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Manuale di Fattura24

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Le fatture elettroniche, obbligatorie per le PMI e la maggior parte dei Liberi Professionisti, utilizzano il linguaggio XML e devono essere trasmesse tramite il Sistema di Interscambio (SDI) all’Agenzia delle Entrate.

 

ATTENZIONE: ricordiamo che per poter creare una fattura elettronica la prima operazione da fare è quella di inserire all’interno del Profilo fatturazione presente nel menu CONFIGURAZIONE, i dati principali necessari alla creazione della fattura.

 

Cominciamo dalla schermata principale, la Dashboard.

 

Manuale V3 by Fattura24

 

Dal menu di sinistra clicca su VENDITE e successivamente su Fatture Elettroniche per accedervi.

 

Fatture elettroniche in V3 by Fattura24

 

La sezione presenta diversi strumenti tra cui:

  • NUOVO: ti permette di creare una nuova fattura elettronica;
  • ALTRO, permette di esportare e/o impostare
    • XML in ZIP;
    • ZIP;
    • lista in excel;
    • linee contabili;
    • GIS Ranocchi;
    • Profis di Sistemi;
    • B-Point;
    • Team System;
    • per spesometro.
  • totale 0,00 €: mostra la somma totale dei documenti;
  • FILTRI, a seconda del dato inserito puoi cercare uno o più documenti per:
    • Cliente;
    • Numero;
    • Casuale;
    • Cod. destinatario (esatto):
    • Stato:
      • non pagate;
      • pagate;
      • da inviare;
      • inviate a SdI;
      • inviate MC;
      • consegnate/accettate;
      • scartate/rifiutate;
      • PDC/centro di ricavo;
      • mod. pagamento;
    • Ricerca per l’icona stella , , , , tramite la quale, una volta dato un valore d’importanza ai documenti per colore, puoi richiamarli.
  • 01 GEN 2021 – 31 DIC 2021: filtra i documenti per anno, trimestre o personalizzato.

 

Per confermare la scelta dei FILTRI clicca su APPLICA oppure su RIPRISTINA, nel caso decida di tornare alla visualizzazione di default (senza filtri).
 

Vediamo di seguito la procedura per la creazione di una fattura elettronica.

 

ATTENZIONE: devi attivare la funzione di invio SdI presente in App e Servizi esterni perché il servizio di invio sia attivo/operativo per la trasmissione del XML allo SdI.

 

Creare una fattura elettronica

All’interno della sezione Fatture elettroniche clicca su NUOVO per aprire la seguente scheda.

 

Fatture elettroniche in V3 by Fattura24

 

La scheda di creazione del documento è composta da diverse sotto schede:

  1. Dati;
  2. Note;
  3. Pagamenti;
  4. Allegati;
  5. Email.

 
Analizziamole di seguito procedendo per step.

 

1. DATI della fattura elettronica

È la prima scheda che ti consente di valorizzare i dati del cliente e del prodotto/servizio:

