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Le fatture di acquisto sono dei documenti dove si elencano i beni e i servizi acquistati e la loro emissione funge da richiesta di pagamento in quanto il documenti riporta anche le quantità ed il loro valore economico.

 

Questa sezione del manuale si divide nei seguenti argomenti:

  1. Registrazione automatica delle fatture elettroniche d’acquisto;
  2. Caricamento manuale delle fatture elettroniche d’acquisto;
  3. Registrazione manuale delle fatture d’acquisto;

 

1. Registrazione automatica delle fatture elettroniche d’acquisto

Nel caso in cui hai aderito al servizio di ricezione di Fattura24 comunicando il Codice Destinatario da noi fornito ai tuoi fornitori, riceverai le fatture automaticamente sul tuo account di Fattura24. 

 

All’interno della schermata troverai una colonna aggiuntiva, con intestazione “Sorgente“. Qualora la fattura fosse caricata dal Sistema di Interscambio – automaticamente – troverai l’indicazione SdI.

 

2. Caricamento manuale delle fatture elettroniche d’acquisto

Se avessi ricevuto una fattura elettronica d’acquisto tramite PEC e all’interno del tuo Cassetto fiscale potrai importarlo all’interno di Fattura24.

Sarà sufficiente trascinare il file XML all’interno dell’apposito rettangolo tratteggiato che trovi nella parte alta della schermata; i dati verranno caricati automaticamente.

 

3. Registrazione manuale delle fatture d’acquisto

Qui di seguito vedremo come registrare manualmente una fattura di acquisto ricevuta in formato digitale non elettronico.

 

Dalla schermata principale di Fattura24.

 

Manuale V3 by Fattura24

 

Andiamo nel menu di destra e clicchiamo su ACQUISTI e successivamente su Fatture per accedere alla seguente scheda.

 

Fattura di acquisto in V3 by Fattura24

 

La scheda si presenta con diversi tools:

  • NUOVO – cliccando qui si accede alla scheda di creazione della fattura elettronica;
  • ALTRO – con altro è possibile esportare:
    • esporta in ZIP;
    • esporta solo in XML in ZIP;
    • esporta PDF AssoSoftware da XML;
    • esporta in excel;
    • esporta linee documento in excel;
    • esporta GIS Ranocchi;
    • esporta per Profis sistemi;
    • esporta per B-Point;
    • esporta per TeamSystem;
    • esporta per spesometro;
    • importa documenti;
    • scarica file SEPA;
    • imposta documenti su pagato;
    • riprotocolla;
    • elimina selezionati;
    • aggiorna;
  • totale 0,00 €;
  • FILTRI – con questo tool è possibile effettuare una ricerca per velocizzare il caricamento dei dati definendo se sono per:
    • Fornitore;
    • Numero;
    • Oggetto;
    • Stato – in base a:
      • non pagate;
      • pagate;
      • trasmesse da SdI;
      • inserite manualmnte:
    • PDC/Centro di ricavo;
    • Icona stella (con la stella è possibile dare un valore d’importanza al mittente in base ai colori disponibili , , , , ; la scelta dei colori avviene con una progressione del click sulla stella);
    • Tipo ricerca per data – è possibile decidere se ricercare i documenti ricevuti per Data protocollo oppure per Data documento;
  • 01 GEN 2021 – 31 DIC 2021; – la selezione del periodo di emissione può avvenire per:
    • anno;
    • trimestre;
    • personalizzato.

 

Una volta impostato il filtro clicca su APPLICA per confermare la configurazione dei FILTRI; nel caso si decida di ripristinare la visualizzazione di default, cioè senza filtri, sempre dentro FILTRI cliccare su RIPRISTINA.

 

Dopo questa veloce panoramica procediamo ala registrazione della fattura di acquisto.

 

Clicchiamo su NUOVO per accedere alla seguente scheda dove al suo interno abbiamo diverse sotto schede (dati, note, pagamenti, allegati e email) con ognuna un set campi da impostare/compilare utili per la registrazione del documento d’acquisto ricevuto da parte del fornitore.

