Arrotondamento.

 

Cliccando su Aggiorna i conteggi il sistema aggiorna i conteggi sulla base di eventuali modifiche fatte nella sezione Prestazioni o Beni/Servizi o nella la sezione di RIEPILOGO CONTEGGI.

 

Se momentaneamente preferisci salvare solo i dati della nota di credito elettronica puoi cliccare su SALVA, se invece vuoi generare anche il pdf puoi cliccare su AZIONI e poi su Salva e genera pdf.

 

Dati opzionali della fattura

Cliccando su DATI AGGIUNTIVI DOUMENTO (configurazione opzionale), e successivamente su AGGIUNGI puoi inserire dati e parametri accessori alla parte generale della nota di credito elettronica.
 

Di seguito trovi in elenco quelli disponibili.  Una volta scelti e valorizzati, clicca su CONFERMA oppure ESCI per tornare indietro:

  • 1.2.3 Stabile Organizzazione;
  • 2.1.1.8 Sconto/Maggiorazione;
  • 2.1.1.11 Causale (aggiuntiva);
  • 2.1.2 Dati Ordine Acquisto;
  • 2.1.3 Dati Contratto;
  • 2.1.4 Dati Convenzione;
  • 2.1.5 Dati Ricezione;
  • 2.1.6 Dati Fatture Collegate;
  • 2.1.7 Dati SAL (Stato Avanzamento Lavori),
  • 2.1.8 Dati DDT (Documento Di Trasporto);
  • 2.1.9 Dati Trasporto;
  • 2.1.10 Fattura Principale.

 

Cliccando su Dati aggiuntivi linea (configurazione opzionale), e successivamente su AGGIUNGI puoi inserire dati e parametri accessori alle prestazioni o beni/servizi.

 

Di seguito trovi quelli disponibili, una volta scelti e valorizzati, clicca su CONFERMA oppure su ESCI per tornare indietro.

  • 2.2.1.3 Codice articolo;
  • 2.2.1.7 Data inizio periodo;
  • 2.2.1.8 Data fine periodo;
  • 2.2.1.15 Riferimento amministrazione;
  • 2.2.1.16 Altri dati gestionali.

 

Una volta terminata la creazione del documento di vendita, in questo caso della nota di credito elettronica, clicchiamo su AZIONI e successivamente su Invia a SdI per ottemperare agli obblighi di legge.

 

Nel caso ci sia indecisione sulla correttezza dell’xml creato, cliccando su AZIONI è possibile effettuare i seguenti controlli:

  • Verifica XML: per essere certi che lo SdI riceva i giusti dati;
  • Mostra anteprima XML: per dare uno sguardo alla versione XML che verrà generato prima e per l’invio;
  • Mostra anteprima PDF: per vedere il layout grafico deciso con l’inserimento delle giuste informazioni presenti in fattura;
  • Estrai XML non firmato: per poter salvare la fattura elettronica senza la firma elettronica di Fattura24 per l’invio.

 

Per uscire senza salvare nessuno dei dati inseriti, premi ESCI.

 

2. NOTE della nota di credito elettronica

Una volta compilati i campi nella sotto scheda DATI, possiamo inserire nella sotto scheda NOTE un appunto interno che accompagna la nota di credito elettronica.

 

Cliccando su NOTE si accede alla seguente scheda.

 

Nota di credito elettronica in V3 by Fattura24

 

Come da disposizioni dell’Agenzia delle Entrate i dati presenti in questo campo non saranno inseriti nel documento XML, che verrà spedito allo SdI.

 

Se momentaneamente preferisci salvare solo i dati della nota di credito puoi cliccare su SALVA, se invece vuoi generare anche il pdf puoi cliccare su AZIONI e poi su Salva e genera pdf.

 

Per uscire senza salvare nessuno dei dati inseriti, premi ESCI.

 

3. PAGAMENTI in nota di credito elettronica

La sotto scheda PAGAMENTI ti permette di selezionare la modalità di pagamento e definire le rate di pagamento.

 

Cliccando su PAGAMENTI si accede alla seguente scheda.

