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Un nuovo tipo di file: l’XML

fattura elettronica - guida pratica per chi incomincia da zero

Fino a qualche anno fa eravamo abituati a creare una fattura in formato Word o PDF ed è anche possibile che tu abbia dedicato molto tempo a curare l’aspetto grafico delle tue fatture: logo, colori, linee, bollini vari, con l’aggiunta peraltro dell’indicazione di tutte le certificazioni che hai ottenuto nel tempo.

 

Ovviamente hai fatto bene perché io stesso ho sempre dichiarato pubblicamente che la fattura doveva essere curata esteticamente con la stessa massima attenzione che si dava e si dà al proprio profilo social o al proprio sito internet.

 

Le cose però sono cambiate e ora ti faccio vedere come si presenta la fattura elettronica che dovremo imparare tutti a maneggiare; questo per farti comprendere perché non dovrai più preoccuparti dell’aspetto grafico delle tue fatture.

 

Eccola qua:

Non è molto bella, vero?

 

Come vedi non ti sarà più possibile dare una veste grafica alle tue fatture.

 

Al massimo potrai continuare a farlo solo sui tuoi documenti di cortesia, preventivi o fatture pro-forma (che, sotto questo punto di vista, saranno allora ancora più importanti).

 

Senza entrare troppo nel tecnico, ti dico che la fattura elettronica (in sigla FE) che abbiamo imparato a gestire da gennaio 2019 è un file di tipo “XML”, in altre parole un formato elettronico di testo dove tutti i dati sono organizzati in una struttura che rispetta determinate regole, tra le quali la più importante, imposta dalla Legge, è quella di:

 

“permettere l’elaborazione dei dati contenuti in modalità totalmente automatica”.

 

I titolari di P.IVA devono creare le fatture rispettando questo standard uguale per tutti, senza eccezioni:

 

è, come si dice in questi casi, uno “standard obbligatorio“.

 

Considera inoltre che il formato di dati “XML”, proprio perché consente l’estrapolazione automatica dei dati, potrà consentirti di affidare direttamente al tuo gestionale (come ad esempio Fattura24.com) il compito di estrapolare tutti i dati delle fatture in entrata ed in uscita (nome del destinatario, importo, quota Iva, etc.) per le varie esigenze di gestione contabile, archiviazione e via dicendo; in altre parole, risparmiando molto tempo.

 

La firma

 

Sono ragionevolmente certo che non eri abituato a firmare le tue fatture.

 

Giustamente ti chiederai:

 

perché mai avrei dovuto farlo?

 

Nella mia carriera ho conosciuto veramente pochi clienti che firmavano le fatture e chi lo faceva era spinto più dal desiderio di dare un’immagine particolare di sé e della propria attività che da ragioni formali.

 

Ecco, nella fatturazione elettronica la firma è un elemento necessario; in altre parole, non può esistere fattura elettronica senza una firma.

 

Ma non è una firma tradizionale, materialmente fatta con la “penna” ad inchiostro.

 

E’ invece (pure lei) una firma di tipo “elettronico”, con la quale l’emittente attesta la provenienza della fattura (da lui stesso) e anche l’integrità del contenuto (cioè dei relativi dati “elettronici”).

 

Ci sono prevalentemente due modi di firmare una fattura elettronica.

 

La puoi firmare direttamente tu utilizzando le tue credenziali di Firma Digitale, oppure delegare un’azienda a firmarle in nome e per conto tuo.

 

Nel primo caso dovrai dotarti di un KIT di firma elettronica, che, nella sua forma più semplice, altro non è che una pendrive USB con all’interno una scheda SIM identica a quella di un cellulare o una scheda simile al tuo bancomat, associata alla tua persona e ai tuoi dati anagrafici e professionali.

 

Un esempio di questo tipo di KIT è costituito dalla “Carta nazionale dei servizi“, che può essere acquistata presso le Camere di Commercio o esercizi appositamente convenzionati e si chiamano ‘Token USB” nel primo caso o “Carta Nazionale dei Servizi’” o “CNS” nel secondo (in questo caso ti serve anche il lettore appropriato), il costo è ragionevole e nel momento in cui scrivo va rinnovato ogni 3 anni.

 

Nel secondo caso, invece, la fattura viene firmata da un’azienda che avrai precedentemente autorizzato a firmare le tue fatture elettroniche, in nome e per conto tuo, per l’invio al destinatario.

 

Nella maggior parte dei casi, questo tipo di servizio è offerto dalle stesse società che offrono il software di fatturazione.

 

In altre parole, acquistando un gestionale per creare e gestire le tue fatture elettroniche, la software house che ti fornisce il gestionale ti offre anche il servizio di firma remota per l’invio delle fatture.