  • Numero: numero di sezionale progressivo (clicca qui);
  • Cliente, inserisci il nome o la ragione sociale oppure, tramite AZIONI, puoi effettuare altre operazioni:
    • Crea nuovo contatto in rubrica: permette di creare un nuovo contatto e, al salvataggio del documento, aggiungerlo in RUBRICA;
    • Ricerca avanzata in rubrica: consente di richiamarlo dalla rubrica;
    • Cerca nel VIES: una volta inserita la partita IVA del cliente puoi recuperare gli altri dalla banca dati europea;
  • Tipo doc, rappresenta il codice identificativo del documento elettronico stabilito dall’Agenzia delle Entrate; in Fattura24 sono disponibili:
    • TD01: fattura;
    • TD02: acconto/anticipo su fattura;
    • TD05: nota di credito;
    • TD21: autofattura per splafonamento;
    • TD24: fattura differita(lett. a, ex art. 21, comma 4, lettera a, D.P.R. 633/1972);
    • TD25: fattura differita (lett. b-triangolazione ex art. 21, comma 4, periodo 3, lettera b, D.P.R. 633/1972);
    • TD26: cessione di beni ammortizzabili e per passaggi interni (ex art 36 del D.P.R. 633/1972);
    • TD27: fattura autoconsumo o cessioni gratuite senza rivalsa IVA;
  • Indirizzo: riferito al cliente;
  • Comune: riferito al cliente;
  • Provincia: riferita alla città cliente;
  • Nazione: riferito al paese di residenza del cliente;
  • Data: documento (generalmente è la data di effettuazione dell’operazione);
  • Competenza: si riferisce al periodo di competenza del documento;
  • P.IVA, inserisci la partita IVA del cliente oppure, tramite AZIONI, puoi effettuare altre operazioni:
    • verifica sul sito dell’AdE;
    • cerca nel VIES;
  • C.F.: inserisci il codice fiscale del cliente e, tramite VERIFICA, puoi controllare che sia corretto tramite il sito dell’Agenzia delle Entrate;
  • Esigibilità IVA, tramite questa sezione puoi scegliere:
    • immediata;
    • differita;
    • split payment;
    • non indicata;
  • Indirizzo SdI: inserisci l’indirizzo telematico (codice destinatario di ricezione) del cliente;
  • PEC: inserisci l’indirizzo di posta certificata (opzionale);
  • Bollo, puoi decidere se utilizzarlo oppure no scegliendo tra:
    • non presente;
    • virtuale;
  • Causale: inserisci la natura dell’operazione.

 

PRESTAZIONI o BENI/SERVIZI

Per definire le informazioni relative al servizio puoi valorizzare i seguenti campi:

  • Importo netto: inserisci l’importo unitario al netto dell’IVA;
  • Q.tà: definisci la quantità;
  • U.M.: indicare l’unità di misura di riferimento alla quantità;
  • Sconto: all’importo unitario puoi applicare una percentuale di sconto (opzionale);
  • IVA: trovi disponibili diverse aliquote IVA di sistema e personalizzate se le hai preventivamente create;
  • Totale linea n.1: indica il totale della singola linea comprensiva delle quantità ed eventuale sconto;
  • cliccando qui è possibile usare le seguenti funzioni:
  • Codice: è un campo di ricerca collegato alla sezione PRODOTTI E SERVIZI, inserito il codice del prodotto il sistema ti permetterà di selezionarlo e agganciarlo;
  • Prodotto: è un campo di ricerca sempre collegato alla sezione PRODOTTI E SERVIZI, inserito il nome del prodotto il sistema ti permetterà di selezionarlo e agganciarlo.
  • Centro di ricavo: inserire un centro di ricavo;

 

Cliccando qui è possibile usare le seguenti funzioni:

  • calcolo netto: tramite la quale inserendo l’importo lordo il sistema ti calcola il netto;
  • duplica linea: ti consente rapidamente di duplicare una linea (bene/servizio).

 

Con + AGGIUNGI BENE/SERVIZIO puoi aggiungere una nuova linea (prodotto/servizio), questo farà si che il sottomenu presente all’interno di si amplierà delle seguente funzioni:

  • Porta in cima: tramite la quale sposti l’ordinamento dei beni/servizi;
  • Inverti con riga precedente: ti permette di spostare l’ordine delle singole linee;
  • Duplica linea: ti consente di farne un duplicato;
  • Cancella linea: puoi eliminarla.

 

Cliccando su ALTRO hai accesso ad ulteriori funzionalità:

  • Aggiungere linee da lista PRODOTTI E SERVIZI;
  • Aggiungere linee da file excel;
  • Aggiungi linea da importo lordo;
  • Aggiungi linea bollo a carico del cliente;
  • Valuta e tasso di cambio.

 

RIEPILOGO CONTEGGI

In questa sotto sezione il sistema raggruppa i totali delle singole linee (prestazioni o beni/servizi) per un totale:

  • competenze: il valore deriva dalla sommatoria dei beni/servizi presenti in elenco;
  • IVA: il valore totale è determinato dalla somma dell’imposta applicata sulla singola linea;
  • lordo: indica la somma tra Totale competenze e Totale IVA;
  • da pagare: indica l’importo totale che il cliente deve pagare.

