Nota di credito elettronica

La note di credito elettronica è quello strumento fiscale che comunica all’Agenzia delle Entrate, utilizza il linguaggio XML un (markup che definisce e controlla il significato degli elementi del testo) l’esistenza di uno storno causato da diversi fattori su di una fattura già emessa. In questo caso la nota di credito la emettiamo al nostro cliente. 

Per poter creare una nota di credito elettronica con Fattura24 è indispensabile configurare il proprio profilo di fatturazione, quindi predisporlo perché il servizio per la parcella elettronica funzioni.

Per il profilo di fatturazione abbiamo due procedimenti per la sua configurazione:

• configurazione base – configurazione minima ma indispensabile per emettere la fattura elettronica;
• configurazione completa – impostare tutti i dati per avere la miglior esperienza in fattura24:
  • dati generali;
  • indirizzo;
  • profilo fiscale;
  • contatti;
  • logo attività;
  • condivisione;
  • altro;
  • info abbonamento;

Dalla schermata principale di Fattura24.

Andiamo nel menu di destra e clicchiamo su VENDITE e successivamente su Note di credito Elettroniche per accedere alla seguente scheda.

La scheda si presenta con diversi tool:

• NUOVO – cliccando qui si accede alla scheda di creazione della parcella elettronica;
• ALTRO – con altro è possibile esportare:
  • solo XML in ZIP;
  • in ZIP;
  • la lista in excel;
  • le linee contabili;
  • in GIS Ranocchi;
  • per Profis di Sistemi;
  • per B-Point;
  • per Team System;
  • spesometro;
  • importa documenti;
  • Invia da SdI (da selezione)
  • Imposta documenti selezionati su pagato;
  • Elimina selezionati;
  • Aggiorna;
• totale 0,00 €;
• FILTRI – con questo tool è possibile effettuare una ricerca per velocizzare il caricamento dei dati definendo se sono per:
  • Cliente;
  • Numero;
  • Causale;
  • Cod. destinatario (esatto);
  • Stato:
    • Non pagate;
    • Pagate;
    • Da inviare;
    • Inviate a SdI;
    • Inviate-MC;
    • Consegnate/accettate;
    • Scartate;
  • PDC/Centro di ricavo;
  • Mod. pagamento;
  • Icona stella (con la stella è possibile dare un valore d’importanza al mittente in base ai colori disponibili , , , , ; la scelta dei colori avviene con una progressione del click sulla stella);
• 01 GEN 2021 – 31 DIC 2021; – la selezione del periodo di emissione può avvenire per:
  • anno;
  • trimestre;
  • personalizzato.

Dopo questa veloce panoramica procediamo ad emettere la nota di credito elettronica.

Clicchiamo su NUOVO per accedere alla seguente scheda dove al suo interno abbiamo diverse sotto schede (dati, note, pagamenti, allegati e email) con ognuna un set campi da impostare/compilare utili per l’emissione al cliente e allo allo SdI.

Prima di procedere precisiamo che la creazione di un nuovo documento prevede la configurazione, se necessaria delle seguenti schede;

1. Dati;
2. Note;
3. Pagamenti;
4. Allegati;
5. Email.

Ora procediamo per step.

1. DATI nella nota di credito elettronica

Quando si crea una nota di credito elettronica la prima scheda da compilare è quella dei DATI, qui bisognerà compilar ei seguenti campi:

• Numero – si intendo il numero progressivo, cioè il sezionale del documento; è possibile creare dei sezionali personalizzati prima ancora di emettere fattura (vedi la pagina del manuale dedicata: clicca qui);
• Cliente – in questo campo dovete inserire il nome del vostro cliente. inserire i dati onomastici e poi cliccate su AZIONI per:
  • Crea nuovo contatto in rubrica – nel caso fosse un nuovo cliente e volete direttamente aggiungere la sua anagrafica in RUBRICA;
  • Ricerca avanzata in rubrica – nel caso la sua onomastica fosse già presente in rubrica e la volete richiamare;
  • Cerca nel VIES – nel caso conoscete solo la patita IVA e volete risalire agli altri dati utilizzando la banca dati europea del VIES.
• Tipo doc – è un codice di identificazione del documento richiesto dall’Agenzia delle Entrate nelle sue specifiche sui documenti XML:
  • TD03 – acconto/anticipo su parcella;
  • TD06 – parcella;
• Indirizzo – questo dato fa riferimento all’anagrafica del cliente;
• Comune – questo dato fa riferimento all’anagrafica del cliente;
• Provincia (…) – questo dato fa riferimento all’anagrafica del cliente;
• Nazione (IT) – questo dato fa riferimento all’anagrafica del cliente in questo caso al paese (nazione) di residenza;
• Data – si riferisce alla data di emissione della fattura;
• Competenza – si riferisce al mese di emissione del documento;
• P.IVA – immettere la partita IVA del cliente, cliccando su AZIONI è possibile effettuare:
  • verifica sul sito dell’AdE;
  • cerca nel VIES;
• C.F. (codice fiscale) – inserire il codice fiscale del cliente;
• Esigibilità IVA – decidere se:
  • averla Immediata;
  • averla Differita;
  • oppure usare lo Split Payment;
• Indirizzo SdI – inserire l’indirizzo SdI del cliente per ritrovarlo in rubrica;
• PEC – inserire l’indirizzo di posta certificata, il dato è opzionale;
• Bollo – scegliere tra:
  • Non presente;
  • Virtuale;
• Causale – è possibile alcuni parametri aggiuntivi relativi alla parte generale della fattura o nota di credito, una volta selezionati i seguenti cliccate su CONFERMA per il loro inserimento oppure su ESCI per non effettuare questa aggiunta, cliccate su DATI AGGIUNTIVI DOCUMENTO per inserire:
  • 1.2.3 Stabile Organizzazione;
  • 2.1.1.8 Sconto/Maggiorazione;
  • 2.1.1.11 Causale aggiuntiva;
  • 2.1.2 Dati Ordine Acquisto;
  • 2.1.3 Dati Contratto;
  • 2.1.4 Dati Convenzione;
  • 2.1.5 Dati Ricezione;
  • 2.1.6 Dati Fatture Collegate;
  • 2.1.7 Dati SAL (Stato avanzamento Lavori),
  • 2.1.8 DDT (Documento Di Trasporto);
  • 2.1.9 Dati Trasporto;
  • 2.1.10 Fattura Principale;

PRESTAZIONI

Compilati i campi che descrivono la nota di credito ora bisogna compilare i campi nella sezione PRESTAZIONI:

• Importo netto – inserire il valore al netto;
• Q.tà – definire la quantità di prodotti venduto,
• U.M. – indicare l’unità di misura di riferimento alla quantità;
• Sconto – se applicato inserire il suo valore percentile;
• IVA – indicare il valore dell’imposta tra quelle di sistema o quelle create;
• Totale linea n.1 – questa indicazione in fattura è collegato ad una sola tipologia di prodotto, se in fattura devono essere inseriti più prodotti bisogna aggiungere altre linee di prodotto;
• cliccando qui è possibile:
  • modificare linea del prodotto;
  • calcolo netto dal  lordo;
  • duplica linea;
• Codice – è un campo di ricerca collegato alla sezione PRODOTTI E SERVIZI, inserendo il codice del prodotto o del servizio verrà automaticamente inserito nel campo sotto stante;
• Prodotto – è un campo di ricerca collegato alla sezione PRODOTTI E SERVIZI, inserendo il nome del prodotto o del servizio verrà automaticamente inserito nel campo sotto stante;
• Centro di ricavo – inserire un centro di ricavo;
• Dati aggiuntivi linea – cliccando qui è possibile inserire dei dati aggiuntivi per i beni e/o servizi, cliccando su AGGIUNGI selezionare i dati da aggiungere e poi cliccare su CONFERMA per confermare la scelta oppure su ESCI per tornare indietro senza inserire nessun dato tra:
  • 2.2.1.3 Codice articolo;
  • 2.2.1.7 Data inizio periodo;
  • 2.2.1.8 Data fine periodo;
  • 2.2.1.15 Riferimento amministrazione;
  • 2.2.1.16 Altri dati gestionali;

Cliccando su + AGGINGI BENE/SERVIZIO è possibile aggiungere direttamente una linea prodotto senza andare prima su .

