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Registrare una prima nota

Registrare una prima nota, o brogliaccio, significa avvalersi di uno strumento tipico della Contabilità per la registrazione documentale elementare utile al monitoraggio e gestione dei flussi di cassa.

È un ottimo strumento per verificare le entrate e le uscite del periodo di riferimento e, una volta corredato della documentazione è un valido aiuto per il Commercialista e/o Esperto Contabile.

Di fatto semplifica il processo di contabilizzazione dei documenti e da un’immediata evidenza dello stato delle liquidità di cassa.

La prima nota può essere redatta sia in forma cartacea, attraverso dei moduli prestampati, sia in forma elettronica.

L’utilizzo del formato elettronico presenta numerosi vantaggi sia in termini di rettifica del documento (pre-emissione), che in termini di disponibilità del file in archivio, che in termini di condivisione.

Una riga di comprende:

  • il numero;
  • la data di registrazione;
  • la voce del PdC (Piano dei Conti);
  • la descrizione del movimento;
  • gli importi del dare e avere (sia flussi di contante che di pagamenti bancari).

Tipicamente per registrare una prima nota bisogna annotare:

  • gli incassi di fatture precedentemente emesse verso clienti;
  • l’incasso dei corrispettivi giornalieri;
  • i pagamenti di fatture ricevute da fornitori (sia a saldo che in acconto);
  • i pagamenti delle retribuzioni ai dipendenti;
  • il pagamento di un costo (come ad esempio il pagamento della rata condominiale o l’affitto del locale);
  • il pagamento di F23 e F24;
  • i versamenti e/o i prelievi bancari;
  • versamento imposte e tasse, ecc.

Non vanno invece annotati, ad esempio:

  • l’emissione di fatture verso clienti;
  • la ricezione di fatture da fornitori;

Tali operazioni compariranno sulla prima nota solo nel momento in cui sarà effettuato il pagamento della fattura (o di un acconto) al fornitore oppure sarà ricevuto un acconto o sarà saldata la fattura a nostro credito.

Struttura della prima nota

La struttura tipica di prima nota deve contenere i seguenti campi:

  • un progressivo, ad indicare la sequenzialità della prima nota (ad esempio: Prima nota n. 5);
  • il periodo di riferimento della prima nota (ad esempio: dal 01/01/2015 al 31/01/2015);
  • numero operazione;
  • data operazione;
  • descrizione (con riferimento al documento collegato (ad esempio: Pagamento Fattura numero 12345);
  • i movimenti di cassa (entrate e uscite);
  • i movimenti bancari (entrate e uscite);
  • il saldo (che dovrà poi corrispondere a quanto presente in cassa/banca.

Si possono evidenziare, ad esempio nella parte alta del documento anche i totali relativi al periodo di riferimento.

È buona norma annotare le operazioni in modo cronologico ed ordinato, indicando una descrizione chiara che possa identificare la natura dell’entrata e/o dell’uscita.

Non vi è un vincolo fiscale su quando annotare le operazioni, tuttavia è strettamente consigliato l’inserimento delle registrazioni man mano che vengono effettuate in modo da non generare errori o omissioni sulla prima nota.

Allegati alla registrazione

Alla prima nota è buona norma allegare i documenti “giustificativi” come ad esempio:

  • le fatture;
  • le ricevute;
  • gli scontrini (essendo questi spesso stampati su carta termica si consiglia di fotocopiarli, poichè tendono a scolorire).

Tutti gli allegati vanno ordinati in ordine cronologico come precedentemente indicato sulla prima nota.

Tale operazione non è obbligatoria, ma permette di smaltire e semplificare molto del lavoro di comprensione dei flussi di cassa.

I documenti a corredo devono essere tutti intestati all’azienda, pena la non deducibilità degli stessi. È quindi necessario richiedere emissione di fattura o ricevuta indicante la ragione sociale e la partita iva dell’azienda.

La prima nota per sua natura non costituisce un documento fiscale. Tuttavia essa assume valenza giuridica e fiscale quando è regolarmente numerata e bollata prima dell’uso e contiene tutte le operazioni di gestione di un’impresa (Ris. Min.Fin. n.9/101 del 9.08.79).

La prima nota rappresenta quindi un semplice ma allo stesso tempo potente strumento, che ci consente di monitorare i flussi di cassa, in modo da poterli gestire al meglio.

Essa ci aiuta inoltre ad organizzare e a tener traccia dei documenti che generano le movimentazioni di cassa, attraverso l’annotazione dei riferimenti di questi sulla prima nota.

La prima nota di Fattura24 in 6 passaggi

1 Accesso

Entriamo nel nostro account di V3 in Fattura24 e dal menu principale clicchiamo su Prima Nota in ALTRI DOCUMENTI.

Si è aperta la seguente scheda ove potrai registrare i movimenti.

Prima nota

Dalla scheda principale clicchiamo su CREA NUOVO e poi scegliamo se si tratta di:

  • Giro-conto;
  • Pagamento in entrata;
  • Pagamento in uscita.

La Prima nota è associabile ad un Conto e ad un Piano dei Conti.

2 Aprire un Conto

Dal menu principale clicchiamo su Conti in AVANZATE all'interno di CONFIGURAZIONE e si aprirà la seguente scheda.

Conti

Dalla scheda principale clicchiamo su AGGIUNGI e nella scheda diamo il nome al nuovo conto in V3.

3 Creare un Piano dei Conti

Dal menu principale clicchiamo su PdC (Piano dei Conti) in AVANZATE all'interno di CONFIGURAZIONE e si aprirà la seguente scheda.

Piano dei conti

Dalla scheda principale clicchiamo su AGGIUNGI per impostare un Piano dei Conti o per velocizzare questo processo basta cliccare su ALTRO per importare il PdC standard di Fattura24 e/o il PdC Profis di Sistemi.

4 Definizione della Prima Nota con il Conto e il PdC

Ritorniamo su Prima Nota in ALTRI DOCUMENTI.

Clicchiamo sulla voce di Prima Nota, registrata all'inizio di questa mini guida, e all'interno della scheda è possibile associare la voce registrata con il Piano dei Conti e con il Conto.

Ora che abbiamo iniziato a registrare tutti i movimenti possiamo utilizzare i filtri di ricerca per conoscere il saldo dei nostri conti:

  1. nella finestra principale, imposta il campo ‘Conto’ con il conto del quale vuoi conoscere il saldo;
  2. dopo averlo selezionato la tabella si aggiornerà automaticamente e nella prima riga avrai il saldo di quel conto calcolato sulla finestra temporale che avrai scelto:
    • Intero esercizio;
    • Mese corrente;
    • Intervallo personalizzabile.

Il risultato sarà uno storico completo di tutti i tuoi movimenti che ti permetterà in qualsiasi momento di ricostruire la tua posizione finanziaria.

Qualche informazione in più

In qualsiasi momento potrai estrarre i dati in Prima nota cliccando su ALTRO e decidere se esportarli in Excel e/o CSV.

I pagamenti totali o parziali registrati sulle fatture finiscono automaticamente in Prima nota.

I pagamenti che registri sui tributi finiscono automaticamente nella prima nota.