Ordini fornitore

Un Ordine fornitore, o  solamente ordine, è quel documento che il Libero Professionista o la PMI crea per il proprio fornitore per l’acquisto di un servizio o di un bene.

Questa funzione è utile nel caso in cui vi voglia velocizzare l’acquisto di beni e servizi che hanno una periodicità e si basano su accordi quadro tra clienti e fornitori.

Dalla schermata principale di Fattura24.

Andiamo nel menu di destra e clicchiamo su Ordini fornitore all’interno di Acquisti per accedere alla seguente scheda.

La scheda si presenta con diversi tool:

• NUOVO – cliccando qui si accede alla scheda di creazione della parcella elettronica;
• ALTRO – con altro è possibile:
  • esportare in ZIP;
  • esportare la lista in excel;
  • esportare le linee contabili;
  • scaricare file SEPA;
  • Imposta documenti selezionati su approvato;
  • riprotocolla;
  • Elimina selezionati;
  • Aggiorna;
• totale 0,00 €;
• FILTRI – con questo tool è possibile effettuare una ricerca per velocizzare il caricamento dei dati definendo se sono per:
  • Fornitore;
  • Numero;
  • Oggetto;
  • Approvati:
    • Si;
    • No;
  • PDC/Centro di costo;
  • Icona stella (con la stella è possibile dare un valore d’importanza al mittente in base ai colori disponibili , , , , ; la scelta dei colori avviene con una progressione del click sulla stella);
  • Tipo ricerca per data – è possibile decidere se ricercare i documenti ricevuti per Data protocollo oppure per Data documento;
• 01 GEN 2021 – 31 DIC 2021; – la selezione del periodo di emissione può avvenire per:
  • anno;
  • trimestre;
  • personalizzato.

Una volta impostato il filtro clicca su APPLICA per confermare la configurazione dei FILTRI; nel caso si decida di ripristinare la visualizzazione di default, cioè senza filtri, sempre dentro FILTRI cliccare su RIPRISTINA.

Dopo questa veloce panoramica procediamo ad emettere un preventivo fiscale.

Clicchiamo su NUOVO per accedere alla seguente scheda dove al suo interno abbiamo diverse sotto schede (dati, note, pagamenti, allegati, email e ddt) con ognuna un set campi da impostare/compilare utili per l’emissione al fornitore dell’ordine di acquisto che si desidera effettuare.

Prima di procedere precisiamo che la creazione di un nuovo documento prevede la configurazione, se necessaria delle seguenti schede;

1. Dati;
2. Note;
3. Pagamenti;
4. Allegati;
5. Email;
6. Dati di Trasporto.

Ora procediamo per step.

1. DATI degli ordini fornitore

Quando si crea un ordine di acquisto al fornitore la prima scheda da compilare è quella dei DATI, qui bisognerà compilare i seguenti campi:

• Numero – si intendo il numero progressivo, cioè il sezionale del documento; è possibile creare dei sezionali personalizzati prima ancora di emettere fattura (vedi la pagina del manuale dedicata: clicca qui);
• Fornitore – in questo campo dovete inserire il nome del vostro cliente. inserire i dati onomastici e poi cliccate su AZIONI per:
  • Crea nuovo contatto in rubrica – nel caso fosse un nuovo cliente e volete direttamente aggiungere la sua anagrafica in RUBRICA;
  • Ricerca avanzata in rubrica – nel caso la sua onomastica fosse già presente in rubrica e la volete richiamare;
  • Cerca nel VIES – nel caso conoscete solo la patita IVA e volete risalire agli altri dati utilizzando la banca dati europea del VIES.
• Numero protocollo – inserire un numero progressivo, unico da assegnare al momento della registrazione del documento ricevuto, consigliamo di inserire il numero del sezionale del documento ricevuto;
• Data – si riferisce di creazione del preventivo;
• Data di scadenza – si riferisce alla data utile ultima per poter accettare il preventivo;
• Indirizzo – questo dato fa riferimento all’anagrafica del cliente;
• Comune – questo dato fa riferimento all’anagrafica del cliente;
• Provincia (…) – questo dato fa riferimento all’anagrafica del cliente;
• Nazione (IT) – questo dato fa riferimento all’anagrafica del cliente in questo caso al paese (nazione) di residenza;
• Approvato – si riferisce se il preventivo ricevuto dal fornitore è stato già approvato (NO e SI);
• P.IVA – immettere la partita IVA del cliente, cliccando su AZIONI è possibile effettuare:
  • • verifica sul sito dell’AdE;
    • cerca nel VIES;
• C.F. (codice fiscale) – inserire il codice fiscale del cliente;
• Causale – indicare la tipologia lo scopo del preventivo;

