Notifiche di lettura

In questa pagina spieghiamo lo strumento della notifica di lettura delle email inviate ai clienti o fornitori.

Ci sono due vantaggi nell’utilizzare questo servizio; il primo è il monitoraggio in tempo reale (, , ) delle email inviate e di sapere se il tuo cliente ha aperto il documento in allegato, così non avrai più dubbi sull’effettiva ricezione dell’email.

Il secondo è massimizzare la deliverability delle tue email utilizzando il nostro server SMPT per l’invio oppure, se preferisci, utilizzando il tuo server di posta che puoi attivare e configurare nella sezione SMTP in APP e Servizi esterni.

Prima di procedere con un esempio pratico su una classe documentale, tipo una fattura elettronica, ricordiamo che la seguente procedura è applicabile alle seguenti sezioni presenti nei menu:

• VENDITE:
  • fattura elettronica;
  • parcella elettronica;
  • nota di credito elettronica;
  • preventivi;
  • ordini;
  • DDT;
  • proforma;
  • fatture;
  • ricevute;
  • note di credito;
  • rapportini;
• ACQUISTI:
  • prestazioni;
  • fatture;
  • ordini fornitori;
  • DDT;
  • ricevute;
  • note di credito;
  • bozze generiche.

Ora procediamo con l’esempio pratico svolto con una fattura elettronica secondo i seguenti passaggi:

1. invio della mail al cliente;
2. vediamo le notifiche.

1. Invio email al cliente

Cominciamo dalla schermata principale, la Dashboard.

Dal menu di sinistra clicca su VENDITE e successivamente su Fatture Elettroniche per accedervi.

La sezione presenta diversi strumenti, clicchiamo su NUOVO per aprire la scheda di creazione di una fattura elettronica.

La scheda di creazione del documento si apre nella sotto scheda Dati; le fasi di valorizzazione di tutte le sotto schede le saltiamo per andare direttamente alla sotto scheda EMAIL.

Clicca su EMAIL per accedervi.

Per la corretta valorizzazione di tutti i campi potete consultare le pagine del manuale dedicate alle singole sezioni sopra elencate.

Ora andate nel campo Testo; qui trovi un testo predefinito e modificabile.

Nel testo c’è la funzione scarica documento che consente al cliente, aperta l’email, di visualizzare l’anteprima del PDF della fattura; le presenze di questo strumento e dell’allegato alla email sono molto  importanti per il funzionamento delle notifiche di lettura che tra poco spiegheremo.

Completata la configurazione della scheda EMAIL puoi spedirla cliccando su INVIA EMAIL.

Clicca su ESCI. per tornare alla sezione delle Fatture elettroniche
 

2. Vediamo le notifiche di lettura

Per procedere nella visualizzazione delle notifiche facciamo un esempio pratico.

Abbiamo precedentemente creato delle fatture elettroniche.

Ogni documento è stato inviato, in questo caso, al cliente via email e come potete vedere a destra di ogni linea documentale sono apparsi i seguente simbolo .

Alcuni sono colorati e in base al colore possiamo capire cosa ha fatto il destinatario della nostra email:

• : non è stato spedito via email;
• : è stato spedito via email;
• : è stato visualizzato in anteprima.

Come lo sappiamo della notifica?

All’interno delle e-mail inviate ai clienti troverete un link o un pulsante arancione con la dicitura SCARICA DOCUMENTO, nel momento in cui il cliente clicca su di esso, il sistema registra l’avvenuta lettura dell’e-mail.