Informativa sulla riservatezza e consenso al trattamento dei dati

Indice

Premesse
Art.1: Valore delle premesse
Art.2: Prestazione del consenso al trattamento dei dati
Art.3: Trattamento dei dati personali da parte di Fattura24
Art.4: Fonte dei dati personali
Art.5: Finalità del trattamento dei dati personali
Art.6: Modalità di trattamento dei dati e durata del trattamento
Art.7: Categorie di dati oggetto di trattamento
Art.8: Categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati
Art.9: Diritti dell’UTENTE in tema di dati personali
Art.10: Informativa sui cookies
Art.11: Trattamento dei dati personali di terzi – Titolarità e obblighi specifici dell’UTENTE – Nomina a Responsabile del Trattamento

Premesse

Si prega di leggere attentamente il presente atto prima di accedere ai servizi di Fattura24 tramite computer o tramite applicazione mobile (App).
 
Il presente atto costituisce la “INFORMATIVA SULLA RISERVATEZZA”, progettata e predisposta ai sensi ed in attuazione della vigente normativa comunitaria ed italiana concernente la protezione dei dati personali delle persone e quindi, in particolare:

– del Regolamento UE n. 679 del 27 aprile 2016 (RGPD/GDPR) sul trattamento e sulla libera circolazione dei dati personali;

– del Dlgs 30 giugno 2003, n. 196.

 
La registrazione a Fattura24 e comunque l’inizio dell’utilizzazione dei suoi servizi da parte dell’utente di Fattura24 (in seguito anche “UTENTE”) significano e provano a tutti gli effetti che lo stesso UTENTE:
  
– ha prestato il consenso al trattamento dei dati personali;
– ha letto ed accettato il presente atto e tutte le dichiarazioni, comunicazioni e condizioni qui contenute, nonché la nomina di Fattura24 a Responsabile del trattamento nei casi e nei limiti indicati all’art. 11 del presente atto;
– ha letto ed accettato le Condizioni di Contratto tra lo stesso UTENTE e Fattura24 (in seguito indicate anche come il CONTRATTO).
  
Si chiede pertanto agli Utenti che non dovessero accettare quanto contenuto nel presente atto, o nelle future sue versioni aggiornate, di non procedere con l’utilizzo di Fattura24.
  
Anche a tal fine l’UTENTE ha il dovere di verificare periodicamente, in particolare all’indirizzo web http://www.fattura24.com/policy, la versione più recente del presente atto, che potrà cambiare anche, tra gli altri motivi, a seguito di interventi del Legislatore e/o del Garante italiano per la protezione dei dati personali.
  
Tutto ciò premesso,

Art. 1) Valore delle premesse

Le premesse fanno parte integrante del presente atto.

Art. 2) Prestazione del consenso al trattamento dei dati personali

La registrazione a Fattura24 e comunque l’inizio dell’utilizzo dei relativi servizi attestano l’intervenuta prestazione da parte dell’UTENTE del consenso al trattamento dei dati personali che lo stesso UTENTE ha inserito e/o inserirà nel software di Fattura24 per l’utilizzazione dei servizi.
Affinché il consenso così prestato sia correttamente informato, si forniscono nei successivi articoli le informazioni concernenti le modalità con le quali Fattura24 effettua il trattamento e i particolari oneri posti a carico di Fattura24 e anche dell’UTENTE riguardo alla tutela dei dati.

Art. 3) Trattamento dei dati personali da parte di Fattura24

I dati personali dell’UTENTE saranno trattati da Fattura 24 S.r.l., con sede legale in Roma, Via Baldassarre Castiglione 55 (CAP 00142), email info@fattura24.com; per i contatti telefonici attivi vedi i numeri di telefono indicati nel sito web.

Gli stessi numeri di telefono sopra indicati sono validi anche quali dati di contatto dell’apposito Ufficio di Fattura24 dedicato alla Protezione dei Dati Personali (RPD/DPO), il cui indirizzo di posta elettronica riservata è privacy@fattura24.com.
I dati personali dell’UTENTE saranno concretamente trattati dagli amministratori di Fattura24 e da personale autorizzato di questa, preparato e di fiducia, adeguatamente e giuridicamente responsabilizzato, dotato di specifiche e riservate credenziali di autenticazione, e comunque contrattualmente tenuto a speciali obblighi di riservatezza e segretezza.

Il trattamento avviene nel rispetto dei criteri e degli obblighi di riservatezza e tutela dei dati personali previsti dalla normativa comunitaria ed italiana.