 

Cliccando su Mostra tutti i campi vengono visualizzati i campi di personalizzazione che possono influire sulla determinazione del Totale da pagare:

  • Ritenuta d’acconto;
  • Ritenuta previdenziale;
  • Arrotondamento.

 

Cliccando su Aggiorna i conteggi il sistema aggiorna i conteggi sulla base di eventuali modifiche fatte nella sezione Prestazioni o Beni/Servizi o nella la sezione di RIEPILOGO CONTEGGI.

 

Se momentaneamente preferisci salvare solo i dati della fattura elettronica puoi cliccare su SALVA, se invece vuoi generare anche il pdf puoi cliccare su AZIONI e poi su Salva e genera pdf.

 

Dati opzionali della fattura

Cliccando su DATI AGGIUNTIVI DOUMENTO (configurazione opzionale), e successivamente su AGGIUNGI puoi inserire dati e parametri accessori alla parte generale della fattura elettronica.
 

Di seguito trovi in elenco quelli disponibili.  Una volta scelti e valorizzati, clicca su CONFERMA oppure ESCI per tornare indietro:

  • 1.2.3 Stabile Organizzazione;
  • 2.1.1.8 Sconto/Maggiorazione;
  • 2.1.1.11 Causale (aggiuntiva);
  • 2.1.2 Dati Ordine Acquisto;
  • 2.1.3 Dati Contratto;
  • 2.1.4 Dati Convenzione;
  • 2.1.5 Dati Ricezione;
  • 2.1.6 Dati Fatture Collegate;
  • 2.1.7 Dati SAL (Stato Avanzamento Lavori),
  • 2.1.8 Dati DDT (Documento Di Trasporto);
  • 2.1.9 Dati Trasporto;
  • 2.1.10 Fattura Principale.

 

Cliccando su Dati aggiuntivi linea (configurazione opzionale), e successivamente su AGGIUNGI puoi inserire dati e parametri accessori alle prestazioni o beni/servizi.

 

Di seguito trovi quelli disponibili, una volta scelti e valorizzati, clicca su CONFERMA oppure su ESCI per tornare indietro.

  • 2.2.1.3 Codice articolo;
  • 2.2.1.7 Data inizio periodo;
  • 2.2.1.8 Data fine periodo;
  • 2.2.1.15 Riferimento amministrazione;
  • 2.2.1.16 Altri dati gestionali.

 

Una volta terminata la creazione del documento di vendita, in questo caso della fattura elettronica, clicchiamo su AZIONI e successivamente su Invia a SdI per ottemperare agli obblighi di legge.

 

Nel caso ci sia indecisione sulla correttezza dell’xml creato, cliccando su AZIONI è possibile effettuare i seguenti controlli:

  • Verifica XML: per essere certi che lo SdI riceva i giusti dati;
  • Mostra anteprima XML: per dare uno sguardo alla versione XML che verrà generato prima e per l’invio;
  • Mostra anteprima PDF: per vedere il layout grafico deciso con l’inserimento delle giuste informazioni presenti in parcella;
  • Estrai XML non firmato: per poter salvare la parcella elettronica senza la firma elettronica di Fattura24 per l’invio.

 

Per uscire senza salvare nessuno dei dati inseriti, premi ESCI.

 

2. NOTE della fattura elettronica

Una volta compilati i campi nella sotto scheda DATI, possiamo inserire nella scheda NOTE un appunto interno che accompagna la fattura.

 

Clicca su NOTE per accedervi.

 

Fatture elettroniche in V3 by Fattura24

 

Come da disposizioni dell’Agenzia delle Entrate i dati presenti in questo campo non saranno inseriti nel documento XML,  che verrà spedito allo SdI.

 

Se momentaneamente preferisci salvare solo i dati della fattura elettronica puoi cliccare su SALVA, se invece vuoi generare anche il pdf puoi cliccare su AZIONI e poi su Salva e genera pdf.

 

Per uscire senza salvare nessuno dei dati inseriti, premi ESCI.

 

3. PAGAMENTI nella fattura elettronica

La sotto scheda PAGAMENTI ti permette di selezionare la modalità di pagamento e definire le rate di pagamento.