PRESTAZIONI dell’ordine

Compilati i campi che descrivono l’ordine ora bisogna compilare i campi nella sezione PRESTAZIONI:

• Importo netto – inserire il valore al netto;
• Q.tà – definire la quantità di prodotti venduto,
• U.M. – indicare l’unità di misura di riferimento alla quantità;
• Sconto – se applicato inserire il suo valore percentile;
• IVA – indicare il valore dell’imposta tra quelle di sistema o quelle create;
• Totale linea n.1 – questa indicazione in fattura è collegato ad una sola tipologia di prodotto, se in fattura devono essere inseriti più prodotti bisogna aggiungere altre linee di prodotto;
• cliccando qui è possibile:
  • modificare linea del prodotto;
  • calcolo netto dal lordo;
  • duplica linea;
• Codice – è un campo di ricerca collegato alla sezione PRODOTTI E SERVIZI, inserendo il codice del prodotto o del servizio verrà automaticamente inserito nel campo sotto stante;
• Prodotto – è un campo di ricerca collegato alla sezione PRODOTTI E SERVIZI, inserendo il nome del prodotto o del servizio verrà automaticamente inserito nel campo sotto stante;
• Centro di ricavo – inserire un centro di ricavo;
• Note – inserire la specifica del prodotto del servizio da inserire nel documento;

Cliccando su + AGGINGI BENE/SERVIZIO è possibile aggiungere direttamente una linea prodotto senza andare prima su .

Una volta aggiunta una nuova linea prodotto il sottomenu presente all’interno di si amplierà delle seguente funzioni:

• Porta in cima – sposti l’ordine del bene/servizio presenti in fattura;
• Inverti con riga precedente – inverti l’ordine fra singole righe;
• Duplica linea – una volta impostata puoi farne un duplicato;
• Cancella linea – elimini la linea prodotto.

Cliccando su ALTRO è possibile:

• Aggiungere linee da lista PRODOTTI E SERVIZI;
• Aggiungere linee da file excel;
• Aggiungi linea da importo lordo;
• Aggiungi linea bollo a carico del cliente;
• Valuta e tasso di cambio.

RIEPILOGO CONTEGGI dell’ordine

Nella sezione RIEPILOGO troviamo il sunto dei dati fiscali della nota di credito:

• Totale competenze – il suo valore deriva dalla sommatoria del valore dei beni/servizi presenti nella nota;
• Totale IVA – il suo valore viene determinato dall’applicazione dell’imposta sul totale del valore dei beni/servizi inseriti nella nota;
• Totale lordo – risulta finale della somma tra Totale competenze e totale IVA;
• Totale da pagare – totale che il cliente deve pagare.

Cliccando su Mostra tutti i campi vengono visualizzati i campi di personalizzazione che possono influire sulla determinazione del Totale da pagare:

• Ritenuta d’acconto;
• Ritenuta previdenziale;
• Arrotondamento.

Cliccando su Aggiorna i conteggi si aggiorna semplicemente tutta la RIEPILOGO, comando utile se si vanno a personalizzare i campi:

• Ritenuta d’acconto;
• Ritenuta previdenziale;
• Arrotondamento.

Nel caso si decida di non procedere con la compilazione dell’ordine è possibile cliccare su SALVA per salvare i dati inseriti fino a questo punto per poi ritornarci in un secondo momento oppure cliccare su ESCI per uscire da questa configurazione senza salvare i dati attualmente inseriti.

Cliccando su AZIONI è possibile Salva e genera PDF, ma attenzione se generate il PDF senza aver inserito tutti i dati il documento digitale risulterà incompleto.

2. Note degli ordini fornitore

Una volta compilati i campi nella scheda DATI possiamo procedere ad inserire nella scheda NOTE un appunto interno che accompagna il documento del fornitore.

Cliccando su NOTE si accede alla seguente scheda.

Una tipologie di note che si possono segnare in questa scheda sono quelle fiscali cioè inerenti agli accordi quadro presi con il fornitore.

Nel caso si decida di non procedere con la compilazione dell’ordine è possibile cliccare su SALVA per salvare i dati inseriti fino a questo punto per poi ritornarci in un secondo momento oppure cliccare su ESCI per uscire da questa configurazione senza salvare i dati attualmente inseriti.

Cliccando su AZIONI è possibile Salva e genera PDF, ma attenzione se generate il PDF senza aver inserito tutti i dati il documento digitale risulterà incompleto.

3. Pagamenti degli ordini fornitore

La scheda Pagamenti permette la registrazione dei pagamenti relativi al documento generato e l’inserimento della modalità di pagamento preposta per il documento generato.

Cliccando su PAGAMENTI si accede alla seguente scheda.

RATE di PAGAMENTO

In questa sezione della scheda PAGAMENTI è possibile impostare l’arco temporale del pagamento da parte vostra al fornitore, in questo modo il fornitore è già a conoscenza di come si procederà all’adempimento fiscale sull’ordine.