 

Fattura di acquisto in V3 by Fattura24

 

Prima di procedere precisiamo che la creazione di un nuovo documento prevede la configurazione, se necessaria delle seguenti schede;

  1. Dati;
  2. Note;
  3. Pagamenti;
  4. Allegati;
  5. Email.

 

Ora procediamo per step.

 

1. DATI della fattura di acquisto

Quando si riceve una fattura di acquisto non elettronica e si desidera registrala manualmente la prima scheda da compilare è quella dei DATI, qui bisognerà compilare i seguenti campi:

  • Numero – si intendo il numero progressivo dl documento ricevuto;
  • Fornitore – in questo campo dovete inserire il nome del vostro fornitore. inserire i dati onomastici e poi cliccate su AZIONI per:
    • Crea nuovo contatto in rubrica – nel caso fosse un nuovo fornitore e volete direttamente aggiungere la sua anagrafica in RUBRICA;
    • Ricerca avanzata in rubrica – nel caso la sua onomastica fosse già presente in rubrica e la volete richiamare;
    • Cerca nel VIES – nel caso conoscete solo la patita IVA e volete risalire agli altri dati utilizzando la banca dati europea del VIES.
  • Numero protocollo – inserire un numero progressivo, unico da assegnare al momento della registrazione del documento ricevuto, consigliamo di inserire il numero del sezionale del documento ricevuto;
  • Indirizzo – questo dato fa riferimento all’anagrafica del cliente;
  • Comune – questo dato fa riferimento all’anagrafica del cliente;
  • Provincia (…) – questo dato fa riferimento all’anagrafica del cliente;
  • Nazione (IT) – questo dato fa riferimento all’anagrafica del cliente in questo caso al paese (nazione) di residenza;
  • Tipo documento – inserire la natura del documento ricevuto:
    • TDo1 – fattura;
    • TD05 – nota di debito;
    • TD06 – parcella;
    • TD07 – fattura semplificata;
  • Data – si riferisce alla data di emissione della fattura;
  • Competenza – si riferisce al mese di emissione del documento;
  • P.IVA – immettere la partita IVA del cliente, cliccando su AZIONI è possibile effettuare:
    • verifica sul sito dell’AdE;
    • cerca nel VIES;
  • C.F. (codice fiscale) – inserire il codice fiscale del cliente;
  • Esigibilità IVA – decidere se:
    • averla Immediata;
    • averla Differita;
    • oppure usare lo Split Payment;
  • Causale – inserire la causale del documento che si sta registrando;

 

PRESTAZIONI

Compilati i campi che descrivono la fattura ora bisogna compilare i campi nella sezione PRESTAZIONI:

  • Importo netto – inserire il valore al netto;
  • Q.tà – definire la quantità di prodotti acquistato;
  • U.M. – indicare l’unità di misura di riferimento alla quantità;
  • Sconto – se applicato inserire il suo valore percentile;
  • IVA – indicare il valore dell’imposta tra quelle di sistema o quelle create;
  • Totale linea n.1 – questa indicazione nella proforma è collegato ad una sola tipologia di prodotto, se nella proforma devono essere inseriti più prodotti bisogna aggiungere altre linee di prodotto;
  • cliccando qui è possibile:
    • modificare linea del prodotto;
    • calcolo netto dal  lordo;
    • duplica linea;
  • Codice – è un campo di ricerca collegato alla sezione PRODOTTI E SERVIZI, inserendo il codice del prodotto o del servizio verrà automaticamente inserito nel campo sotto stante;
  • Prodotto – è un campo di ricerca collegato alla sezione PRODOTTI E SERVIZI, inserendo il nome del prodotto o del servizio verrà automaticamente inserito nel campo sotto stante;
  • Centro di costo – inserire un centro di costo;

 

Con le fatture di acquisto è possibile procedere al carico della merce in magazzino che di default è su SCOLLEGATO e nel caso si decida di procede al carico di magazzino impostare questo campo su COLLEGATO.

 

Una volta COLLEGATO il magazzino i attiveranno i campi Ubicazione e Lotto di produzione, per il la loro configurazione andate alle seguenti pagine del manuale:

Cliccando su + AGGINGI BENE/SERVIZIO è possibile aggiungere direttamente una linea prodotto senza andare prima su .

