Conservazione sostitutiva norma

La conservazione sostitutiva a norma è una delle tante novità della fatturazione elettronica (obbligatoria dal 1° gennaio 2019).

Prima della fatturazione elettronica le fatture tradizionali le dovevi stampare e poi fisicamente conservare come disposto dalle norme fiscali e dal Codice Civile quindi il concetto di conservazione non è una novità.

È cambiata la modalità della conservazione delle fatture (elettroniche) perchè si passa da una conservazione fisica ad una digitale ed elettronica.

La conservazione a norma impone che le fatture elettroniche non potranno essere salvate sul proprio hard-disk.

La conservazione a norma prevede il rispetto di norme e regole tecniche che ne garantiscono la sua immodificabilità.

Il servizio gratuito messo a disposizione dall’Agenzia prevede la conservazione a norma delle fatture elettroniche per 15 anni.

Attivazione del servizio di conservazione

Per prima cosa accedi a Fatture e Corrispettivi.

Puoi utilizzare i seguenti strumenti per la tua autenticazione digitale:

1. SPID;
2. Carta Nazionale dei Servizi;

Fatto l’accesso sei all’interno della pagina di Benvenuto del servizio dove sono disponibili una serie di azioni e sezioni:

• Fatturazione;
• Dati fatture e Comunicazione IVA;
• Vai ai Corrispettivi;
• Consultazione;
• Profilo utenza di lavoro;
• Esercizio delle Opzioni;

Seleziona Fatturazione per accedere ai servizi di conservazione quindi clicca su Accedi alla sezione Conservazione nel riquadro Conservazione.

Conservazione sostitutiva a norma automatica 

Prima di procedere apriamo una parentesi storica/fiscale sulla conservazione a norma.

Il 30/04/ 2018 l’Agenzia delle Entrate ha istituito il servizio gratuito di conservazione conforme al DPCM del 3 dicembre 2013 accessibile dal suo portale: Fatture e Corrispettivi.

Dopo la data di attivazione del servizio tutte le fatture elettroniche che emetti e/o ricevi tramite lo SdI sono automaticamente portate in conservazione, mantenute e rese disponibili per 15 anni, anche in caso di decadenza o recesso dal servizio.

Per il periodo non coperto dal servizio puoi caricate le fatture manualmente.

Pertanto puoi mettere in conservazione le fatture emesse e ricevute in formato XML con Fattura24 utilizzando i seguenti modi:

1. conservazione gratuita dell’Agenzia delle Entrate (consigliato);
2. conservazione a pagamento offerti da Operatori privati di vostra fiducia, inserendo manualmente lì le fatture;

Dopo il 1 luglio 2018, solo per chi aveva già aderito, verrà richiesto di aggiornare la propria convenzione di servizio.

Di seguito viene mostrato un esempio della maschera visualizzata dall’applicazione dopo l’aggiornamento della convenzione di servizio.

Seleziona il pulsante Aggiorna convenzione di servizio così aggiorni l’adesione al servizio di conservazione ed esibizione.

Viene quindi visualizzata la seguente maschera:

Selezionare obbligatoriamente le caselle presenti nella maschera per procedere all’attivazione del servizio.

Successivamente selezionare il pulsante Invia per esprimere il consenso all’adesione al servizio.

Invio automatico in conservazione

Con il servizio dell’Agenzia, le fatture elettroniche emesse dopo la data di adesione/attivazione saranno messe in conservazione in via automatica.

Invio manuale in conservazione

Per le fatture emesse, prima della data di adesione/attivazione, devi utilizzare la sezione di conservazione manuale di Fatture e Corrispettivi.

Puoi iniziare ad inviare le fatture in conservazione manualmente cliccando su Nuovo invio in conservazione.

Nella pagina successiva clicca sul pulsante Sfoglia

Effettua la selezione del file e poi ti viene mostrata la pagina di seguito.

Selezionare il pulsante Invia per inviare il file in conservazione.

Per maggiori dettagli consulta Fatture e Corrispettivi: conservare fattura [effettuare Adesione o Revoca].

Conservazione sostitutiva a norma retroattiva

Dal 4-06-2021 puoi aderire al servizio dell’Agenzia delle Entrate se non l’hai ancora fatto.

Il processo di adesione al servizio non è semplice e per questo il consiglio è di aderire al servizio di retroattività seguendo la procedura di questa pagina (clicca qui).

Il servizio rimane tutt’oggi gratuito.

Errori comuni

Se i file caricati superano il limite dei 5 Mb o le 10 fatture contenute viene inviato un messaggio di errore.

Caricando dei file senza l’estensione .xml, .p7m o .zip ricevi un messaggio di errore.

Il documento è Scartato se i file caricati non superano i controlli e vengono riportati i motivi dello scarto.

Se il file presente in un archivio ha dei problemi verrà scartato l’intero archivio.

Dopo i controlli formali e sulla firma il sistema controlla che il Codice Fiscale dell’utente o del soggetto che rappresenta (o le relative Partite IVA) sia presente in fattura.