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Le fatture di acquisto sono dei documenti emessi come richieste di pagamento a fronte di beni e/o servizi acquistati e riportano le loro quantità e relativo valore economico.

 

Questa sezione del manuale si divide nei seguenti argomenti:

  1. Registrazione manuale delle fatture d’acquisto;
  2. Registrazione automatica delle fatture elettroniche d’acquisto;
  3. Caricamento manuale delle fatture elettroniche d’acquisto.

 

ATTENZIONE: ricordiamo che, per poter inserire i dati del fornitore in automatico, nel documento, la prima operazione da fare è quella di creare, all’interno della RUBRICA, l’anagrafica del fornitore/cliente.

 

1. Registrazione manuale delle fatture d’acquisto

Qui di seguito vedremo come registrare manualmente una fattura di acquisto ricevuta in formato digitale non elettronico.

 

Dalla schermata principale vai nel menu di sinistra, clicca su ACQUISTI e, successivamente, su Fatture.

 

Fattura di acquisto in V3 by Fattura24

 

La sezione presenta diversi strumenti:

  • NUOVO: per creare una fattura d’acquisto;
  • ALTRO: permette di esportare e/o impostare:
    • in ZIP;
    • solo in XML in ZIP;
    •  PDF AssoSoftware da XML;
    •  in excel;
    • linee documento in excel;
    • GIS Ranocchi;
    • Profis Sistemi;
    • B-Point;
    • TeamSystem;
    • spesometro;
    • importa documenti;
    • scarica file SEPA;
    • imposta documenti su pagato;
    • riprotocolla;
    • elimina selezionati;
    • aggiorna;
  • totale 0,00 €: mostra la somma totale degli importi dei documenti;
  • FILTRI : in base al dato inserito puoi cercare uno o più documenti per:
    • Fornitore;
    • Numero;
    • Oggetto;
    • Stato, in base a:
      • non pagate;
      • pagate;
      • trasmesse da SdI;
      • inserite manualmente:
    • PDC/Centro di ricavo;
    • La ricerca tramite l’icona Stella permette, in base ai colori (, , , , ), di classificare e richiamare i documenti;
    • Tipo ricerca per data: è possibile decidere se ricercare i documenti ricevuti per Data protocollo oppure per Data documento;
  • 01 GEN 2021 – 31 DIC 2021 : filtra nei documenti il periodo di emissione per anno, trimestre o personalizzato.

 

Per confermare la scelta dei FILTRI clicca su APPLICA oppure su RIPRISTINA, per tornare alla visualizzazione di default (senza filtri).

 

Vediamo di seguito la procedura per la creazione di una fattura di acquisto.

 

All’interno della sezione Fatture clicca su NUOVO per aprire la seguente scheda.

 

Fattura di acquisto in V3 by Fattura24

 

La scheda di creazione del documento è composta da diverse sotto schede:

  1. Dati;
  2. Note;
  3. Pagamenti;
  4. Allegati;
  5. Email.

 

Analizziamole di seguito.

 

1. DATI della fattura di acquisto

È la prima sotto scheda che consente di valorizzare i dati del fornitore e del prodotto/servizio:

  • Numero: numero di sezionale progressivo;
  • Fornitore: inserisci il nome o la ragione sociale oppure, tramite AZIONI , puoi effettuare altre operazioni:
    • Crea nuovo contatto in rubrica: permette di creare un nuovo contatto e, al salvataggio del documento, aggiungerlo in RUBRICA;
    • Ricerca avanzata in rubrica: consente di richiamare il fornitore dalla rubrica;
    • Cerca nel VIES: permette, una volta inserita la partita IVA del fornitore, di recuperarne gli altri dati dalla banca dati europea;
  • Numero protocollo: inserire un numero progressivo, da assegnare al momento della registrazione del documento ricevuto; consigliamo di inserire il numero del sezionale del documento ricevuto;
  • Indirizzo: riferito al fornitore;
  • Comune: riferito al fornitore;
  • Provincia: riferita alla città del fornitore;
  • Nazione: riferito al paese di residenza del fornitore;
  • Data: generalmente è la data in cui si effettua l’operazione;
  • Tipo doc: rappresenta il codice identificativo del documento elettronico stabilito dall’Agenzia delle Entrate; in Fattura24 sono disponibili: 
    • TDo1: fattura;
    • TD05: nota di debito;
    • TD06: parcella;
    • TD07: fattura semplificata;
  • Competenza: si riferisce al periodo di competenza del documento;
  • P.IVA: inserisci la partita IVA del fornitore oppure, tramite AZIONI , puoi effettuare altre operazioni:
    • verifica sul sito dell’AdE;
    • cerca nel VIES;
  • C.F.: inserisci il codice fiscale del fornitore e, tramite VERIFICA, puoi controllarne la correttezza nel sito dell’Agenzia delle Entrate;
  • Esigibilità IVA, tramite questa sezione puoi scegliere:
    • immediata;
    • differita;
    • split payment;
    • non indicata;
  • Causale: inserisci la natura dell’operazione.