Fattura24, tra le varie procedure interne, ha istituito l’obbligo per i suoi amministratori e i suoi dipendenti di svolgere tra di loro riunioni periodiche nelle quali porre in essere un confronto e un approfondimento continui sulla materia della riservatezza in generale e, nello specifico, sulla verifica del corretto funzionamento delle procedure interne utilizzate per il trattamento e la protezione dei dati personali e della correttezza delle proprie Valutazioni interne d’Impatto.

I server utilizzati da Fattura24 si trovano attualmente nell’innovativo Data Center di Aruba, notissimo leader italiano di soluzioni cloud (certificato ISO 27001 e a norma CISPE  -‘Cloud Infrastructures Services Providers Europe’), e nel data center europeo del celebre operatore Wasabi (certificato ISO 27001 e dotato di sistemi di sicurezza per la protezione dei dati a norma anche degli standard PCI DSS – ‘Security Standards Council’).

Fattura24, nello sviluppo e nel collaudo del software relativo ai suoi servizi, utilizza esclusivamente ambienti privi dei dati degli Utenti o, nei casi in cui ciò sia eventualmente del tutto impossibile, totalmente pseudonimizzati e/o offuscati.
Fattura24 utilizza, per il trasferimento dei dati in Fattura24, il protocollo di sicurezza “https”, effettua un backup completo ogni 24 ore ed utilizza le altre misure di sicurezza indicate nell’apposita pagina “sicurezza” del sito web, che sarà aggiornata ogni qualvolta vi saranno novità ed implementazioni.

Fattura24 ha scelto di dotarsi del Registro delle attività di trattamento di cui all’art. 30 del Regolamento UE n. 679/2016.

Art. 4) Fonte dei dati personali dell’Utente

I dati personali forniti dall’UTENTE sono raccolti da Fattura24 direttamente presso lo stesso UTENTE, che li inserisce autonomamente negli appositi campi previsti nei moduli web e mobile.

Art. 5) Finalità del trattamento dei dati personali

Fattura24 tratta i dati personali inseriti dall’UTENTE per le seguenti finalità:

⁃ esecuzione del contratto tra Fattura24 stessa e l’UTENTE;
⁃ gestione documentale connessa alla corretta esecuzione dei servizi di Fattura24 acquistati dall’UTENTE (ad es. gestione del sistema di archiviazione dei documenti negli archivi-UTENTE, della reportistica, del sistema di condivisione documenti con i terzi indicati e/o scelti dall’UTENTE, etc.);
⁃ contatti e corrispondenza tra Fattura24 e lo stesso UTENTE;
⁃ corretta manutenzione dei servizi di Fattura24;
⁃ gestione amministrativa e contabile interna di Fattura24 dei dati personali dell’UTENTE;
⁃ adempimenti di obblighi previsti dalla legge o da regolamenti;
⁃ adempimenti previsti da provvedimenti amministrativi o da ordini delle Autorità competenti;
– utilizzi rientranti nel Legittimo Interesse di Fattura24 così come definito all’art. 6 del GDPR.

Art. 6) Modalità di trattamento dei dati e durata del trattamento

In relazione alle finalità descritte nel precedente articolo, il trattamento dei dati personali avviene mediante strumenti manuali, cartacei, informatici e telematici con logiche strettamente correlate alle finalità sopra evidenziate e comunque tali da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati personali stessi ed un trattamento che si riduca, in via generale, alle sole attività necessarie per l’erogazione dei servizi.

Il trattamento dei dati indicati dall’UTENTE potrà continuare fino a che l’account dell’UTENTE non sarà stato cancellato ai sensi delle disposizioni del CONTRATTO concernenti la cancellazione dell’account, sempre che la conservazione degli stessi dati non serva ancora a Fattura24 al fine di comprovare un suo credito o una sua situazione giuridica rimasti insoluti o irrisolti nei confronti dello stesso UTENTE.

Art. 7) Categorie di dati oggetto di trattamento

In relazione alle finalità descritte nel precedente articolo 5, Fattura24 tratta dati personali dell’UTENTE diversi da quelli “sensibili” di cui agli artt. 9 e 10 del RGPD/GDPR (ad es., tra gli altri, dati che siano in grado di ricollegare in modo univoco il nominativo di una persona a dati genetici o di salute, a convinzioni religiose, a condanna penali, etc.).

In ogni caso, l’UTENTE è invitato a non effettuare l’inserimento in Fattura24 di dati sensibili di terzi che la normativa comunitaria ed italiana vieti di effettuare senza il debito consenso.