 

Una volta aggiunta una nuova linea prodotto il sottomenu presente all’interno di si amplierà delle seguente funzioni:

  • Porta in cima – sposti l’ordine del bene/servizio presenti in fattura;
  • Inverti con riga precedente – inverti l’ordine fra singole righe;
  • Duplica linea – una volta impostata puoi farne un duplicato;
  • Cancella linea – elimini la linea prodotto.

 

Cliccando su ALTRO è possibile:

  • Aggiungere linee da lista PRODOTTI E SERVIZI;
  • Aggiungere linee da file excel;
  • Aggiungi linea da importo lordo;
  • Aggiungi linea bollo a carico del cliente;
  • Valuta e tasso di cambio.

 

RIEPILOGO CONTEGGI

Nella sezione RIEPILOGO CONTEGGI troviamo il sunto dei dati fiscali della fattura:

  • Totale competenze – il suo valore deriva dalla sommatoria del valore dei beni/servizi presenti nella proforma;
  • Totale IVA – il suo valore viene determinato dall’applicazione dell’imposta sul totale del valore dei beni/servizi acquistati;
  • Totale lordo – risulta finale della somma tra Totale competenze e totale IVA;
  • Totale da pagare – totale da pagare al fornitore.

 

Cliccando su Mostra tutti i campi vengono visualizzati i campi di personalizzazione che possono influire sulla determinazione del Totale da pagare:

  • Ritenuta d’acconto;
  • Ritenuta previdenziale;
  • Arrotondamento.

 

Cliccando su Aggiorna i conteggi si aggiorna semplicemente tutta la RIEPILOGO, comando utile se si vanno a personalizzare i campi:

  • Ritenuta d’acconto;
  • Ritenuta previdenziale;
  • Arrotondamento.

 

Nel caso si decida di non procedere con la compilazione della proforma di acquisto è possibile cliccare su SALVA per salvare i dati inseriti fino a questo punto per poi ritornarci in un secondo momento oppure cliccare su ESCI per uscire da questa configurazione senza salvare i dati attualmente inseriti.

 

2. Note della fattura di acquisto

Una volta compilati i campi nella scheda DATI possiamo procedere ad inserire nella scheda NOTE un appunto interno che accompagna la proforma.

 

Cliccando su NOTE si accede alla seguente scheda.

 

Fattura di acquisto in V3 by Fattura24

 

Una tipologie di note che si possono segnare in questa scheda sono quelle fiscali cioè inerenti agli accordi presi con il fornitore.

 

ATTENZIONE: come da disposizioni dell’Agenzia delle Entrate i dati presenti in questo campo non sono inseriti nel documento XML che verrà spedito allo SdI.

 

Nel caso si decida di non procedere con la compilazione della proforma di acquisto è possibile cliccare su SALVA per salvare i dati inseriti fino a questo punto per poi ritornarci in un secondo momento oppure cliccare su ESCI per uscire da questa configurazione senza salvare i dati attualmente inseriti.

 

3. Pagamenti della fattura di acquisto

La scheda Pagamenti permette la registrazione dei pagamenti relativi al documento ricevuto e l’inserimento della modalità di pagamento preposta sul documento ricevuto.

 

Cliccando su PAGAMENTI si accede alla seguente scheda.

 

Fattura di acquisto in V3 by Fattura24

 

All’interno della scheda si ha la possibilità di impostare lo Stato documento su NON SALDATO oppure su SALDATO in base se è stato effettuato il saldo prima della ricezione del documento.

 

ATTENZIONE: per l’Agenzia delle Entrate è facoltativa questa indicazione nel XML quindi anche se impostata nella proforma di acquisto ricevuta questa non verrà comunicata allo SdI.

