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Strumenti utili per la fatturazione elettronica

fattura elettronica - guida pratica per chi incomincia da zero

Se ho fatto bene il mio lavoro, a questo punto del libro dovrebbe essere chiaro che per adeguarsi alla fatturazione elettronica non serve semplicemente un software, serve soprattutto ripensare in chiave digitale i processi della propria attività o azienda.

 

Ciò nonostante, non puoi prescindere:

 

  • né da una adeguata conoscenza degli strumenti offerti gratuitamente dall’Agenzia delle Entrate;
  • né dallo scegliere e utilizzare un software che ti permetta di creare, inviare e gestire le tue fatture elettroniche.

 

In questo paragrafo, proprio per arrivare a soddisfare queste tue due necessità, ti indicherò sinteticamente quanto di seguito.

 

Strumenti dell’Agenzia delle Entrate – Sezione “Fatture e Corrispettivi”– i Servizi al contribuente

 

La c.d. “Fatture e Corrispettivi” è la già più volte citata e ormai famosissima Sezione del sito web dell’Agenzia delle Entrate dedicata proprio alla gestione, da parte del contribuente, della fatturazione elettronica.

 

Se la cerchi su Google uscirà quasi sicuramente tra i primi risultati.

 

In questa Sezione potrai utilizzare i noti Servizi Gratuiti dell’Agenzia, che sono:

 

      1. il servizio di creazione e invio manuale della singola fattura elettronica direttamente da dentro ‘Fatture e Corrispettivi’ (v. più avanti a questo riguardo);
      2. il già descritto servizio di “Registrazione dell’indirizzo telematico preferito” e prevalente per la ricezione delle fatture d’acquisto;
      3. il già descritto Servizio di Conservazione Digitale a norma delle fatture emesse e ricevute;
      4. la semplice lista-tabella delle fatture emesse-ricevute, che riporta per ogni riga-fattura solo i meri ed anonimi dati ‘fiscali’ del documento, ovverosia in sostanza data, P.Iva del destinatario, imponibile Iva, importo Iva, ricevuta di esito (ogni fattura resterà nella lista per 8 anni a partire dalla data di emissione);
      5. il nuovo Servizio di Consultazione ‘integrale’ delle fatture emesse e ricevute.

 

Circa quest’ultimo “Servizio di Consultazione”, integrale (che è assolutamente diverso, parallelo e indipendente rispetto al Servizio di Conservazione digitale a norma) servono alcune delucidazioni.

 

Fino al 3 maggio 2020 sarà accessibile a tutti i contribuenti, mentre, a partire dal 4 maggio 2020 sarà utilizzabile solo dal contribuente che abbia espressamente aderito al servizio con l’apposita, rapida e veloce procedura di adesione online (adesione che può già farsi dal luglio 2019).

 

Se il contribuente dunque vi aderisce non solo potrà vedere, all’interno di Fatture e Corrispettivi’, la suindicata semplice ‘lista-tabella’ delle fatture emesse e ricevute, ma potrà anche scaricare i file xml integrali delle fatture stesse firmati digitalmente, potendo così estrarre non solo i meri dati fiscali, ma TUTTI i DATI contenuti, e così anche la causale, la esatta denominazione del mittente e del destinatario, la descrizione completa delle singole prestazioni-prodotto, i dati del pagamento, gli altri dati aggiuntivi inseriti dall’emittente e anche gli eventuali allegati (ad es. i ddt o i sal in pdf.); ogni fattura sarà scaricabile fino al 31 dicembre del secondo anno successivo a quello di ricezione del file xml da parte dello SDI.

 

A partire dal 4 maggio 2020 il Contribuente che non avrà ancora aderito potrà sempre aderire, ma non potrà più scaricare i file xml delle fatture emesse e ricevute nel corso del 2019 e della parte del 2020 antecedente alla data in cui deciderà di aderire.

 

Noi di Fattura24 (che ha subito aderito per sé) ti consigliamo vivamente di aderire al nuovo “Servizio di Consultazione” perché dà l’eccezionale opportunità di avere “gratuitamente” un sistema di backup di sicurezza del proprio software di invio/ricezione e di controllo della propria fatturazione, peraltro di elevato valore pratico-giuridico, essendo le fatture xml lì contenute gli originali e i duplicati informatici caricati e archiviati direttamente dalla stessa Agenzia delle Entrate (e quindi dallo Stato):

 

  • Il software di invio e ricezione delle fatture elettroniche
  • Il Servizio manuale dell’Agenzia.

 

Innanzitutto parliamo del servizio di creazione e invio manuale della fattura elettronica direttamente da dentro “Fatture e Corrispettivi”.

 

Onestamente non ricordo di essere mai stato colpito positivamente dai software messi a disposizione dalla Pubblica Amministrazione, ma di questo in particolare, invece, se ci limitiamo appunto al solo tema della creazione/spedizione dell’xml, non posso che parlare bene e, onestamente, credo che molti software di fatturazione sviluppati da aziende private siano dal punto di vista qualitativo inferiori a questo.