Art. 8) Categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati


Per il perseguimento delle finalità descritte in precedenza, Fattura24 necessita di comunicare i dati personali inseriti dall’UTENTE a soggetti terzi, che svolgono attività di trasmissione, imbustamento, trasporto e smistamento delle comunicazioni con l’UTENTE e tra l’UTENTE ed i terzi da questo stesso indicati nelle funzionalità di invio-dati e comunicazioni o messa in condivisione previste nei servizi di Fattura24.
I dati personali inseriti dall’UTENTE potranno inoltre essere resi noti alle Autorità Competenti in caso di ordine da parte di queste.
I dati trattati da Fattura24 non sono oggetto di diverse diffusioni.

Art. 9) Diritti dell’UTENTE in tema di dati personali

In attuazione dei principi inerenti la tutela della riservatezza, l’UTENTE può esercitare, nei limiti imposti dai criteri di ragionevolezza e buon senso e dalle possibilità tecniche, i diritti di seguito indicati:

 
– può chiedere la conferma dell’esistenza o meno di dati che lo riguardano e comunque di dati da esso stesso inseriti;
– può chiedere informazioni circa le finalità e le modalità del trattamento nonché la logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici automatizzati;
– può chiedere informazioni circa i soggetti o le categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza;
– può chiedere la cancellazione e/o il blocco dei dati personali eventualmente trattati in violazione di legge;
– può chiedere, con richiesta espressa scritta inviata a Fattura24, la cancellazione dei dati da lui inseriti nelle ipotesi in cui non lo possa fare autonomamente;
– può chiedere l’aggiornamento, la rettificazione o, quando vi ha interesse, l’integrazione dei dati personali nelle ipotesi in cui non possa farlo autonomamente;
– può opporsi, per motivi legittimi e rilevanti, al trattamento di dati personali che lo riguardano che ecceda il trattamento necessario a Fattura24 per adempiere il contratto con l’UTENTE ed eseguire i servizi da questo acquistati;
– può opporsi al trattamento di dati personali conseguente ad attività informative e promozionali di Fattura24 relative a nuovi servizi;
– può proporre, in caso di trattamento dei dati personali intervenuti in ripetuta violazione di legge, reclamo alle Autorità di controllo previste dalla legge ai sensi dell’art. 13, comma 2, lett. d) del GDPR;
– può chiedere, in caso di cessazione di ogni rapporto contrattuale con Fattura24, e nel caso che non sia riuscito a farlo autonomamente, l’ottenimento dei dati personali da lui inseriti in almeno uno dei formati strutturati di uso comune leggibili da dispositivo automatico (tale richiesta deve essere formulata al più tardi al momento della cessazione del rapporto contrattuale con Fattura24).
– ha il diritto di ottenere le risposte alle richieste qui previste in forma chiara, trasparente e concisa.

Le richieste qui previste possono essere presentate per iscritto mediante messaggio motivato di posta elettronica inviato alla casella info@fattura24.com a Fattura24, che potrà chiedere all’UTENTE, prima di adempiere alla richiesta, ulteriori informazioni e/o documenti.

Art.10) Informativa sui cookies

Al fine di rendere i propri servizi il più possibile efficienti e semplici da utilizzare Fattura24 può fare uso di cookies, che sono piccoli files che, quando l’UTENTE visita il sito web o l’applicazione mobile, vengono salvati nella directory del browser web del dispositivo dell’Utente.

I cookies che possono essere usati da Fattura24 servono a migliorare l’utilizzazione da parte dell’UTENTE dei servizi di Fattura24 perché:

– consentono di navigare in modo efficiente da una pagina all’altra del sito web;
– memorizzano le preferenze inserite dall’UTENTE stesso;
– consentono, se consentito da Fattura24, di evitare di inserire le stesse informazioni (come nome utente e password) più volte durante la stessa visita.
– misurano l’utilizzo dei servizi da parte dell’UTENTE, per ottimizzare l’esperienza di navigazione e i servizi stessi.

L’installazione di cookies e di altri sistemi di tracciamento operata da soggetti terzi operanti nel web non può essere tecnicamente controllata; pertanto, ogni riferimento specifico a cookies e sistemi di tracciamento istallati da terzi operatori web che sia espressamente presente sul sito web e/o sull’applicazione mobile è da considerarsi meramente indicativo. Ogni qualvolta nelle pagine di Fattura24 siano espressamente in funzione servizi di analisi del traffico e tracciamento delle registrazioni quali Google Analytics o altri strumenti di altri operatori web, l’UTENTE, per visionare la relativa informativa sulla riservatezza e per eventualmente evitare ogni tracciamento, dovrà utilizzare gli appositi tool messi a disposizione da quello specifico operatore web.