 

PRESTAZIONI o BENI/SERVIZI

Per completare le informazioni relative al servizio, puoi valorizzare i seguenti campi:

  • Importo netto: inserisci l’importo unitario al netto dell’IVA;
  • Q.tà: definisci la quantità;
  • U.M.: indicare l’unità di misura in riferimento alla quantità;
  • Sconto: all’importo unitario puoi applicare una percentuale di sconto (opzionale);
  • IVA: trovi disponibili di sistema, diverse aliquote IVA nonché, quelle che eventualmente hai precedentemente creato;
  • Totale linea n.1: indica il totale della singola linea comprensiva delle quantità e dell’eventuale sconto;
  • cliccando qui  è possibile usare le seguenti funzioni:
  • Codice: è un campo di ricerca collegato alla sezione PRODOTTI E SERVIZI; inserito il codice del prodotto o del servizio, il sistema ti permetterà di selezionarlo e agganciarlo;
  • Prodotto: è un campo di ricerca sempre collegato alla sezione PRODOTTI E SERVIZI; inserito il nome del prodotto o del servizio, il sistema ti permetterà di selezionarlo e agganciarlo.
  • Centro di costo: inserire un centro di costo.

 

Per caricare la merce in magazzino (SCOLLEGATO) imposta il campo su COLLEGATO e, quindi, attivare i campi Ubicazione e Lotto.

 

Cliccando qui è possibile usare le seguenti funzioni:

  • calcolo netto: il sistema ti permette di calcolare l’importo netto inserendo l’importo lordo;
  • duplica linea: ti consente rapidamente di duplicare una linea (bene/servizio).

 

Con + AGGIUNGI BENE/SERVIZIO puoi aggiungere una nuova linea (prodotto/servizio); in questo caso, il sottomenu presente all’interno di si amplierà delle seguente funzioni:

  • Porta in cima: permette di spostare l’ordine delle linee contabili dei beni o dei servizi;
  • Inverti con riga precedente: permette di spostare l’ordine delle singole linee;
  • Duplica linea: consente di farne un duplicato;
  • Cancella linea: puoi eliminarla.

 

Cliccando su ALTRO hai accesso ad ulteriori funzionalità:

  • Aggiungi linee da lista PRODOTTI E SERVIZI;
  • Aggiungi linee da file excel;
  • Valuta e tasso di cambio;
  • Aggiungi linea da importo lordo;
  • Aggiungi linea bollo a carico del fornitore.

 

RIEPILOGO CONTEGGI

In questa sotto sezione il sistema raggruppa i totali delle singole linee (prestazioni o beni/servizi):

  • competenze: il valore deriva dalla somma dei beni/servizi presenti in elenco;
  • IVA: il valore totale è determinato dalla somma dell’imposta applicata sulla singola linea;
  • lordo: indica la somma tra Totale competenze e Totale IVA;
  • da pagare: indica l’importo totale che devi pagare.

 

Cliccando su Mostra tutti i campi vengono visualizzati i campi da personalizzare che possono influire sul Totale da pagare:

  • Ritenuta d’acconto;
  • Ritenuta previdenziale;
  • Arrotondamento.

 

Cliccando su Aggiorna i conteggi il sistema aggiorna i conteggi sulla base di eventuali modifiche fatte nella sezione Prestazioni o Beni/Servizi o nella la sezione di Riepilogo conteggi.

 

Se preferisci salvare i dati inseriti nella fattura d’acquisto, clicca su SALVA, per uscire premi ESCI.

 

Per uscire senza salvare i dati inseriti, premi ESCI.

 

2. NOTE della fattura di acquisto

Una volta compilati i campi nella sotto scheda DATI, puoi inserire, nella scheda NOTE, un appunto interno che accompagni la fattura.

 

Clicca su NOTE e accedi alla seguente sotto scheda.

 

Fattura di acquisto in V3 by Fattura24

 

Come da disposizioni dell’Agenzia delle Entrate, i dati presenti nel campo NOTE non saranno inseriti nel documento XML,  che verrà spedito allo SdI.

 

Se preferisci salvare i dati inseriti nella fattura d’acquisto, clicca su SALVA, per uscire premi ESCI.

