Conservazione sostitutiva norma
attivazione, invio e retroattività
Guida pratica
Canale di invio e ricezione
accreditato SdI
Conservazione sostitutiva norma
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La conservazione sostitutiva a norma è una delle novità portate dalla fatturazione elettronica che sarà obbligatoria per tutti dal 1° gennaio 2019.
A ben vedere non si tratta del tutto di una novità; infatti anche le fatture tradizionali devono (o dovevano), per legge, essere stampate, archiviate e quindi conservate per un periodo minimo di 10 anni con i criteri ed i requisiti stabiliti dalle norme fiscali e dal Codice civile.
Avviso per la conservazione sostitutiva a norma delle fatture elettroniche: attraverso il servizio di conservazione elettronica offerto gratuitamente dall’Agenzia delle Entrate tutte le fatture elettroniche emesse e ricevute dal contribuente attraverso il Sistema di Interscambio sono automaticamente portate in conservazione.
Per maggiori informazioni clicca qui.
La fatturazione elettronica dunque cambia la modalità di conservazione, passando da una conservazione fisica ad una digitale ed elettronica ma attenzione, questo non vuol dire che le fatture potranno essere salvate in un hard-disk.
La conservazione sostitutiva prevede il rispetto di stringenti norme e regole tecniche che ne garantiscono la immodificabilità.
L’Agenzia delle Entrate ha, a tal riguardo, messo a disposizione un servizio gratuito che consente la conservazione delle fatture elettroniche per 15 anni che potrai utilizzare dopo aver richiesto l’attivazione del servizio stesso.
Attivazione del servizio di conservazione
Per prima cosa accedi a Fatture e Corrispettivi. A questo proposito puoi utilizzare i seguenti strumenti:
- SPID;
- Carta Nazionale dei Servizi;
Dopo aver fatto l’accesso ti ritroverai all’interno della pagina di Benvenuto del servizio dove sono disponibili una serie di azioni e sezioni (Profilo utenza di lavoro, Esercizio delle Opzioni e Generazione del QR Code).
Seleziona Fatturazione elettronica per accedere ai servizi di conservazione fatture elettroniche quindi clicca su Accedi alla sezione Conservazione.
Conservazione sostitutiva a norma automatica
Al primo accesso dopo il 1 luglio 2018 , solo per chi aveva già aderito, verrà richiesto di aggiornare la propria convenzione di servizio.
Il 30 aprile 2018, con provv.to n.89757/2018, l’Agenzia delle Entrate ha comunicato di aver istituito un servizio gratuito di conservazione legale delle fatture e note di credito elettroniche conforme al DPCM 3 dicembre 2013, accessibile nel portale pubblico Fatture e Corrispettivi.
L’Agenzia ha poi indicato, nel suddetto portale (v. FAQ -{‘ ‘}. Registrazione e conservazione delle fatture, 3° domanda), che se il contribuente sottoscrive il detto servizio di conservazione gratuito delle fatture (durata: 3 anni), tutte le fatture elettroniche emesse e ricevute da lui attraverso lo SdI dopo la data di sottoscrizione del servizio di conservazione con l’Agenzia {‘ ‘} sono automaticamente portate in conservazione, mantenute e rese disponibili all’utente per 15 anni, anche in caso di decadenza o recesso dal servizio”.
Per il periodo non coperto dal servizio, le fatture potranno comunque essere caricate manualmente dal contribuente. Pertanto, potrete mettere in conservazione i file XML delle fatture emesse e ricevute con Fattura24 con le seguenti modalità alternative:
- utilizzando il servizio gratuito di conservazione dell’Agenzia delle Entrate;
- utilizzando i servizi di conservazione a pagamento offerti da Operatori privati di vostra fiducia, inserendo manualmente lì le fatture (singole o in zip con più fatture).
Di seguito viene mostrato un esempio della maschera visualizzata dall’applicazione dopo l’aggiornamento della convenzione di servizio:
Selezionare il pulsante Aggiorna convenzione di servizio per aggiornare la propria adesione al servizio di conservazione ed esibizione; viene quindi visualizzata la seguente maschera:
Selezionare obbligatoriamente le caselle presenti nella maschera per procedere all’attivazione del servizio.
Successivamente selezionare il pulsante Invia per esprimere il consenso all’adesione al servizio.
Invio automatico per la conservazione
Potrai iniziare ad inviare le fatture in conservazione manualmente cliccando su Nuovo invio in conservazione.
Nella pagina successiva clicca sul pulsante Sfoglia
Effettuata la selezione del file viene mostrata la pagina di seguito riportata:
Selezionare il pulsante Invia per inviare il file in conservazione.
Per maggiori dettagli consulta Fatture e Corrispettivi: conservare fattura [effettuare Adesione o Revoca].
Conservazione sostitutiva retroattiva
Dal 4 giungo 2021 l’Agenzia delle Entrate permette, a chi non avesse ancora aderito al servizio di conservazione a norma delle fatture elettroniche, di poter aderire al servizio di conservazione a norma.
La procedura che viene indicata ancora non è molto chiara, e in merito a questo ci aspettiamo delle correzioni di rotta, ma nel frattempo vi consigliamo di cogliere l’occasione e di aderire al servizio di retroattività per la conservazione a norma seguendo la procedura descritta in questa pagina (clicca qui).
Il servizio rimane tutt’oggi gratuito.
NOTE:
- se il file caricato, singolo o archivio, supera il limite dimensionale dei 5 Mb o supera le 10 fatture contenute viene prospettato un messaggio di errore all’utente;
- se il file caricato non possiede l’estensione prevista (.xml, .p7m, .zip), viene prospettato un messaggio di errore all’utente;
- se i controlli non vengono superati, lo stato del caricamento è “Scartato” e vengono riportati i motivi dello scarto;
- nel caso di archivio di fatture, se un solo file contenuto al suo interno risulta da scartare, verrà scartato l’intero archivio di fatture.
Il sistema dopo aver effettuato dei controlli formali e sulla firma, controlla che il Codice Fiscale dell’utente o del soggetto che rappresenta (o le relative Partite IVA) sia presente in fattura.