Art. 11) Trattamento dei dati personali di terzi – Titolarità e obblighi specifici dell’UTENTE – Nomina a Responsabile del Trattamento

Tenuto conto anche delle particolari modalità di funzionamento dei servizi offerti da Fattura24, così come peraltro descritte nel CONTRATTO (v. in particolare artt. 2, 3 e 4), l’UTENTE è responsabile di tutti i dati di terzi da esso stesso inseriti e trattati nell’utilizzazione dei servizi acquistati da Fattura24, e ciò anche, e soprattutto, in tema di tutela della riservatezza dei dati personali di quegli stessi terzi.

Pertanto, ferme le attività e gli oneri di Fattura24 volti a fornire, con le modalità e le limitazioni indicate nel CONTRATTO, una corretta sicurezza di tipo informatico dell’infrastruttura informatica di Fattura24 ove quei dati saranno immessi, l’UTENTE riconosce ed accetta quanto segue:

• l’UTENTE è l’unico Titolare e responsabile dell’inserimento e del Trattamento da esso stesso effettuati dei dati personali e di altro tipo da esso stesso inseriti nei propri spazi riservati in Fattura24 e nei documenti ivi creati (es.: fatture, archivi, elenchi, rubriche, mail, etc.) e inerenti i terzi suoi clienti, fornitori, collaboratori, etc., e assume pertanto in via esclusiva, in relazione a tali inserimenti e trattamenti, anche proprio quale Titolare del trattamento, tutti gli obblighi giuridici e/o operativo-pratici applicabili secondo la normativa comunitaria e italiana in materia di tutela e sicurezza dei dati personali, ivi inclusi, a titolo esemplificativo, quelli: i) di informazione ai terzi interessati, ii) di preventiva acquisizione del consenso dei terzi interessati ove obbligatoria, iii) di eventuale valutazione di impatto sui rischi del trattamento; iiii) di ottenimento del previo consenso dei terzi eventualmente necessario per l’affidamento di fasi del trattamento dei dati personali a ulteriori titolari o responsabili del trattamento, iiiii) di risposta e di adempimento ad eventuali richieste, da parte dei terzi interessati, di informazioni sul trattamento effettuato, di blocco o revoca del consenso, di opposizione al trattamento o di cancellazione dei dati personali;

• l’UTENTE assume in via esclusiva le stesse titolarità e responsabilità indicate al trattino precedente anche, e soprattutto, nel trasferimento dei dati in questione a ulteriori terzi che lo stesso UTENTE (o chi per esso) dovesse effettuare attraverso i servizi offerti da Fattura24 (quali la condivisione con il commercialista, l’invio mail, etc. ), considerato anche che l’invio attraverso internet verso terzi è un passaggio di cui Fattura24 non può in nessun modo garantire la sicurezza;

• l’UTENTE assicura e garantisce in ogni caso che, quando immetterà dati personali di terzi in Fattura24, avrà già ottenuto da questi stessi terzi, l’autorizzazione ed il consenso espresso, ove necessari, al trattamento dei dati personali e altresì l’autorizzazione, ove necessaria, all’immissione dei dati stessi in infrastrutture di terzi quali Fattura24.

Dopo che l’Utente, con le responsabilità, le titolarità e le funzioni sopraindicate, avrà inserito i dati personali di terzi in Fattura24, Fattura24 stessa si incaricherà solo ed esclusivamente, come più sopra indicato, dello svolgimento delle seguenti fasi del trattamento:

a) immagazzinamento, con le modalità e le limitazioni indicate nel CONTRATTO, di quei dati personali nella propria infrastruttura informatica per la durata e con le modalità indicate nel CONTRATTO tra Fattura24 e l’UTENTE;

b) compimento delle sole attività connesse al mantenimento, con le modalità e le limitazioni indicate nel CONTRATTO, della corretta sicurezza informatica dell’immagazzinamento stesso e dei dati da danneggiamenti, da intrusioni esterne e da diffusioni non dovute e/o illecite;

c) soddisfacimento nei confronti dell’UTENTE e su richiesta di questo dei diritti dello stesso UTENTE indicati nel precedente articolo 9;

d) compimento di attività di trattamento strettamente necessarie alla corretta esecuzione dei servizi oggetto del Contratto nei confronti dell’UTENTE.

