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In questa guida pratica mostreremo il metodo della messa in conservazione sostitutiva degli XML su Fatture e Corrispettivi; clicca qui per accedere al portale dell’Agenzia delle Entrate.
Prima di procedere precisiamo che esistono due metodi per l’invio in conservazione:
- Attivazione del servizio di conservazione (invio automatico);
- Conservazione in modalità manuale;
- Gestione dell’accordo di servizio (revoca del servizio).
Analizziamole di seguito dopo aver visto come aderire al servizio.
1. Attivazione del servizio di conservazione
Accedi a Fatture e Corrispettivi, utilizza gli strumenti per l’autenticazione digitale come lo SPID oppure CNS (Carta Nazionale dei Servizi).
Fatto l’accesso sei all’interno della pagina di Benvenuto.
Sono disponibili una serie di servizi; clicca su Fatturazione elettronica e Conservazione nella sezione Fatturazione elettronica e Conservazione per accedere alla seguente scheda.
Clicca su Accedi alla sezione Conservazione nel riquadro Conservazione.
Si aprirà una pagina che consente di prendere visione del Manuale del servizio di Conservazione e dell’Accordo di servizio.
Flegga le caselle di Dichiaro e Confermo, clicca su Aderisci al servizio di conservazione per esprimere il consenso all’adesione al servizio.
Dal momento di attivazione, in poi tutte, le fatture elettroniche (così come le note di variazione) emesse e ricevute attraverso il Sistema di Interscambio saranno soggetto al servizio appena attivato.
ADESIONE AL SERVIZIO IN MODO RETROATTIVO
Dal 4 giugno 2021 è possibile procedere anche con le fatture trasmesse e ricevute prima di tale accordo.
Per richiedere la retroattività, prima si revoca l’attuale accordo e, successivamente, dalla scheda di adesione al servizio di conservazione selezionare la casella di adesione al nuovo servizio di conservazione retroattiva, completa il campo gg/mm/aaaa inserendo il primo giorno utile.
ATTENZIONE: Nel periodo di recupero è compresa la data retroattiva indicata e quella di adesione al servizio. Nell’intervallo non si considerano i periodi nei quali era attivo l’accordo di servizio. Rimane valido che, in aggiunta al periodo suddetto, così come valido nelle precedenti versioni dell’accordo di servizio, verrà considerato come periodo di conservazione automatica quello che parte dalla data di adesione dell’accordo. La data retroattiva indicata non può essere inferiore al primo gennaio del secondo anno precedente a quello di adesione al servizio. Inoltre la data non può essere successiva alla data di adesione. La data retroattiva indicata deve determinare almeno 1 intervallo di recupero.
Per gli accordi sottoscritti vengono portate in conservazione tutte le fatture elettroniche trasmesse e ricevute dallo SdI fino all’eventuale recesso da parte del contribuente (anche attraverso i suoi incaricati o delegati).
Ci sarà una continuità temporale e non è quindi prevista una scadenza dell’accordo.
Gli accordi stipulati prima del 4 giugno 2021 scadono dopo 3 anni dalla data di adesione secondo quanto riportato nell’accordo di servizio sottoscritto.
In questo ultimo caso, il mancato rinnovo entro il termine dei tre anni equivale al recesso dal servizio.
In assenza di rinnovo alla scadenza dell’accordo non verranno portate in conservazione sostitutiva.
DURATA DEL SERVIZIO
I documenti saranno conservati per 15 anni dalla data di avvio del servizio, anche in caso di mancato rinnovo, recesso o risoluzione, qualora non ne sia stata richiesta la restituzione completa (export).
2. Conservazione in modalità manuale
Lo strumento di Richiesta servizio di Conservazione in modalità manuale è disponibile agli utenti che hanno effettuato l’adesione al servizio.
Clicca su Nuovo invio in conservazione e, successivamente, su Fai una nuova richiesta di conservazione per caricare manualmente le fatture.
Clicca Sfoglia…, seleziona i file da caricare contenenti; quindi la fattura firmata o non firmata (Firma qualificata per FatturaPA o Sigillo elettronico per Fattura Ordinaria e/o Semplificata) o l’archivio di fatture firmate.
Clicca su INVIA per procedere a visionare l’esito del caricamento.
Entro 72 ore dalla ricezione di una richiesta, il richiedente riceve la Ricevuta di avvio del processo che attesta la presa in carico da parte del Sistema, oppure un Rifiuto da parte del sistema nel caso di mancata presa in carico.
Clicca su INVIA per inviare il file.
Per maggiori dettagli consulta Fatture e Corrispettivi: conservare fattura [effettuare Adesione o Revoca].
ATTENZIONE: Il caricamento manuale ai documenti che transitano o no attraverso il SdI, con data emissione ricadente in un periodo in cui non era attivo il servizio di conservazione automatica e per il quale non è stata richiesta la conservazione retroattiva delle fatture. Puoi caricare solo fatture aventi una data non compresa il giorno successivo alla data di adesione all’accordo di servizio e la data di revoca e una data non compresa alla data retroattiva indicata dall’utente e l’ultima data di adesione all’accordo di servizio.
Errori comuni della conservazione del caricamento manuale
Se il file caricato, singolo o archivio, supera il limite dimensionale dei 5 Mb o supera le 10 fatture contenute viene prospettato un messaggio di errore all’utente.
Se il file caricato non possiede l’estensione prevista (.xml, .p7m, .zip), viene prospettato un messaggio di errore all’utente.
Se il file caricato ha una data documento successiva alla data di adesione/aggiornamento dell’accordo di servizio, viene prospettato un messaggio di errore all’utente.
Se i controlli non vengono superati, lo stato del caricamento è “Scartato” e vengono riportati i motivi dello scarto.
Nel caso di archivio di fatture, se un solo file contenuto al suo interno risulta da scartare, verrà scartato l’intero archivio di fatture.
Dopo i controlli formali e sulla firma il sistema controlla che il Codice Fiscale dell’utente o del soggetto che rappresenta (o le relative Partite IVA) sia presente in fattura.
3. Gestione dell’accordo di servizio (revoca del servizio)
A partire dal 4 giugno 2021 nella homepage del servizio di Conservazione, sotto riportata, la sezione Revoca dell’accordo di servizio viene rinominata con Gestione dell’accordo di servizio.
Clicca su Gestione dell’accordo di servizio per accedere alla seguente scheda.
Clicca su Revoca per interrompere il servizio.