 

Cliccando su PAGAMENTI puoi accedervi.

 

Fatture elettroniche in V3 by Fattura24

 

Al suo interno ci sono i seguenti campi:

  • Modalità di pagamento: puoi scegliere la metodologia con la quale intendi comunicare al tuo cliente come effettuare il pagamento della fattura. Il sistema ne mette a disposizione tre (carta di pagamento, contanti e nessuna). Se desideri crearne una nuova (ad esempio bonifico) devi andare in Modalità Pagamento presente in CONFIGURAZIONE. Cliccando sulla  i  appariranno maggiori informazioni relative al pagamento selezionato;
  • Condizioni di pagamento, è possibile impostare le seguenti voci:
    • Pagamento completo;
    • Pagamento a rate;
    • Anticipo;
  • Stato documento: permette di impostare il documento come NON SALDATO o SALDATO.
  •  

 

ATTENZIONE: per l’Agenzia delle Entrate la Modalità di pagamento presente all’interno dell’xml della fattura è un dato opzionale quindi, se non necessario, puoi selezionare NESSUNA.

 

Puoi creare una nuova modalità di pagamento cliccando sul campo Mod. Pagamento e successivamente su + aggiungi nuova mod. pagamento per accedere alla seguente scheda.

 

Modalità di pagamento in V3 by Fattura24

 

Per approfondire l’argomento vai alla pagina del manuale dedicata: clicca qui.

 

RATE di PAGAMENTO

In questa parte della scheda PAGAMENTI puoi impostare l’arco temporale delle rate di pagamento.

 

Tramite + AGGIUNGI RATA SINGOLA crei una la singola rata oppure tramite + AGGIUNGI RATE MULTIPLE, imposti degli archi temporali predefiniti:

  • + 30/60/90 giorni;
  • +30/60/90/120 giorni.

 

In qualsiasi momento puoi aprire la singola rata per modificare la data di scadenza, inserire la data di saldo o scegliere il conto.

 

Ti ricordo che i dati di pagamento valorizzano automaticamente la Prima Nota.

 

Se momentaneamente preferisci salvare solo i dati della fattura elettronica puoi cliccare su SALVA, se invece vuoi generare anche il pdf puoi cliccare su AZIONI e poi su Salva e genera pdf.

 

Per uscire senza salvare nessuno dei dati inseriti, premi ESCI.

 

4. ALLEGATI nella fattura elettronica

La sotto scheda Allegati riporta l’elenco completo dei file allegati al documento (xml, xml.p7m, pdf o diverso formato).

 

Clicca su ALLEGATI per accedervi.

 

Fatture elettroniche in V3 by Fattura24

 

Nel campo Modello documento di cortesia, puoi scegliere il modello che vuoi utilizzare come copia di cortesia, tra 40 e più modelli di sistema disponibili per le diverse classi documentali.

 

Nella sezione Modelli, presente in CONFIGURAZIONE, hai la possibilità di scegliere ed impostare come predefinito per ogni classe documentale il modello che più si adatta alle tue esigenze. 

 

Se preferisci creare un nuovo modello a partire da zero oppure creare un nuovo modello a partire da uno dei nostri, sempre all’interno di CONFIGURAZIONE,  trovi all’Editor dei modelli dove puoi creare un layout grafico personalizzato.

 

Utilizzando la funzionalità TRASCINA O CLICCA QUI PER IMPORTARE UN FILE è possibile aggiungere altri allegati all’interno del documento trascinandoli dal desktop o caricandoli dal tuo device.

 

Una volta generato il pdf del documento tramite AZIONI o caricati altri allegati, appariranno i seguenti simboli al fianco di ogni uno:

  • la consente di scaricare il documento;
  • la permette di stampare il documento;
  • con puoi accedere ai seguenti comandi:
    • Apri nel browser: puoi vedere l’anteprima dell’allegato all’interno di una pagina web del tuo browser predefinito ed utilizzare le funzioni che questo rende disponibili;
    • Elimina: elimini l’allegato;
    • Rinomina all.to: rinomini l’allegato, in questo caso ti invitiamo sempre a prestare attenzione.

