Configurazione Sistema TS

Andiamo nel menu di sinistra, clicca su Fatture, all’interno di VENDITE, per accedere alla seguente scheda.

La scheda si presenta con diversi strumenti e per l’approfondimento vi rimandiamo alla pagina dedicata del manuale (clicca qui).

Prima di creare il documento cliccando su NUOVO bisogna attivare il widget per la Configurazione Sistema TS.

Widget di configurazione Sistema TS

Dal menu di sinistra clicchiamo su App e Servizi esterni che si trova all’interno della sezione di Configurazione.

Successivamente clicca sull’icona del Sistema STS che si trova all’interno del sottogruppo ALTRO.

Si aprirà la scheda del widget per l’inserimento dei tuoi dati per la Configurazione Sistema TS e per la determinazione dei parametri di default per tutti i tuoi documenti.

Configurazione Sistema TS

Le seguenti indicazioni sono utili per configurare il widget del sistema TS.

Attualmente il servizio non è attivo, per attivarlo impostare il campo Attivo su SI in questo modo si sbloccano gli altri campi da compilare presenti nella scheda.

Come possiamo vedere ci sono da impostare/compilare:

• Struttura: qui dovrai definire se sei un Professionista della sanità oppure una Struttura Sanitaria;
• Codice:
  • Proprietario: si compone dal codice regionale, dal codice della ASL di competenza in quella regione e dal codice SSA (Farmacie o Strutture Sanitarie iscritte al Sistema TS utile per l’invio delle spese sanitarie);
  • Fiscale: del soggetto di riferimento della Struttura (nel caso la configurazione sia effettuata per una Struttura) o del Professionista (nel caso di configurazione effettuata per il Professionista singolo)
  • Identificativo: per il Professionista (Medico, Odontoiatra e Professionista Sanitario) corrisponde al suo codice fiscale mentre per una Struttura si tratta di un codice (8 caratteri) assegnato d’ufficio al momento dell’accreditamento della Struttura sanitaria e delle Associazioni di Categoria; 
• Password/Parola Chiave: la prima parola chiave (8 caratteri) viene consegnata già scaduta perciò utilizzabile solo al primo accesso quindi qui dovete inserire quella che generate voi;
• PinCode: è un codice (10 cifre) identificativo del Professionista o della Struttura Sanitaria che si genera al momento di richiesta di accreditamento al SSN ed è possibile rigenerarlo all’interno del tuo account sul portale del Sistema TS.

Per quanto riguarda il Pincode, una volta inserito nel campo di riferimento è possibile verificarne la correttezza cliccando su VERIFICA.

Configurazione Dati/Spese in fattura di default

I dati inseriti nei seguenti campi sono riportati nelle Fatture non elettroniche generate all’interno di Fatture in VENDITE:

• Tipo di spesa: è la causale per tutti i documenti che invierai, la personalizzazione del singolo documento la devi fare all’interno della sotto scheda STS presente quando crei un nuovo documento in Fatture (VENDITE) se il servizio è attivo:
  • AA: Altre spese;
  • AD: Acquisto o affitto di dispositivo medico CE;
  • AS: Spese sanitarie relative ad ECG, spirometria, Holter pressorio e cardiaco, test per glicerina;
  • CT: Cure Termali;
  • IC: Intervento di chirurgia estetica ambulatoriale o ospedaliero;
  • FC: Farmaco, anche omeopatico. Dispositivi medici CE;
  • FV: Farmaco per uso veterinario;
  • PI: Protesica e integrativa;
  • SR: Spese prestazioni assistenza specialistica ambulatoriale esclusi interventi di chirurgia;
  • SP: prestazione Sanitaria;
  • SV: Prestazione Spesa veterinarie sostenute da persone fisiche;
  • TK: Ticket (quota fissa e/o differenza con il prezzo di riferimento). Franchigia. Pronto soccorso;
• Flag tipo di spesa: da impostare su Nessuno per non specificarlo, su Ticket di Pronto Soccorso oppure su Visita in intramoenia.
• Pagamento Tracciato: se impostato su SI accetti pagamenti con carte di credito e/o di debito.