Una volta aggiunta una nuova linea prodotto il sottomenu presente all’interno di si amplierà delle seguente funzioni:

• Porta in cima – sposti l’ordine del bene/servizio presenti in fattura;
• Inverti con riga precedente – inverti l’ordine fra singole righe;
• Duplica linea – una volta impostata puoi farne un duplicato;
• Cancella linea – elimini la linea prodotto.

Cliccando su ALTRO è possibile:

• Aggiungere linee da lista PRODOTTI E SERVIZI;
• Aggiungere linee da file excel;
• Aggiungi linea da importo lordo;
• Aggiungi linea bollo a carico del cliente;
• Valuta e tasso di cambio.

RIEPILOGO CONTEGGI

Nella sezione RIEPILOGO CONTEGGI troviamo il sunto dei dati fiscali della nota di credito:

• Totale competenze – il suo valore deriva dalla sommatoria del valore dei beni/servizi presenti nella nota;
• Totale IVA – il suo valore viene determinato dall’applicazione dell’imposta sul totale del valore dei beni/servizi inseriti nella nota;
• Totale lordo – risulta finale della somma tra Totale competenze e totale IVA;
• Totale da pagare – totale che il cliente deve pagare.

Cliccando su Mostra tutti i campi vengono visualizzati i campi di personalizzazione che possono influire sulla determinazione del Totale da pagare:

• Ritenuta d’acconto;
• Ritenuta previdenziale;
• Arrotondamento.

Cliccando su Aggiorna i conteggi si aggiorna semplicemente tutta la RIEPILOGO, comando utile se si vanno a personalizzare i campi:

• Ritenuta d’acconto;
• Ritenuta previdenziale;
• Arrotondamento.

Nel caso si decida di non procedere con la compilazione della nota di credito è possibile cliccare su SALVA per salvare i dati inseriti fino a questo punto per poi ritornarci in un secondo momento oppure cliccare su ESCI per uscire da questa configurazione senza salvare i dati attualmente inseriti.

2. Note alla nota di credito elettronica

Una volta compilati i campi nella scheda DATI possiamo procedere ad inserire nella scheda NOTE un appunto interno che accompagna la fattura.

Cliccando su NOTE si accede alla seguente scheda.

Una tipologie di note che si possono segnare in questa scheda sono quelle fiscali cioè inerenti agli accordi presi con il cliente oppure segnarsi che su una ipotetica fattura procedere con un decreto ingiuntivo al pagamento.

Nel caso si decida di non procedere con la compilazione della nota di credito è possibile cliccare su SALVA per salvare i dati inseriti fino a questo punto per poi ritornarci in un secondo momento oppure cliccare su ESCI per uscire da questa configurazione senza salvare i dati attualmente inseriti.

3. Pagamenti in nota di credito elettronica

La scheda Pagamenti permette la registrazione dei pagamenti relativi al documento generato e l’inserimento della modalità di pagamento preposta per il documento generato.

Cliccando su PAGAMENTI si accede alla seguente scheda.

All’interno della scheda i seguenti campi da compilare:

• Modalità di pagamento – hai la possibilità di scegliere la metodologia con la quale intendi comunicare al tuo cliente come effettuare la risoluzione della nota di credito, il sistema ne prevede tre attive (carta di pagamento, contanti, nessuna) se desideri crearne una nuova (ad esempio bonifico) devi andare in Modalità Pagamento dentro CONFIGURAZIONE. Cliccando su  i  appariranno le specifiche fiscali del pagamento selezionato;
• Condizioni di pagamento è possibile impostare le seguenti voci:
  • Pagamento completo;
  • Pagamento a rate;
  • Anticipo;
• Stato documento permette di impastare la fattura in questione su NON SALDATO oppure su SALDATO;

È possibile creare una nuova modalità di pagamento ,cliccando su campo Mod. Pagamento e successivamente su + aggiungi nuova mod. pagamento si accede alla seguente scheda.