 

Se momentaneamente preferisci salvare solo i dati della fattura elettronica puoi cliccare su SALVA, se invece vuoi generare anche il pdf puoi cliccare su AZIONI e poi su Salva e genera pdf.

 

Per uscire senza salvare nessuno dei dati inseriti, premi ESCI.

 

5. EMAIL per spedire la copia di cortesia della fattura al cliente o al commercialista

In questa sotto scheda puoi spedire, via email, i tuoi documenti tramite Fattura24, senza dover utilizzare il tuo provider di posta.

 

Ci sono due vantaggi nell’utilizzare questo servizio; il primo è il monitoraggio in tempo reale (, , ) delle email inviate e di sapere se il tuo cliente ha aperto il documento in allegato, così non avrai più dubbi sull’effettiva ricezione dell’email.

 

Il secondo è massimizzare la deliverability delle tue email utilizzando il nostro server SMPT per l’invio oppure, se preferisci, utilizzando il tuo server di posta che puoi attivare e configurare nella sezione SMTP in APP e Servizi esterni.

 

Cliccando su EMAIL accedi alla seguente sotto scheda.

 

Fatture elettroniche in V3 by Fattura24

 

Ci sono diversi campi da impostare:

  • Mittente: puoi inviare l’email usando l’indirizzo del Profilo fatturazione o quello usato per la creazione dell’account (amministratore);
  • Destinatario: il sistema propone automaticamente l’indirizzo email della scheda di contatto del cliente;
  • In Copia: permette di inserire uno o più destinatari (separati dal punto e virgola) a cui inviare la stessa email;
  • Metti in “Copia Nascosta”: impostando questo campo su SI riceverai copia della email inviata al cliente;
  • Spunta i file che vuoi allegare questa email: qui vengono elencati tutti gli allegati presenti nella sotto scheda ALLEGATI, se vuoi inviarli (tutti, una parte o solo uno) clicca su    per attivare la selezione , l’invio è opzionale;
  • Modello: ti permette di scegliere il modello email, puoi personalizzarlo preventivamente tramite l’Editor email presente nella sezione Modelli in CONFIGURAZIONE;
  • Oggetto: il sistema valorizza questo campo con il nome, il sezionale e la data del documento; puoi personalizzarlo;
  • Testo: trovi un testo predefinito e modificabile. Nel testo c”è la funzione scarica documento che consente al cliente, aperta l’email, di visualizzare l’anteprima del PDF della fattura. Automaticamente nella sezione delle tue fatture elettroniche visualizzi la notifica di lettura.

 

Completata la configurazione della scheda EMAIL puoi spedirla.

 

Come personalizzare l’email

Tramite la funzione OPZIONI hai a disposizione le seguenti opzioni:

  • Salva come nuovo modello: modificato il testo di default o creato un testo nuovo, puoi salvarlo come modello per averlo disponibile in futuro;
  • Copia testo da altra email: puoi copiare il testo da un email inviata in passato, il sistema mette a disposizione l’elenco delle email inviate;
  • Aggiungi link Paypal: nel corpo dell’email puoi aggiungere il link a Paypal per permettere al cliente di saldare velocemente l’importo a te dovuto.

 

Ti ricordo che se usi la funzione Salva come nuovo modello puoi modificarlo e/o cancellarlo nella scheda Editor Email presente nella sezione Modelli in CONFIGURAZIONE.

 

Finita la configurazione della email ora è possibile inviarla cliccando su INVIA EMAIL.

 

Se momentaneamente preferisci salvare solo i dati della fattura elettronica puoi cliccare su SALVA, se invece vuoi generare anche il pdf puoi cliccare su AZIONI e poi su Salva e genera pdf.

 

Per uscire senza salvare nessuno dei dati inseriti, premi ESCI.

 

Pannello di controllo delle fatture elettroniche

Abbiamo 5 elementi informativi, collegati alla gestione delle fatture elettroniche, che ti sono utili per tenere sotto controllo il ciclo di vita di tutti i documenti inviati allo SDI.