Compilati tutti i campi clicca su SALVA oppure su ESCI per tornare alla scheda principale di App e Servizi esterni senza salvare nessun dato ma attenzione che se il campo Attivo rimane sul SI il widget rimane attivo.

Ricordati di impostare i campi Tipo Spese e Flag Tipo Spesa presenti nella scheda Tessera Sanitaria perché entrano tra le informazioni che il STS si aspetta di ricevere.

 
Una volta che il widget Sistema TS sarà configurato e attivo, potrai procedere con l’emissione delle fatture o modificare quelle precedenti.

Creare e inviare la fattura

Attivato il widget per l’invio delle spese al sistema TS ora procediamo con la creazione del documento.

Dalla menu di sinistra della dashbord di Fattura24 clicca su Fatture all’interno di VENDITE per accedere alla scheda delle Fatture non elettroniche.

Per muovere i primi passi in Fatura24 potete consultare la seguente pagina del manuale (clicca qui).

A questo punto clicca su NUOVO per accedere alla seguente scheda dove al suo interno potrai inserire tutti i valori del documento.

I dati necessari per utilizzare la funzione di salvataggio cliccando su SALVA si trovano nelle schede:

1. DATI e PAGAMENTI;
2. STS.

Una volta inseriti i dati necessari poi clicca su SALVA e successivamente su ESCI per ritornare alla schermata principale da dove ti sarà possibile inviare il documento.

1. Configurazione DATI e PAGAMENTI

In base alle specifiche tecniche e alle disposizioni attualmente in vigore riguardanti il Sistema TS, Fattura24 ha determinato le seguenti regole per farvi evitare di incorrere in errori nell’invio del documento:

• l’utente può inviare “fatture” intere e non importi di pagamento parziali;
• per questo motivo, l’utente può inviare solo fatture “integralmente saldate”;

Campo data pagamento e pagamento anticipato.

Il campo data pagamento è OBBLIGATORIO secondo le Specifiche Tecniche del Sistema TS e in questo campo Fattura24 inserisce:

• la data saldo della prima delle linee-pagamento del doc in ordine di tempo (la più vecchia);
• oppure la data della fattura se non ci sono linee-pagamento nel doc.

Se nel documento è presente almeno una linea-pagamento con la data saldo antecedente alla data fattura in automatico il campo PAGAMENTO ANTICIPATO impostato su SI nel file da inviare al Sistema TS ;

3. Configurazione STS

In questa scheda puoi mantenere i dati impostati al momento dell’attivazione del widget Sistema TS oppure se la prestazione effettuata esula dall’operatività ordinaria puoi personalizzare i dati del documento configurando i seguenti campi:

• Abilita STS: come per l’attivazione del widget puoi mantenerlo abilitato con SI oppure su NO per disabilitarlo;
• Tipo di documento: è un campo preimpostato;
• Tipo di spesa: per determinare il tipo di spesa tra quelle disponibili e accettate dal sistema TS;
• Flag Tipo Spesa: in base alla determinazione del tipo di spesa puoi impostare il flag, in caso di errore il sistema ti avviserà;
• Pagamento tracciato: devi indicare come è stato saldato il pagamento, questa scelta permette la possibilità di mettere in detrazione la spesa sostenuta;
• Opposizione cittadino: il cliente può opporsi all’invio del documento allo Sistema TS con al suo interno il codice fiscale, imposta su SI per confermare l’opposizione.

Una volta inseriti i dati necessari poi clicca su SALVA e successivamente su ESCI per ritornare alla schermata principale da dove ti sarà possibile inviare il documento.

Invio spesa al Sistema TS

Una fattura creata con l’STS attivo, verrà evidenziata nella tabella delle fatture con un’icona a forma di medico.

Questa icona è un pulsante che ti permetterà di inviare i dati di quella fattura all’STS o di vedere l’esito di un precedente invio.