Per approfondire l’argomento vai alla pagine del manuale dedicata: clicca qui.

Se clicchi su SALVA per confermare i dati oppure su ESCI se si vuole tornare alla scheda della Modalità Pagamento; oppure su CANCELLA per cancellare dal sistema i dati inseriti o la modalità di pagamento.

RATE di PAGAMENTO

In questa sezione della scheda PAGAMENTI è possibile impostare l’arco temporale del pagamento da parte del cliente:

Per impostare una rata al pagamento della fattura  bisogna cliccare su + AGGIUNGI RATA SINGOLA oppure se viene deciso che il pagamento debba avvenire in un’unica tranche mentre cliccando su + AGGIUNGI RATE MULTIPLE vengono impostate le rate nei seguenti archi temporali:

• + 30/60/90 giorni;
• +30/60/90/120 giorni;

Ricordiamo che i dati di pagamento valorizzano la tua Prima Nota.

Nel caso si decida di non procedere con la compilazione della nota di credito è possibile cliccare su SALVA per salvare i dati inseriti fino a questo punto per poi ritornarci in un secondo momento oppure cliccare su ESCI per uscire da questa configurazione senza salvare i dati attualmente inseriti.

4. Allegati alla nota di credito elettronica

La scheda Allegati dei documenti in uscita riporta l’elenco completo dei file allegati al documento fiscale.

Tra questi sarà presente il file xml nel caso dei documenti elettronici e il pdf nel caso l’avessi generato. Potrai visualizzare l’anteprima oppure scaricare i files.

Cliccando su ALLEGATI si accede alla seguente schede.

 Nel campo Modello documento di cortesia è possibile scegliere lo stile grafico per la generazione dei PDF.

Di default è possibile scegliere tra:

• Modello Agenzia delle Entrate;
• Modello liberi professionisti;
• Modello Assosoftware;

Per modificare i modelli ed effettuare un’ulteriore personalizzazione hai la possibilità, grazie all’Editor dei modelli, di creare un tuo layout grafico personalizzato.

Nella sezione Modelli in CONFIGURAZIONE hai la possibilità di scegliere tra modelli preimpostati quello più adatto alle tue esigenze.

Nel caso non volessi crearne uno da zero o utilizzarne uno già preimpostato ti offriamo la nostra consulenza tecnica per l’acquisto di un modello personalizzato da noi sulle tue specifiche esigenze professionali.

Se volessi importare un ulteriore allegato all’interno dell’apposita sezione, sarà sufficiente trascinare il file all’interno di questa scheda.

Oppure cliccando su TRASCINA O CLICCA QUI PER IMPORTARE UN FILE si aprirà la finestra di navigazione dove è possibile andare a ricercare il file all’interno del tuo device per poterlo caricare a sistema.

Una volta caricato l’allegato appariranno i seguenti due simboli di fianco al nome dello stesso:

• su permette di riscaricare il documento dal cloud;
• su per accedere ai seguenti comandi:
  • Apri nel brower – vedere l’anteprima dell’allegato all’interno di una pagina web del tuo browser predefinito ed utilizzare le funzioni che questo rende disponibili;
  • Elimina – eliminare l’allegato in questione;
  • Rinomina all.to – rinominare l’allegato ed in questo caso fate attenzione a non confondervi;

Nel caso si decida di non procedere con la compilazione della nota di credito è possibile cliccare su SALVA per salvare i dati inseriti fino a questo punto per poi ritornarci in un secondo momento oppure cliccare su ESCI per uscire da questa configurazione senza salvare i dati attualmente inseriti.