 

Pannello di controllo in V3 by Fattura24

 

Nello specifico sono:

  1. da inviare a SDI;
  2. inviate a SDI;
  3. consegnata/accettata SDI;
  4. scartata/rifiutata SDI.

 

Procediamo con ordine.

 

1. da inviare a SDI

Qui vengono segnalati i documenti che sono pronti per essere inviati allo SDI:

  • Pannello di controllo in V3 by Fattura24: situazione in cui non hai documenti da inviare allo SDI;
  • Pannello di controllo in V3 by Fattura24: situazione in cui ti segnaliamo quanti documenti tra quelli che attualmente hai prodotto che devono ancora essere inviati allo SDI.

 

2. inviate a SDI

Qui vengono segnalati i documenti che sono stati inviati allo SDI:

  • Pannello di controllo in V3 by Fattura24: situazione in cui non hai mai inviato nessun documento allo SDI;
  • Pannello di controllo in V3 by Fattura24: situazione in cui ti segnaliamo quanti documenti hai inviato allo SDI.

 

3. consegna/accettazione SDI

Qui vengono segnalati i documenti che sono stati consegnati, quindi accettati dallo SDI:

  • Pannello di controllo in V3 by Fattura24: situazione in cui non hai nessun documento consegnato/accettato dallo SDI;
  • Pannello di controllo in V3 by Fattura24: situazione in cui ti segnaliamo quanti documenti sono stati consegnati/accettati da parte dello SDI.

 

4. scarto/rifiuto SDI

Qui vengono segnalati i documenti che sono stati scartati, quindi rifiutati, allo SDI:

  • Pannello di controllo in V3 by Fattura24: situazione in cui non hai nessun documento scartato/rifiutato dallo SDI;
  • Pannello di controllo in V3 by Fattura24: situazione in cui ti segnaliamo quanti documenti sono stati scartati/rifiutati dallo SDI.

 

Altri avvisi e funzioni

In tutte le classi documentali sono disponibili ulteriori funzioni che non trovano una collocazione come set, ma che sono molto utili nella gestione dei documenti creati.

 

Cliccando su    puoi selezionare () i documenti che preferisci per effettuare delle operazioni di gruppo.

 

Selezionati i documenti clicca su CREA DA per creare:

  • una copia: il sistema crea una copia gemella del documento, con data e numero progressivo aggiornato;
  • Nota di credito elettronica: ti permette di creare una Nota di credito elettronica a partire da una parcella, senza doverla creare dall’inizio;
  • un DDT: hai la possibilità di creare un DTT da una parcella;
  • nuovo documento: crei un nuovo documento da zero.

 

Come dicevamo all’inizio la , , , , ti permette di dare un valore d’importanza ai documenti per colore, in questo modo a prima vista evidenzi i documenti in maniera diversa rispetto ad altri.

 

Tramite i FILTRI puoi cercare i documenti che hanno la stella dello stesso colore.

 

La ti aiuta a capire se:

  • : non è stato spedito via email;
  • : è stato spedito via email;
  • : è stato visualizzato in anteprima.

 

Al fianco destro di ogni documento, cliccando su , puoi accedere ai seguenti comandi:

  • Scarica allegati: scarichi tutti gli allegati presenti nella fattura in una cartella;
  • Estratto conto: accedi all’estratto conto, dove trovi disponibili tutti i documenti ed i pagamenti a questi associati;
  • Elimina: cancelli il documento.

 

Scegli cosa vuoi vedere nella tabella

Cliccando su è possibile personalizzare la sezione contenente le parcelle elettroniche, nella quale puoi stabilire il numero di righe che desideri vedere in elenco, 30, 50 o 100 e le colonne visibili o non visibili:

  • ID documento;
  • Numero;
  • Codice;
  • Data;
  • Nome prodotto;
  • Periodo;
  • Scadenza;
  • Cliente e molto altro.

 

Una volta deciso se la colonna deve essere VISIBILE o NASCOSTO e successivamente clicca su APPLICA per la conferma.

 

NOTA BENE: come chiarito dal provvedimento del 30 aprile 2018, l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione un servizio gratuito e automatico di conservazione a norma delle fatture (per 15 anni), al quale l’utente, se vorrà, potrà aderire.