 

RATE di PAGAMENTO

In questa sezione della scheda PAGAMENTI è possibile impostare l’arco temporale del pagamento stabilito con il fornitore:

  • + AGGIUNGI RATA SINGOLA;
  • + AGGIUNGI RATA MULTIPLA;

 

Per registrare una rata al pagamento della proforma di acquisto abbiamo due opzioni di scelta se rata singola o multipla:

  • + AGGIUNGI RATA SINGOLA – con questa opzione abbiamo le seguenti colonne da impostare:
    • Importo – corrisponde all’imposto della proforma che stiamo registrando;
    • Termini di pagamento – bisogna decidere l’arco temporale in cui si effettua il saldo:
      • immediato;
      • + 8 giorni;
      • + 14 giorni;
      • + 30 giorni;
      • + 60 giorni;
      • + 90 giorni;
      • + 120 giorni;
      • + 30 giorni fine mese;
      • + 60 giorni fine mese;
      • + 90 giorni fine mese;
      • + 120 giorni fine mese;
      • personalizzato – è stato trovato un accordo verbale che non trova una sua dimensione temporale tra le opzioni proposte;;
      • nessuno – cioè non è stata stabilita nessuna scadenza con il fornitore oppure non volete segnare questo dato;
    • Data Scadenza – inserire la scadenza del saldo;
    • Data di saldo – inserire il giorno in cui si effettua il saldo;
    • Conto di saldo – associare il pagamento al documento ai Conti;
  • + AGGIUNGI RATA MULTIPLA – con questa opzione si deve scegliere tra:
    • + 30/60/90 giorni – in questo caso si è deciso per un pagamento in 3 rate ed ogni rata può essere personalizzata come se fosse un pagamento singolo;
    • + 30/60/90/120 giorni – in questo caso si è deciso per un pagamento in 4 rate ed ogni rata può essere personalizzata come se fosse un pagamento singolo;

 

In tutti e due i casi alla destra della singola rata compare il seguente simbolo questo permette di personalizzare ulteriormente la scelta delle rate ma attenzione eliminando una rata o aggiungendo una rata il sistema non effettuerà nessun ricalcolo automatico.

 

Ricordiamo che i dati di pagamento valorizzano la tua Prima Nota.

 

Nel caso si decida di non procedere con la compilazione della proforma di acquisto è possibile cliccare su SALVA per salvare i dati inseriti fino a questo punto per poi ritornarci in un secondo momento oppure cliccare su ESCI per uscire da questa configurazione senza salvare i dati attualmente inseriti.

 

4. Allegati della fattura di acquisto

La scheda Allegati dei documenti in uscita riporta l’elenco completo dei file allegati al documento ricevuto.

 

Tra questi sarà presente il file xml nel caso dei documenti elettronici e il pdf ne avessi ricevuto il documento digitale.

 

Potrai visualizzare l’anteprima oppure scaricare i file.

 

Cliccando su ALLEGATI si accede alla seguente schede.

 

Fattura di acquisto in V3 by Fattura24

 

Se volessi importare un allegato all’interno dell’apposita sezione, sarà sufficiente trascinare il file all’interno di questa scheda.

 

Oppure cliccando su TRASCINA O CLICCA QUI PER IMPORTARE UN FILE si aprirà la finestra di navigazione dove è possibile andare a ricercare il file all’interno del tuo device per poterlo caricare a sistema.

 

Una volta caricato l’allegato appariranno i seguenti due simboli di fianco al nome dello stesso:

  • su permette di riscaricare il documento dal cloud;
  • su per accedere ai seguenti comandi:
    • Apri nel browser – vedere l’anteprima dell’allegato all’interno di una pagina web del tuo browser predefinito ed utilizzare le funzioni che questo rende disponibili;
    • Elimina – eliminare l’allegato in questione;
    • Rinomina all.to – rinominare l’allegato ed in questo caso fate attenzione a non confondervi;

 

Nel caso si decida di non procedere con la compilazione della proforma di acquisto è possibile cliccare su SALVA per salvare i dati inseriti fino a questo punto per poi ritornarci in un secondo momento oppure cliccare su ESCI per uscire da questa configurazione senza salvare i dati attualmente inseriti.

 

5. Email per invio della fattura di acquisto

Tramite questa scheda potrai spedire il documento registrato direttamente da Fattura24, senza quindi dover passare da un programma all’altro.