5. Email per invio della nota di credito elettronica

Tramite questa scheda potrai spedire i tuoi documenti direttamente da Fattura24, senza quindi dover passare da un programma all’altro.

Prima di procedere ci sono due vantaggi nell’utilizzare questo servizio di posta elettronica:

• Monitoraggio in tempo reale – inviando i documenti potrai tracciare in tempo reale non solo l’invio, ma anche l’apertura dell’email così da non avere più dubbi sull’effettiva ricezione dell’e-mail da parte del destinatario.
• Massimizza la deliverability della tue email – Il servizio email è ottimizzato per l’invio dei documenti. Se nonostante questo preferisci utilizzare il tuo server di posta elettronica attiva e configura il widget SMTP in APP e Servizi esterni dentro CONFIGURAZIONI.

Cliccando su EMAIL accederai alla seguente scheda.

Ci sono diversi campi da impostare per l’utilizzo del servizio:

• Mittente – qui dovrai decidere con quale indirizzo email vuoi mandare la comunicazione al cliente;
• Destinatario – qui devi inserire l’indirizzo email del cliente, se non ricordi l’email ma il nome scrivilo nel campo e poi clicca su per permettere al sistema di fare una ricerca in RUBRICA e per ritrovare l’email tra i tuoi contatti;
• Copia – qui puoi inserire un secondo destinatario e con lo stesso principio di Destinatario è possibile ritrovare il nome del contatto in RUBRICA;
• Metti in “Copia Nascosta” – nel caso non si voglia far sapere che la email inviata sia stata spedita ad un secondo destinatario impostare questo campo su SI oppure lasciare questa impostazione sul NO;
• Spunta i file che vuoi allegare questa email – nella scheda ALLEGATI sono stati creati o caricati gli allegati associati alla fattura elettronica in questione ora se si desidera inviarli tutti, una parte, uno o nessuno qui possiamo effettuare questa scelta cliccando su    per attivare la selezione su , l’invio degli allegati è opzionale;
• Modello – in questo campo potete sceglie il modello per l’invio della mail, c’è la possibilità di personalizzarlo andando in Editor email dentro Modelli in CONFIGURAZIONI;
• Oggetto – in questo campo potete decidere l’oggetto della mail, il testo che vede è di default ed è possibile personalizzarlo;
• Testo – in questo campo avete i comandi base comuni a tutti i software di scrittura online e offline, il testo è di default ma potete personalizzarlo.

Completata la configurazione della scheda EMAIL è possibile salvarla come nuovo modello in modo da poterla richiamare per i prossimi invii sia su questa fattura elettronica che su altre.

Cliccando su OPZIONI ci sono le seguenti opzioni:

• Salva come nuovo modello;
• Copia testo da altra email;
• Aggiungi link Paypal;

Se decidete per Salva come nuovo modello è possibile modificarlo/cancellarlo nella scheda Editor Email in Modelli dentro CONFIGURAZIONI.

Una volta terminata la creazione del documento di vendita, in questo caso della fattura elettronica, clicchiamo su AZIONI e successivamente su Invia a SdI per ottemperare agli obblighi di legge.

Nel caso ci sia indecisione sul risultato finale che riceverà lo SdI è possibile effettuare dei check di controllo prima di inviarlo, cliccando su AZIONI è possibile:

• Verifica XML – per essere certi che lo SdI riceva i giusti dati;
• Mostra anteprima XML – per dare uno sguardo alla versione XML che verrà generato prima e per l’invio;
• Mostra anteprima PDF – per vedere il layout grafico deciso con l’inserimento delle giuste informazioni presenti in fattura;
• Estrai XML non firmato – per poter salvare la fattura elettronica senza la firma elettronica di Fattura24 per l’invio; 

Finita la configurazione della email nei suoi contenuti ora è possibile inviarla cliccando su INVIA EMAIL.

Nel caso si decida di non procedere con la compilazione della nota di credito è possibile cliccare su SALVA per salvare i dati inseriti fino a questo punto per poi ritornarci in un secondo momento oppure cliccare su ESCI per uscire da questa configurazione senza salvare i dati attualmente inseriti.