Le appena indicate attività di trattamento di cui alle precedenti lettere a e b) direttamente spettanti a Fattura24 saranno svolte dalla stessa Fattura24, solo in relazione appunto ad esse stesse attività, sotto la qualificazione di Responsabile del Trattamento dei dati personali, per e nei confronti solo dell’UTENTE stesso, per le attività dell’UTENTE per le quali la nomina di Fattura24 quale Responsabile del Trattamento è giuridicamente necessaria per poter inserire dati in Fattura24, e comunque solo per la durata del CONTRATTO e non oltre questa (sotto tale profilo e in tale ambito l’accettazione del Contratto e dell’Informativa ha il valore di nomina, da parte dell’UTENTE, di Fattura24 quale Responsabile del Trattamento nei termini qui indicati); l’UTENTE riconosce ed accetta questo ed anche che, anche in tale ambito e sotto tale profilo, il rapporto tra l’UTENTE e Fattura24 è e sarà comunque regolato solo ed esclusivamente dalle disposizioni contenute nelle Condizioni di Contratto e nel presente atto e anche che il trattamento dei dati personali da parte di Fattura24 avviene ed avverrà comunque con le modalità e le procedure, anche tecniche e di sicurezza, scelte ed istituzionalmente utilizzate da Fattura24 stessa (come quelle indicate nel presente atto e nelle Condizioni di Contratto), in relazione alle quali l’UTENTE potrà (e dovrà anzi prima dell’utilizzo dei servizi se per lui essenziale) chiedere ed ottenere ulteriori informazioni, in attuazione dei suoi diritti enucleati nell’art. 9, ma non potrà pretendere modifiche che Fattura24 ritenga ragionevolmente di non poter o dover apportare; con la registrazione a Fattura24 e comunque con l’inizio dell’utilizzazione dei servizi l’UTENTE avrà pertanto accettato e riconosciuto che le suddette procedure e modalità di trattamento utilizzate da Fattura24 garantiscono un livello di protezione adeguato al rischio per quanto riguarda le esigenze dell’UTENTE e i dati personali da questo immessi.

Resta fermo che eventuali modifiche importanti e/o miglioramenti ulteriori nelle modalità e procedure di trattamento dei dati che Fattura24 dovesse porre in essere in futuro saranno oggetto di comunicazione agli Utenti tramite pubblicazione sul sito internet di Fattura24.

Fermo tutto quanto sopra, Fattura24, ove dovesse ricevere richieste o reclami sul trattamento dei dati da parte dei terzi i cui dati personali l’UTENTE ha immesso in Fattura24, non potrà far altro che avvertire gli interessati stessi di rivolgersi direttamente all’UTENTE-titolare del trattamento da quelli indicato e avvertirà di ciò, ove lo ritenga e ove non sia troppo oneroso, l’UTENTE stesso; rimane fermo che l’attività di cortesia appena indicata di Fattura24 non è per nulla obbligatoria perché non rientra in nessun modo nei servizi acquistati dall’Utente, né negli obblighi contrattuali di Fattura24, in quanto:

• solo l’UTENTE ha un rapporto con i suddetti terzi interessati;
• solo l’UTENTE ha la piena responsabilità giuridica e la piena gestione operativa del detto rapporto con i terzi interessati;
• solo l’UTENTE è il punto di contatto per il trattamento dei dati dei terzi interessati e quindi è solo l’UTENTE colui che deve in esclusiva rispondere alle richieste suddette.

Sempre nell’ambito di un’attività di cortesia non professionale e comunque non rientrante negli obblighi professionali e/o contrattuali, Fattura24 potrà in via di cortesia, ove sia compatibile con il ritmo dell’attività aziendale dello specifico momento, e comunque nel limite del ragionevolmente possibile, fornire all’UTENTE informazioni che potrebbero essere utili all’UTENTE per rispondere alle suddette richieste dei terzi, sempre naturalmente ove l’UTENTE lo abbia richiesto con congruo preavviso.

Fattura24, infine, si riserva in ogni caso il diritto di non effettuare il trattamento e così l’immagazzinamento di dati personali di terzi inseriti dall’UTENTE ove si renda conto che l’inserimento del dato stesso e/o il trattamento sono posti in violazione di norme comunitarie od italiane in tema riservatezza e/o di protezione dei dati personali; in tal caso ne darà naturalmente avviso all’Utente, che di ciò non potrà in nessun modo lamentarsi.

11.1 Nomine da parte di Fattura24

Per l’UTENTE la registrazione in Fattura24 significa anche aver consentito a che Fattura24 possa eventualmente nominare a sua volta suoi specifici Responsabili del trattamento dei dati, che naturalmente effettuino il trattamento con misure tecniche ed organizzative adeguate e, comunque, solo nei limiti di quanto necessario per l’erogazione dei servizi. 

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Vedi qui la versione dell’Informativa sulla riservatezza precedente al 24/11/2020

Vedi qui la versione dell’Informativa sulla riservatezza precedente al 18/09/2018