 

Prima di procedere ci sono due vantaggi nell’utilizzare questo servizio di posta elettronica:

  • Monitoraggio in tempo reale – inviando i documenti potrai tracciare in tempo reale non solo l’invio, ma anche l’apertura dell’email così da non avere più dubbi sull’effettiva ricezione dell’e-mail da parte del destinatario.
  • Massimizza la deliverability della tue email – Il servizio email è ottimizzato per l’invio dei documenti. Se nonostante questo preferisci utilizzare il tuo server di posta elettronica attiva e configura il widget SMTP in APP e Servizi esterni dentro CONFIGURAZIONI.

 

Cliccando su EMAIL accederai alla seguente scheda.

 

Fattura di acquisto in V3 by Fattura24

 

Ci sono diversi campi da impostare per l’utilizzo del servizio:

  • Mittente – qui dovrai decidere con quale indirizzo email vuoi mandare la comunicazione al cliente;
  • Destinatario – qui devi inserire l’indirizzo email del cliente, se non ricordi l’email ma il nome scrivilo nel campo e poi clicca su per permettere al sistema di fare una ricerca in RUBRICA e per ritrovare l’email tra i tuoi contatti;
  • In Copia – qui puoi inserire un secondo destinatario e con lo stesso principio di Destinatario è possibile ritrovare il nome del contatto in RUBRICA;
  • Mettimi in “Copia Nascosta” – nel caso non si voglia far sapere che la email inviata sia stata spedita ad un secondo destinatario impostare questo campo su SI oppure lasciare questa impostazione sul NO;
  • Spunta i file che vuoi allegare questa email – nella scheda ALLEGATI sono stati creati o caricati gli allegati associati alla fattura elettronica in questione ora se si desidera inviarli tutti, una parte, uno o nessuno qui possiamo effettuare questa scelta cliccando su    per attivare la selezione su , l’invio degli allegati è opzionale;
  • Modello – in questo campo potete sceglie il modello per l’invio della mail, c’è la possibilità di personalizzarlo andando in Editor email dentro Modelli in CONFIGURAZIONI;
  • Oggetto – in questo campo potete decidere l’oggetto della mail, il testo che vede è di default ed è possibile personalizzarlo;
  • Testo – in questo campo avete i comandi base comuni a tutti i software di scrittura online e offline;

 

Completata la configurazione della scheda EMAIL è possibile salvarla come nuovo modello in modo da poterla richiamare per i prossimi invii sia su questa fattura elettronica che su altre.

 

Cliccando su OPZIONI ci sono le seguenti opzioni:

  • Salva come nuovo modello;
  • Copia testo da altra email;
  • Aggiungi link Paypal;

 

Finita la configurazione della email nei suoi contenuti ora è possibile inviarla cliccando su INVIA EMAIL.

 

Nel caso si decida di non procedere con la compilazione della proforma di acquisto è possibile cliccare su SALVA per salvare i dati inseriti fino a questo punto per poi ritornarci in un secondo momento oppure cliccare su ESCI per uscire da questa configurazione senza salvare i dati attualmente inseriti.

 

Altri avvisi e funzioni

In questa sezione vi spiegheremo le funzioni che non trovano una collocazione come set ma che sono utili nella gestione dei documenti per la fatturazioni creati.

 

Cliccando su    si selezionano tutti i documenti creati (oppure è possibile fare una selezione personalizzata cliccando sempre su    su tutti i documenti da selezionare) per effettuare delle operazioni di gruppo e cliccando su CREA DA è possibile:

  • Crea una copia:
  • Crea nota di credito;
  • Crea ordine cliente;
  • Crea nuovo;

 

Cliccando su è possibile evidenziare attraverso dei colori le proforma di acquisto registrate in questo modo si ha a prima vista subito il riconoscimento di alcuni documenti rispetto ad altri e se si utilizza l’opzione della ricerca FILTRI tutti i documenti che hanno la stessa dello stesso colore.

 

La seguente icona ci aiuta a capire se:

  • se non è stato spedito via email;
  • se è stato spedito via email;

 

Cliccando su è possibile accedere ai seguenti comandi:

  • Scarica allegati presente all’interno del documento, cioè quelli caricati durante o dopo la creazione della fattura elettronica;
  • Estratto conto del cliente destinatario di questa fattura elettronica, nella scheda dell’estratto conto si vedono tutti i documenti che sono stati prodotti per il cliente;
  • Elimina il documento in questione;
  • Sposta in bozze;