 

Per uscire senza salvare i dati inseriti, premi ESCI.

 

3. PAGAMENTI della fattura di acquisto

La sotto scheda PAGAMENTI permette di selezionare le modalità di pagamento e definirne le scadenze.

 

Clicca su PAGAMENTI e accedi alla seguente sotto scheda.

 

Fattura di acquisto in V3 by Fattura24

 

Al suo interno devi impostare il campo Stato documento: permette di indicare se il documento risulta NON SALDATO o SALDATO.

 

RATE di PAGAMENTO

In questa parte della scheda PAGAMENTI puoi impostare le scadenze delle tue rate di pagamento.

 

Tramite + AGGIUNGI RATA SINGOLA crei una singola rata oppure, tramite + AGGIUNGI RATE MULTIPLE, imposti delle scadenze prestabilite:

  • + 30/60/90 giorni;
  • +30/60/90/120 giorni.

 

In qualsiasi momento, puoi accedere alla singola rata per modificarne la data di scadenza, inserire la data di saldo o scegliere il conto.

 

Ti ricordo che i dati di pagamento modificano, in modo automatico, i valori della Prima Nota.

 

Se preferisci salvare i dati inseriti nella fattura d’acquisto, clicca su SALVA, per uscire premi ESCI.

 

Per uscire senza salvare i dati inseriti, premi ESCI.

 

4. ALLEGATI della fattura di acquisto

La sotto scheda Allegati riporta l’elenco completo dei file allegati al documento (xml, xml.p7m, pdf o diverso formato).

 

Clicca su ALLEGATI e accedi alla seguente sotto scheda.

 

Fattura di acquisto in V3 by Fattura24

 

Utilizzando la funzionalità TRASCINA O CLICCA QUI PER IMPORTARE UN FILE è possibile aggiungere degli allegati, all’interno del documento, trascinandoli dal desktop o caricandoli dal tuo dispositivo.

 

Una volta caricati gli allegati, appariranno i seguenti simboli al fianco di ogni uno:

  • consente di scaricare il documento;
  • permette di stampare il documento;
  • puoi accedere ai seguenti comandi:
    • Apri nel browser: puoi vedere l’anteprima dell’allegato all’interno di una pagina web del tuo browser predefinito ed utilizzare le funzioni che questo rende disponibili;
    • Elimina: elimini l’allegato;
    • Rinomina all.to: rinomini l’allegato, in questo caso ti invitiamo sempre a prestare attenzione.

 

Se preferisci salvare i dati inseriti nella fattura d’acquisto, clicca su SALVA, per uscire premi ESCI.

 

Per uscire senza salvare i dati inseriti, premi ESCI.

 

5. EMAIL per spedire la copia della fattura di acquisto

In questa sotto scheda puoi spedire, via email, i tuoi documenti tramite Fattura24, senza dover utilizzare il tuo provider di posta.

 

Se preferisci, puoi utilizzare il tuo server di posta che puoi attivare e configurare il widget SMTP in APP e Servizi esterni.

 

Clicca su EMAIL e accedi alla seguente sotto scheda.

 

Fattura di acquisto in V3 by Fattura24

 

Ci sono diversi campi da impostare:

  • Mittente: puoi usare l’indirizzo del Profilo fatturazione o quello usato per la creazione dell’account (amministratore);
  • Destinatario: il sistema propone l’indirizzo email preso dalla scheda di contatto del fornitore;
  • In Copia: permette di inserire un destinatario a cui inviare la stessa email;
  • Metti in “Copia Nascosta”: impostando questo campo su SI riceverai copia della email inviata al fornitore;
  • Spunta i file che vuoi allegare a questa email: qui vengono elencati tutti gli allegati presenti nella sotto scheda ALLEGATI; se vuoi inviarli (tutti, una parte o solo uno) clicca su    per attivare la selezione , l’invio è opzionale;
  • Modello: permette di scegliere il modello email, che puoi personalizzare preventivamente, tramite l’Editor email presente nella sezione Modelli in CONFIGURAZIONE;
  • Oggetto: il sistema valorizza questo campo con il nome, il sezionale e la data del documento; puoi personalizzarlo;
  • Testo: trovi un testo predefinito e modificabile. Nel testo c’è la funzione scarica documento che consente al fornitore, aperta l’email, di visualizzare l’anteprima del PDF della fattura. Automaticamente, nella sezione visualizzi la notifica di lettura.

 

Completata la configurazione della scheda EMAIL, puoi spedirla.