 

Nota di credito elettronica in V3 by Fattura24

 

Al suo interno ci sono i seguenti campi:

  • Modalità di pagamento: puoi scegliere la metodologia con la quale intendi comunicare al tuo cliente come effettuare il pagamento della nota di credito. Il sistema ne mette a disposizione tre (carta di pagamento, contanti e nessuna). Se desideri crearne una nuova (ad esempio bonifico) devi andare in Modalità Pagamento presente in CONFIGURAZIONE. Cliccando sulla  i  appariranno maggiori informazioni relative al pagamento selezionato;
  • Condizioni di pagamento, è possibile impostare le seguenti voci:
    • Pagamento completo;
    • Pagamento a rate;
    • Anticipo;
  • Stato documento: permette di impostare il documento come NON SALDATO o SALDATO.

 

ATTENZIONE: per l’Agenzia delle Entrate la Modalità di pagamento presente all’interno dell’XML della nota di credito elettronica è un dato opzionale quindi, se non necessario, puoi selezionare NESSUNA.

 

Puoi creare una nuova modalità di pagamento cliccando sul campo Mod. Pagamento e successivamente su + aggiungi nuova mod. pagamento per accedere alla seguente scheda.

 

Modalità di pagamento in V3 by Fattura24

 

Per approfondire l’argomento vai alla pagina del manuale dedicata: clicca qui.

 

RATE di PAGAMENTO

In questa sezione della scheda PAGAMENTI puoi impostare l’arco temporale delle rate di pagamento.

 

Tramite + AGGIUNGI RATA SINGOLA crei una la singola rata oppure tramite + AGGIUNGI RATE MULTIPLE, imposti degli archi temporali predefiniti:

  • + 30/60/90 giorni;
  • +30/60/90/120 giorni.

 

In qualsiasi momento puoi aprire la singola rata per modificare la data di scadenza, inserire la data di saldo o scegliere il conto.

 

Ti ricordo che i dati di pagamento valorizzano automaticamente la Prima Nota.

 

Se momentaneamente preferisci salvare solo i dati della nota di credito elettronica puoi cliccare su SALVA, se invece vuoi generare anche il pdf puoi cliccare su AZIONI e poi su Salva e genera pdf.

 

Per uscire senza salvare nessuno dei dati inseriti, premi ESCI.

 

4. ALLEGATI alla nota di credito elettronica

La sotto scheda Allegati riporta l’elenco completo dei file allegati al documento (xml, xml.p7m, pdf o diverso formato).

 

Cliccando su ALLEGATI si accede alla seguente schede.

 

Nota di credito elettronica in V3 by Fattura24

 

Nel campo Modello documento di cortesia, puoi scegliere il modello che vuoi utilizzare come copia di cortesia, tra 40 e più modelli di sistema disponibili per le diverse classi documentali.

 

Nella sezione Modelli, presente in CONFIGURAZIONE, hai la possibilità di scegliere ed impostare come predefinito, per ogni classe documentale, il modello che più si adatta alle tue esigenze. 

 

Se preferisci creare un nuovo modello a partire da zero oppure creare un nuovo modello a partire da uno dei nostri, sempre all’interno di CONFIGURAZIONE, trovi l’Editor dei modelli dove puoi creare un layout grafico personalizzato.

 

Utilizzando la funzionalità TRASCINA O CLICCA QUI PER IMPORTARE UN FILE è possibile aggiungere altri allegati all’interno del documento trascinandoli dal desktop o caricandoli dal tuo device.

 

Una volta generato il PDF del documento tramite AZIONI o caricati altri allegati, appariranno i seguenti simboli al fianco di ogni uno:

  • la consente di scaricare il documento;
  • la permette di stampare il documento;
  • con puoi accedere ai seguenti comandi:
    • Apri nel browser: puoi vedere l’anteprima dell’allegato all’interno di una pagina web del tuo browser predefinito ed utilizzare le funzioni che questo rende disponibili;
    • Elimina: elimini l’allegato;
    • Rinomina all.to: rinomini l’allegato, in questo caso ti invitiamo sempre a prestare attenzione.