Per impostare una rata al pagamento della fattura  bisogna cliccare su + AGGIUNGI RATA SINGOLA oppure se viene deciso che il pagamento debba avvenire in un’unica tranche mentre cliccando su + AGGIUNGI RATE MULTIPLE vengono impostate le rate nei seguenti archi temporali:

• + 30/60/90 giorni;
• +30/60/90/120 giorni;

Ricordiamo che i dati di pagamento valorizzano la tua Prima Nota.

Nel caso si decida di non procedere con la compilazione della nota di credito è possibile cliccare su SALVA per salvare i dati inseriti fino a questo punto per poi ritornarci in un secondo momento oppure cliccare su ESCI per uscire da questa configurazione senza salvare i dati attualmente inseriti.

Cliccando su AZIONI è possibile Salva e genera PDF, ma attenzione se generate il PDF senza aver inserito tutti i dati il documento digitale risulterà incompleto.

4. Allegati agli ordini fornitore

La scheda Allegati dei documenti in uscita riporta l’elenco completo dei file allegati al documento fiscale.

Cliccando su ALLEGATI si accede alla seguente schede.

Nel campo Modello documento di cortesia è possibile scegliere lo stile grafico per la generazione dei PDF.

Per modificare i modelli ed effettuare un’ulteriore personalizzazione hai la possibilità, grazie all’Editor dei modelli, di creare un tuo layout grafico personalizzato.

Nella sezione Modelli in CONFIGURAZIONE hai la possibilità di scegliere tra modelli preimpostati quello più adatto alle tue esigenze.

Nel caso non volessi crearne uno da zero o utilizzarne uno già preimpostato ti offriamo la nostra consulenza tecnica per l’acquisto di un modello personalizzato da noi sulle tue specifiche esigenze professionali.

Se volessi importare un ulteriore allegato all’interno dell’apposita sezione, sarà sufficiente trascinare il file all’interno di questa scheda.

Oppure cliccando su TRASCINA O CLICCA QUI PER IMPORTARE UN FILE si aprirà la finestra di navigazione dove è possibile andare a ricercare il file all’interno del tuo device per poterlo caricare a sistema.

Una volta caricato l’allegato appariranno i seguenti due simboli di fianco al nome dello stesso:

• su permette di riscaricare il documento dal cloud;
• su per accedere ai seguenti comandi:
  • Apri nel browser – vedere l’anteprima dell’allegato all’interno di una pagina web del tuo browser predefinito ed utilizzare le funzioni che questo rende disponibili;
  • Elimina – eliminare l’allegato in questione;
  • Rinomina all.to – rinominare l’allegato ed in questo caso fate attenzione a non confondervi;

Nel caso si decida di non procedere con la compilazione dell’ordine è possibile cliccare su SALVA per salvare i dati inseriti fino a questo punto per poi ritornarci in un secondo momento oppure cliccare su ESCI per uscire da questa configurazione senza salvare i dati attualmente inseriti.

Cliccando su AZIONI è possibile Salva e genera PDF, ma attenzione se generate il PDF senza aver inserito tutti i dati il documento digitale risulterà incompleto.

5. Email degli ordini fornitore

Tramite questa scheda potrai spedire i tuoi documenti direttamente da Fattura24, senza quindi dover passare da un programma all’altro.

Prima di procedere ci sono due vantaggi nell’utilizzare questo servizio di posta elettronica:

• Monitoraggio in tempo reale – inviando i documenti potrai tracciare in tempo reale non solo l’invio, ma anche l’apertura dell’email così da non avere più dubbi sull’effettiva ricezione dell’e-mail da parte del destinatario.
• Massimizza la deliverability della tue email – Il servizio email è ottimizzato per l’invio dei documenti. Se nonostante questo preferisci utilizzare il tuo server di posta elettronica attiva e configura il widget SMTP in APP e Servizi esterni dentro CONFIGURAZIONI.

Cliccando su EMAIL accederai alla seguente scheda.