 

Come personalizzare l’email

Tramite la funzione OPZIONI hai a disposizione le seguenti opzioni:

  • Salva come nuovo modello: il testo nuovo da te creato (o quello di default modificato), può essere salvato ed essere utilizzato in futuro;
  • Copia testo da altra email: puoi copiare il testo da un email inviata in passato; il sistema mette a disposizione l’elenco delle email inviate.

 

Ti ricordo, che se usi la funzione Salva come nuovo modello, puoi modificare e/o cancellare il modello nella scheda Editor Email presente nella sezione Modelli in CONFIGURAZIONE.

 

Finita la configurazione della email è possibile inviarla cliccando su INVIA EMAIL.

 

Se preferisci salvare i dati inseriti nella fattura d’acquisto, clicca su SALVA, per uscire premi ESCI.

 

Per uscire senza salvare i dati inseriti, premi ESCI.

 

2. Registrazione automatica delle fatture elettroniche d’acquisto

Se attivi il servizio di ricezione automatica di Fattura24 e comunichi, ai tuoi fornitori, il Codice Destinatario che ti abbiamo fornito, riceverai le fatture automaticamente sul tuo account di Fattura24. 

 

Per aderire il servizio di ricezione automatica, devi attivare, il widget Invio presente nel sotto gruppo Fatturazione Elettronica di App e servizio esterni in CONFIGURAZIONE.

 

Fattura di acquisto in V3 by Fattura24

 

Con l’attivazione dell’Invio invio sdi in V3 by Fattura24 automaticamente si attiverà anche la Ricezione ricezione sdi in V3 by Fattura24.

 

Fattura di acquisto in V3 by Fattura24

 

All’interno della scheda Fatture in ACQUISTI, si trova la colonna, denominata Sorgente. Qualora la fattura fosse caricata dal Sistema di Interscambio, troverai l’indicazione SdI.

 

Nel caso in cui la colonna Sorgente non fosse visibile clicca su  per passarla dallo stato NASCOSTO al VISIBILE, quindi clicca su APPLICA per confermare.

 

3. Caricamento manuale delle fatture elettroniche d’acquisto

Se ricevi una fattura elettronica d’acquisto tramite PEC all’interno del tuo Cassetto fiscale potrai importarla in Fattura24.

 

Dal menu di sinistra, clicca su ACQUISTI e, successivamente, su Fatture per accedervi.

 

Clicca su ALTRO e accedi alle funzionalità per esportare e/o impostare; apri il sotto menu, clicca su importa documenti e accedi agli strumenti per importare il documento.

 

Fattura di acquisto in V3 by Fattura24

 

La scheda presenta diversi strumenti per l’importazione:

  • Trascina o clicca qui per importare XML o P7M: con questo strumento puoi importare uno o più documenti (se compressi in un file ZIP); se i file XML e P7M rispettano le specifiche tecniche per la fatturazione elettronica, i relativi dati saranno automaticamente caricati nella scheda del documento;
  • Importa PDF: con questo strumento puoi importare uno o più documenti (se compressi in un file ZIP); se importi i PDF, il sistema creerà dei documenti vuoti con in ALLEGATO il PDF importato;
  • IMPORTA DA EMAIL: puoi inoltrare a Fattura24, solo tramite la tua email associata al tuo account, tutte le email che ricevi dai tuoi fornitori. Fattura24 ti identifica attraverso l’email stessa e scarica nel tuo account tutti i file allegati alla email.

 

Altri avvisi e funzioni

In tutte le sezioni sono disponibili ulteriori funzioni che non trovano una collocazione, ma molto utili nella gestione dei documenti creati.

 

Cliccando su    puoi selezionare () i documenti che preferisci per effettuare delle operazioni di gruppo.

 

Selezionati i documenti clicca su CREA per creare un/a:

  • copia:
  • nota di credito;
  • ordine cliente;
  • nuovo documento.

 

La ti aiuta a capire se il documento:

  • : non è stato spedito via email;
  • : è stato spedito via email;
  • : è stato visualizzato in anteprima.

 

Al fianco destro di ogni documento, cliccando su , puoi accedere ai seguenti comandi:

  • Scarica allegati: scarichi in una cartella tutti gli allegati presenti nella fattura;
  • Estratto conto: accedi all’estratto conto, dove trovi disponibili tutti i documenti ed i pagamenti a questi associati;
  • Elimina: cancelli il documento;
  • Sposta in bozze.

 

La tabella, come tutte quelle presenti in Fattura24, è personalizzabile; tramite l’icona in basso a sinistra , è possibile decidere quali colonne nascondere e quali mantenere visibili.

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