 

Se momentaneamente preferisci salvare solo i dati della nota di credito elettronica puoi cliccare su SALVA, se invece vuoi generare anche il pdf puoi cliccare su AZIONI e poi su Salva e genera pdf.

 

Per uscire senza salvare nessuno dei dati inseriti, premi ESCI.

 

5. EMAIL per spedire la copia di cortesia della nota di credito elettronica

In questa sotto scheda puoi spedire, via email, i tuoi documenti tramite Fattura24, senza dover utilizzare il tuo provider di posta.

 

Ci sono due vantaggi nell’utilizzare questo servizio; il primo è il monitoraggio in tempo reale (, , ) delle email inviate e di sapere se il tuo cliente ha aperto il documento in allegato, così non avrai più dubbi sull’effettiva ricezione dell’email.

 

Il secondo è massimizzare la deliverability delle tue email utilizzando il nostro server SMPT per l’invio oppure, se preferisci, utilizzando il tuo server di posta che puoi attivare e configurare nella sezione SMTP in APP e Servizi esterni.

 

Cliccando su EMAIL accedi alla seguente scheda.

 

Nota di credito elettronica in V3 by Fattura24

 

Ci sono diversi campi da impostare:

  • Mittente: puoi inviare l’email usando l’indirizzo del Profilo fatturazione o quello usato per la creazione dell’account (amministratore);
  • Destinatario: il sistema propone automaticamente l’indirizzo email della scheda di contatto del cliente;
  • In Copia: permette di inserire uno o più destinatari (separati dal punto e virgola) a cui inviare la stessa email;
  • Metti in “Copia Nascosta”: impostando questo campo su SI riceverai copia della email inviata al cliente;
  • Spunta i file che vuoi allegare questa email: qui vengono elencati tutti gli allegati presenti nella sotto scheda ALLEGATI, se vuoi inviarli (tutti, una parte o solo uno) clicca su    per attivare la selezione , l’invio è opzionale;
  • Modello: ti permette di scegliere il modello email, puoi personalizzarlo preventivamente tramite l’Editor email presente nella sezione Modelli in CONFIGURAZIONE;
  • Oggetto: il sistema valorizza questo campo con il nome, il sezionale e la data del documento; puoi personalizzarlo;
  • Testo: trovi un testo predefinito e modificabile. Nel testo c”è la funzione scarica documento che consente al cliente, aperta l’email, di visualizzare l’anteprima del PDF della parcella. Automaticamente nella sezione delle tue parcelle elettroniche visualizzi la notifica di lettura.

 

Completata la configurazione della scheda EMAIL puoi spedirla.

 

Come personalizzare l’email

Tramite la funzione OPZIONI hai a disposizione le seguenti opzioni:

  • Salva come nuovo modello: modificato il testo di default o creato un testo nuovo, puoi salvarlo come modello per averlo disponibile in futuro;
  • Copia testo da altra email: puoi copiare il testo da un email inviata in passato, il sistema mette a disposizione l’elenco delle email inviate;
  • Aggiungi link Paypal: nel corpo dell’email puoi aggiungere il link a Paypal per permettere al cliente di saldare velocemente l’importo a te dovuto.

 

Ti ricordo che se usi la funzione Salva come nuovo modello puoi modificarlo e/o cancellarlo nella scheda Editor Email presente nella sezione Modelli in CONFIGURAZIONE.

 

Finita la configurazione della email ora è possibile inviarla cliccando su INVIA EMAIL.

 

Se momentaneamente preferisci salvare solo i dati della nota di credito elettronica puoi cliccare su SALVA, se invece vuoi generare anche il pdf puoi cliccare su AZIONI e poi su Salva e genera pdf.

 

Per uscire senza salvare nessuno dei dati inseriti, premi ESCI.

 

Pannello di controllo delle parcelle elettroniche

Abbiamo 5 elementi informativi, collegati alla gestione delle note di credito elettroniche, che ti sono utili per tenere sotto controllo il ciclo di vita di tutti i documenti inviati allo SDI.