Barra avvisi

Abbiamo 5 avvisi collegati alla gestione delle fatture elettroniche e che vi saranno utili per tenere sotto controllo il ciclo di vita di una fattura elettroniche.

Abbiamo 5 avvisi:

1. da inviare a SDI;
2. inviate a SDI;
3. consegnata/accettata SDI;
4. scartata/rifiutata SDI;
5. altro;

Procediamo con ordine.

1. da inviare a SDI

Qui vengono segnalati i documenti che sono pronti ad essere inviati allo SDI:

• – situazione in cui non hai documenti da inviare allo SDI;
• – situazione in cui ti segnaliamo quanti documenti tra quelli che attualmente hai prodotto devono ancora essere inviati allo SDI.

2. inviate a SDI

Qui vengono segnalati i documenti che sono stati inviati allo SDI:

• – situazione in cui non hai mai inviato nessun documento allo SDI con Fattura2;
• – situazione in cui ti segnaliamo quanti documenti hai inviato allo SDI tramite Fattura24.

3. consegna/accettazione SDI

Qui vengono segnalati i documenti che sono stati consegnati, quindi accettati, allo SDI:

• – situazione in cui non hai nessun documento consegnato, quindi accettato, da parte dello SDI e spedito con Fattura24;
• – situazione in cui ti segnaliamo quanti documenti sono stati consegnati, quindi accettati, da parte dello SDI e che hai inviato con Fattura24.

4. scarto/rifiuto SDI

Qui vengono segnalati i documenti che sono stati scartati, quindi rifiutati, allo SDI:

• – situazione in cui non hai nessun documento scartato, quindi rifiutato, da parte dello SDI e spedito con Fattura24;
• – situazione in cui ti segnaliamo quanti documenti sono stati scartati, quindi rifiutati, da parte dello SDI e che hai inviato con Fattura24.

5. altro

Qui vengono segnalati i documenti che rientrato in altre casistiche come quelli per la PA che hanno un loro particolare ciclo di vita prima di essere accettate:

• – situazione in cui non hai nessun documento scartato, quindi rifiutato, da parte dello SDI e spedito con Fattura24;
• – situazione in cui ti segnaliamo quanti documenti sono stati scartati, quindi rifiutati, da parte dello SDI e che hai inviato con Fattura24.

Cliccando su è possibile personalizzare la vista delle schede decidente se rendere visibili o non visibili:

• Quantità;
• Unità di misura;
• Sconto;
• Codice prodotto;
• Nome prodotto;
• Centro di ricavo;
• Magazzino;
• Dati aggiuntivi SdI.

Altri avvisi e funzioni

In questa sezione vi spiegheremo le funzioni che non trovano una collocazione come set ma che sono utili nella gestione dei documenti per la fatturazioni creati.

Cliccando su    si selezionano tutti i documenti creati (oppure è possibile fare una selezione personalizzata cliccando sempre su    su tutti i documenti da selezionare) per effettuare delle operazioni di gruppo e cliccando su CREA DA è possibile:

• Crea una copia:
• Crea Nota di credito elettronica;
• Crea DDT,
• Crea nuovo;

Cliccando su è possibile evidenziare attraverso dei colori le fatture elettroniche in questo modo si ha a prima vista subito il riconoscimento di alcuni documenti rispetto ad altri e se si utilizza l’opzione della ricerca FILTRI tutti i documenti che hanno la stessa dello stesso colore.

La seguente icona ci aiuta a capire se:

• se non è stato spedito via email;
• se è stato spedito via email;

Cliccando su è possibile accedere ai seguenti comandi:

• Scarica allegati presente all’interno del documento, cioè quelli caricati durante o dopo la creazione della fattura elettronica;
• Estratto conto del cliente destinatario di questa fattura elettronica, nella scheda dell’estratto conto si vedono tutti i documenti che sono stati prodotti per il cliente;
• Elimina il documento in questione;