 

Vantaggi:

 

  1. è gratuito;
  2. consente anche di inviare le complesse e particolarissime fatture elettroniche ‘in nome e per conto’ del proprio fornitore, che non tutti i software, per questioni tecnico-giuridiche, possono consentire di creare e/o inviare.

 

Svantaggi:

 

  1. puoi creare le fatture e spedirle ai clienti, ma dovrai firmarle personalmente sul tuo computer utilizzando il tuo kit di firma digitale e quindi ricaricare sul sito la fattura firmata;
  2. NON hai una rubrica clienti, e quindi questa limitazione ti obbligherà a reinserire i dati dei tuoi clienti per ogni nuova fattura;
  3. NON è un gestionale, e quindi non avrai nessun report sull’andamento della tua attività (raffronto entrate/uscite) e sul ritmo di vendita dei tuoi prodotti/prestazioni, né la possibilità di registrare, catalogare o filtrare le fatture di vendita e di acquisto in base a voci di conto economico, centri di costo, categorie, etc..
  4. NON hai la possibilità di far movimentare registrazioni di magazzino.

 

Conclusione: è un ottimo servizio per le mere operazioni di invio delle fatture di vendita, ma potrebbe rivelarsi poco pratico se emetti più di 2 o 3 fatture di vendita al mese e se hai bisogno di avere un controllo analitico sull’andamento dell’attività e una gestione complessa di prodotti/clienti e/o del magazzino.

 

Il servizio di fatturazione elettronica di Fattura24.com

 

Prima di andare avanti nella lettura è giusto che ti ricordi che sono il papà di questo software quindi te lo dico prima: nelle righe che seguiranno non solo sarò di parte come solo un padre può essere con un figlio ma proverò anche a convincerti che Fattura24 è quello che ti serve.

 

Fattura24 è una gestionale in cloud che permette a liberi professionisti e piccole e medie imprese di gestire le proprie fatture di vendita e di acquisto ovunque si trovino.

 

Attualmente permette, oltre alle altre funzionalità, di creare, inviare e ricevere le fatture elettroniche in formato XML.

 

Vantaggi:

 

  1. Fattura24 è direttamente accreditata presso l’Agenzia delle Entrate quale Intermediario con il Sistema di Interscambio; questo ti permetterà di inviare allo SdI le tue fatture elettroniche direttamente con un semplice click sul tasto ‘Invia a Sdi”;
  2. lo SdI (soprattutto se avrai compiutamente registrato il nostro codice destinatario presso l’Agenzia delle Entrate) invierà le tue fatture elettroniche di acquisto direttamente a Fattura24 e tu non dovrai più caricarle manualmente;
  3. potrai sempre visionare e scaricare dal tuo spazio riservato in Fattura24 i file xml delle fatture emesse e ricevute, singolarmente o in via massiva, nonché anche i file xml delle ricevute di esito trasmesse dallo Sdi;
  4. è, in più, anche un software gestionale, che ti permette quindi di analizzare l’andamento della tua attività con diversi e specifici Report (per fatturato, clienti/fornitori, prodotti, voci di conto economico), e che, a seconda del tipo di abbonamento, ti consente anche di tenere conto delle movimentazioni di Magazzino;
  5. ti permette di condividere i tuoi documenti (se lo vuoi) con soci, collaboratori, agenti e commercialisti;
  6. ti mette a disposizione, all’interno del suo Manuale utente on line, un’apposita guida informativa sulla Fatturazione elettronica (completa anche di una analisi delle ricevute di esito che potranno arrivare dallo Sdi nella fatturazione tra privati e nella fatturazione con le PA);
  7. poiché Fattura24 non è un soggetto conservatore, dovrai ricorrere al Servizio gratuito di Conservazione dell’Agenzia delle Entrate e/o ad un conservatore certificato privato, con il vantaggio allora che potrai sceglierti il conservatore che preferisci e che pertanto, il giorno che non ti occorrerà più il nostro gestionale, non dovrai continuare a pagarlo solo per adempiere agli obblighi di conservazione;
  8. è integrato con i principali eCommerce utilizzati in Italia e quindi potrai automaticamente rendere il tuo eCommerce pronto per la fatturazione elettronica;
  9. l’assistenza al cliente è italiana e viene erogata anche telefonicamente.

 

Svantaggi:

 

  1. è a pagamento;
  2. è in cloud e quindi per utilizzarlo ti servirà una connessione dati attiva ed efficiente.

 

Il mio consiglio è provarlo.

 

L’iscrizione è veloce e ti permette, su richiesta, di effettuare una prova gratuita di un mese di tutti i servizi, per tutto il tempo che ti occorre e senza impegno.

 

Inoltre se vuoi qualche chiarimento, il nostro team è a tua completa disposizione, anche telefonica.