Ci sono diversi campi da impostare per l’utilizzo del servizio:

• Mittente – qui dovrai decidere con quale indirizzo email vuoi mandare la comunicazione al cliente;
• Destinatario – qui devi inserire l’indirizzo email del cliente, se non ricordi l’email ma il nome scrivilo nel campo e poi clicca su per permettere al sistema di fare una ricerca in RUBRICA e per ritrovare l’email tra i tuoi contatti;
• Copia – qui puoi inserire un secondo destinatario e con lo stesso principio di Destinatario è possibile ritrovare il nome del contatto in RUBRICA;
• Metti in “Copia Nascosta” – nel caso non si voglia far sapere che la email inviata sia stata spedita ad un secondo destinatario impostare questo campo su SI oppure lasciare questa impostazione sul NO;
• Spunta i file che vuoi allegare questa email – nella scheda ALLEGATI sono stati creati o caricati gli allegati associati alla fattura elettronica in questione ora se si desidera inviarli tutti, una parte, uno o nessuno qui possiamo effettuare questa scelta cliccando su    per attivare la selezione su , l’invio degli allegati è opzionale;
• Modello – in questo campo potete sceglie il modello per l’invio della mail, c’è la possibilità di personalizzarlo andando in Editor email dentro Modelli in CONFIGURAZIONI;
• Oggetto – in questo campo potete decidere l’oggetto della mail, il testo che vede è di default ed è possibile personalizzarlo;
• Testo – in questo campo avete i comandi base comuni a tutti i software di scrittura online e offline, il testo è di default ma potete personalizzarlo.

Completata la configurazione della scheda EMAIL è possibile salvarla cliccando su SALVA oppure se non si vuole salvare i dati inseriti basta cliccare su ESCI per tornare alla schermata principale degli ORDINI.

Finita la configurazione della email nei suoi contenuti ora è possibile inviarla cliccando su INVIA EMAIL.

Cliccando su AZIONI. è possibile:

• Salva e genera PDF;
• Mostra anteprima PDF;

Nel caso si decida di non procedere con la compilazione del preventivo è possibile cliccare su SALVA per salvare i dati inseriti fino a questo punto per poi ritornarci in un secondo momento oppure cliccare su ESCI per uscire da questa configurazione senza salvare i dati attualmente inseriti.

Cliccando su AZIONI è possibile Salva e genera PDF, ma attenzione se generate il PDF senza aver inserito tutti i dati il documento digitale risulterà incompleto.

6. DATI TRASPORTO degli ordini fornitore

Questa è la scheda conclusiva della creazione dell’ordine, il documento di trasporto o anche detto DDT.

Cliccando su DATI TRASPORTO si accede alla seguente scheda.

In  questa scheda ci sono due sezioni:

• Destinazione ;
• Trasporto ;

Destinazione

In questa sezione andranno inseriti i dati riferiti al destinatario:

• Destinatario;
• Indirizzo;
• CAP;
• Città;
• Provincia;
• Paese;

Cliccando su SVUOTA TUTTI I CAMPI si resetta la scheda DATI TRASPORTO, questo significa che verranno cancellati tutti i dati inseriti.

Cliccando su CERCA è possibile inserire direttamente i dati del tuo cliente in questo modo viene agevolata l’opzione di acquista per conto o per nome perchè non avrai merce da caricare a magazzino.

Trasporto

In questa sezione andranno inseriti i dati riferiti alla merce caricata:

• Casuale trasporto;
• Vettore;
• Trasportatore;
• Colli n°:
• Aspetto;
• Peso kg;

Nel caso si decida di non procedere con la compilazione del preventivo è possibile cliccare su SALVA per salvare i dati inseriti fino a questo punto per poi ritornarci in un secondo momento oppure cliccare su ESCI per uscire da questa configurazione senza salvare i dati attualmente inseriti.

Cliccando su AZIONI è possibile Salva e genera PDF, ma attenzione se generate il PDF senza aver inserito tutti i dati il documento digitale risulterà incompleto.

Altri avvisi e funzioni della scheda Ordini

In questa sezione vi spiegheremo le funzioni che non trovano una collocazione come set ma che sono utili nella gestione dei documenti.

Cliccando su    si selezionano tutti gli ordini creati (oppure è possibile fare una selezione personalizzata cliccando sempre su    su tutti i documenti da selezionare) per effettuare delle operazioni di gruppo e cliccando su CREA DA è possibile:

• Crea una copia:
• Crea Fattura elettronica;
• Crea Parcella elettronica;
• Crea Fattura (non elettronica);
• Crea Ricevuta;
• Crea Proforma;
• Crea DDT,
• Crea Ordine cliente;
• Crea nuovo;

Cliccando su è possibile evidenziare attraverso dei colori gli ordini in questo modo si ha a prima vista subito il riconoscimento di alcuni documenti rispetto ad altri e se si utilizza l’opzione della ricerca FILTRI tutti i documenti che hanno la stessa dello stesso colore.

La seguente icona ci aiuta a capire se:

• se non è stato spedito via email;
• se è stato spedito via email;

Cliccando su è possibile accedere ai seguenti comandi:

• Scarica allegati presente all’interno del documento, cioè quelli caricati durante o dopo la creazione della fattura elettronica;
• Estratto conto del cliente destinatario di questa fattura elettronica, nella scheda dell’estratto conto si vedono tutti i documenti che sono stati prodotti per il cliente;
• Elimina il documento in questione.