Ecco cosa significano i vari colori:

1. : da inviare a STS;
2. : accolte da STS;
3. : accolte STS con note;
4. : scartate STS;

I documenti con l’indicazione disattive; sono quei documenti che sono stati generati su di una prestazione che esula o che non è accettata dal Sistema TS, la determinazione di disattive viene impostata all’interno della scheda STS quando crei o modifichi il documento impostando il campo Abilita STS su NO.

Facciamo un esempio pratico e facciamo finta di aver creato diversi documenti per il Sistema TS come riportato nell’immagine a seguire.

Come puoi notare l’icona , in base all’esito dell’invio assume un colore specifico e cliccando su ogni singola icona hsi apriranno delle schede con le informazioni inerenti al colore.

Ora vediamo le specifiche dei colori più importanti.

1. Da inviare a STS

Con questo avviso vengono identificati tutti i documenti creati che sono in attesa di essere spediti al Sistema TS.

Nella riga del documento con Numero 386-2021 clicca sull’icona per aprire la scheda seguente.

A questo punto clicca su INVIA A SISTEMA TS per procedere all’invio oppure clicca su ESCI per tornare indietro senza procedere all’invio.

2. Accolte da STS

Con questo avviso identifichiamo i documenti già inviati al sistema TS e che hanno l’esito positivo cioè accettate dal Sistema TS.

Nella riga del documento con Numero 385-2021 clicca sull’icona per aprire la scheda seguente.

Il dato importante è la voce in Codice esito che si riferisce ai Codici spese sanitarie (clicca qui) del Sistema TS.

Il valore tra parentesi corrisponde al codice di esito, in questo caso il 2 indica che il file è elaborato correttamente.

Ci sono altre opzioni nella scheda:

• INVIA CENCELLAZIONE SPESA: usa questa funzione per cancellare dal sistema TS la spesa inviata;
• INVIA RETTIFICA: usa questa funzione per rettificare il documento inviato;
• SCARICA ESITO: permette di scaricare sul tuo device l’esito del sistema TS, in questo modo li puoi archiviare;

Se non vuoi procedere con nessuna delle altre tre opzioni su ESCI per tornare alla scheda principale delle Fatture;

4. Scartate STS

Con questo avviso vengono identificati tutti i documenti inviati al sistema TS e che hanno l’esito di scarto, cioè il Sistema TS non le ha accettate.

Nella riga 387-2021 clicca sull’icona per aprire la scheda seguente.

Il dato importante è la voce in Codice esito (Codici spese sanitarie: clicca qui).

Il valore tra parentesi corrisponde all’esito, in questo caso il 5 indica che il file è completamente scartato (nella fase di elaborazione) e nella riga Numero errori riportiamo quelli del Sistema ST quando ha elaborato il documento, in questo caso 1.

Per correggere del documento nella riga Descrizione riportiamo il codice errore con la spiegazione.

Nella scheda ti viene data l’opportunità di usare la funzione di RIPETI INVIO per inoltrare il documento una volta corretto gli errori.

Ora clicca su ESCI per tornare alla schermata principale delle Fatture e successivamente clicca sul documento da correggere, in questo caso il 387-2021 e successivamente procedi alla correzione per poi ripete il processo di invio al sistema TS.

 
Una corretta configurazione per la gestione dei dati personali

Ci teniamo a ricordiamo che lo svolgimento dell’attività sanitaria richiede un’estrema attenzione nella tutela dei dati dei destinatari dei documenti fiscali (fatture).

È prudenziale e raccomandabile, nell’attività di fatturazione e di trasmissione spese, che si predisponga la o le fatture inserendo per quanto possibile, nei campi relativi alla descrizione delle prestazioni per le quali si emette la specifica fattura, delle descrizioni che siano adeguatamente “anonimizzate” e non troppo particolareggiate.

Delle descrizioni che non contengono quindi locuzioni che siano in grado di ricollegare in modo univoco il nominativo di una persona a particolari dati genetici e/o di salute gravi e/o socialmente molto delicati del paziente.

Delle descrizioni, infine, dalle quali sino pertanto rimossi ove possibile tutti i dati che non risultino necessari ai fini fiscali o di adempimento di inderogabili obblighi di legge.