 

Nello specifico sono:

  1. da inviare a SDI;
  2. inviate a SDI;
  3. consegnata/accettata SDI;
  4. scartata/rifiutata SDI;
  5. altro;

 

Procediamo con ordine.

 

1. da inviare a SDI

Qui vengono segnalati i documenti che sono pronti ad essere inviati allo SDI:

  • Fatture elettroniche in V3 by Fattura24 – situazione in cui non hai documenti da inviare allo SDI;
  • Fatture elettroniche in V3 by Fattura24 – situazione in cui ti segnaliamo quanti documenti tra quelli che attualmente hai prodotto devono ancora essere inviati allo SDI.

 

2. inviate a SDI

Qui vengono segnalati i documenti che sono stati inviati allo SDI:

  • Fatture elettroniche in V3 by Fattura24 – situazione in cui non hai mai inviato nessun documento allo SDI;
  • Fatture elettroniche in V3 by Fattura24 – situazione in cui ti segnaliamo quanti documenti hai inviato allo SDI.

 

3. consegna/accettazione SDI

Qui vengono segnalati i documenti che sono stati consegnati, quindi accettati, allo SDI:

  • Fatture elettroniche in V3 by Fattura24 – situazione in cui non hai nessun documento consegnato, quindi accettato, da parte dello SDI;
  • Fatture elettroniche in V3 by Fattura24 – situazione in cui ti segnaliamo quanti documenti sono stati consegnati, quindi accettati, da parte dello SDI.

 

4. scarto/rifiuto SDI

Qui vengono segnalati i documenti che sono stati scartati, quindi rifiutati, allo SDI:

  • Fatture elettroniche in V3 by Fattura24 – situazione in cui non hai nessun documento scartato, quindi rifiutato, da parte dello SDI;
  • – situazione in cui ti segnaliamo quanti documenti sono stati scartati, quindi rifiutati, da parte dello SDI.

 

Altri avvisi e funzioni

In tutte le classi documentali sono disponibili ulteriori funzioni che non trovano una collocazione, ma che sono molto utili nella gestione dei documenti creati.

 

Cliccando su    puoi selezionare () i documenti che preferisci per effettuare delle operazioni di gruppo.

 

Selezionati i documenti clicca su CREA DA per:

  • crea copia: il sistema crea una copia gemella del documento, con data e numero progressivo aggiornato;
  • crea nuovo: crei un nuovo documento da zero.

 

Come dicevamo all’inizio la , , , , ti permette di dare un valore d’importanza ai documenti per colore, in questo modo a prima vista evidenzi i documenti in maniera diversa rispetto ad altri.

 

Tramite i FILTRI puoi cercare i documenti che hanno la stella dello stesso colore.

 

La ti aiuta a capire se:

  • : non è stato spedito via email;
  • : è stato spedito via email;
  • : è stato visualizzato in anteprima.

 

Al fianco destro di ogni documento, cliccando su , puoi accedere ai seguenti comandi:

  • Scarica allegati: scarichi tutti gli allegati presenti nella nota di credito in una cartella;
  • Estratto conto: accedi all’estratto conto, dove trovi disponibili tutti i documenti ed i pagamenti a questi associati;
  • Elimina: cancelli il documento.

 

Scegli cosa vuoi vedere nella tabella

Cliccando su è possibile personalizzare la sezione contenente le note di credito elettroniche, nella quale puoi stabilire il numero di righe che desideri vedere in elenco, 30, 50 o 100 e le colonne visibili o non visibili:

  • ID documento;
  • Numero;
  • Codice;
  • Data;
  • Nome prodotto;
  • Periodo;
  • Scadenza;
  • Cliente e molto altro.

 

Una volta deciso se la colonna deve essere VISIBILE o NASCOSTO e successivamente clicca su APPLICA per la conferma.

 

NOTA BENE: come chiarito dal recente provvedimento del 30 aprile 2018, l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione un servizio gratuito e automatico di conservazione a norma delle note di credito (per 15 anni), al quale l’utente, se vorrà, potrà aderire.