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Hai un eCommerce? Parti dal processo, non dall’XML

fattura elettronica - guida pratica per chi incomincia da zero

Probabilmente oggi stai vendendo i tuoi prodotti o servizi tramite il tuo eCommerce, quindi molto probabilmente il tuo processo di fatturazione è del tutto o in parte automatizzato.

 

E con il passaggio alla fatturazione elettronica vorresti che tutto rimanesse così. 

 

Quindi la domanda che ti stai facendo ora è: “cosa succede con la fattura elettronica?” ma soprattutto: “cosa devo fare?“.

 

Diciamo che la prima cosa banale è che devi sostituire il file PDF con un file XML.

 

Ed un cambiamento enorme, perché:

 

    1. file XML è un documento strutturato, mentre il PDF non lo è affatto;
    2. nel 99% dei casi il tuo eCommerce non gestisce nativamente la creazione della fatture elettroniche ma lo fa (forse) solo tramite moduli esterni.

 

Questo cambiamento, per quanto impegnativo in termini di adeguamento del tuo eCommerce, ti porterà enormi benefici perchè il file XML è l’ideale per il tuo sistema informativo che potrà finalmente estrarre in automatico tutti i dati presenti nelle tue fatture e rielaborarli per fornirti grafici, report sull’andamento del tuo business e molto altro ancora.

 

Ma non solo, se chiedessi al tuo commercialista o al tuo contabile, ti direbbe ad esempio che oggi deve fare una cosa fastidiosissima con le tue fatture: riportarle manualmente nel suo gestionale.

 

Ecco, con la fatturazione elettronica questa attività scompare e con essa tutto il tempo che faceva perdere.

 

Ma la fatturazione elettronica non è semplicemente la sostituzione di un PDF con un file XML: è molto di più.

 

Perché XML?

 

Prima di tutto, normativamente parlando, l’unico documento che avrà valore contabile, fiscale e civile, sarà quel benedetto file XML.

 

Quindi, ti potrai inventare quello che vuoi, ma se non manderai quel file XML all’Agenzia delle Entrate e quindi al tuo cliente, non sarai adesso alla norma. E ricordati nel 99% dei casi il tuo eCommerce non lo fa nativamente.

 

Quindi, come vedi, non è solo la sostituzione di un PDF con un file XML, ma si tratta proprio di un cambiamento di processo, azzarderei un cambiamento culturale.

 

Ed è in questo cambiamento che si annidano i problemi che devi imparare a prevenire, perché spedire una fattura con dati mancanti o errati oggi è solo un fastidio che risolvi in un paio di minuti, mentre domani potrebbe rivelarsi un problema e un costo enorme per la tua attività. 

 

Vediamo se indovino: non sempre i tuoi clienti, durante la fase di acquisto nel tuo eCommerce, inseriscono correttamente i dati che li riguardano e spesso lo hai scoperto solo dopo aver emesse regolare fattura. In questi casi ti bastava modificare la fattura e rimandarla corretta al cliente chiedendogli la cortesia di cancellare il precedente file.

 

Non è di certo il modo corretto ma sono ragionevolmente certo che ti sei trovato in questa situazione.

 

Te lo dico subito, tutto questo con la fatturazione elettronica non si potrà più fare.

 

La fattura, una volta inviata allo SdI, può determinare differenti risposte da parte di quest’ultima e, per ciascuna di queste, ci saranno cose che potrai fare e cose che non potrai fare.

 

Vediamo a titolo di esempio le principali situazioni, che valgono e varranno per la fatturazione elettronica tra “privati”:

 

  1. Innanzitutto, dopo l’invio, la risposta circa l’eventuale “scarto” e quindi il rigetto della fattura da parte dello SdI, secondo le nuovissime Regole Tecniche del 30 aprile 2018, dovrà pervenirti dallo stesso SdI entro 5 giorni.
  2. Se riceverai dallo SdI la ricevuta di scarto “NS”, la fattura sarà stata scartata e sarà considerata a tutti gli effetti “non emessa”, e conseguentemente, in tal caso, la potrai correggere e reinviare con lo stesso numero (la data, come già visto, dovrà essere, in via generale, quella di effettuazione dell’operazione oggetto della fattura).
  3. Se, in alternativa, lo SdI dovesse inviare la ricevuta di “impossibilità di recapito – MC” significherà che, nonostante la fattura elettronica sia stata correttamente compilata e correttamente inviata allo SdI e da questo ricevuta, l’operazione successiva di materiale consegna al destinatario è fallita: in questo caso, la fattura è comunque considerata fiscalmente “emessa”, ma, come previsto ora dalle nuove Regole Tecniche, dovrai in tal caso dare al tuo cliente una copia analogica o elettronica della fattura e avvisarlo dell’avvenuta emissione e della possibilità di visionare la fattura originale nella sua apposita area riservata messa a disposizione sul sito web dell’Agenzia delle Entrate, accessibile tramite Carta Nazionale dei Servizi, sistema SPID o Fisconline (invece a te, quale emittente della fattura, l’Agenzia metterà a disposizione, nel tuo spazio riservato su suo sito web, un “duplicato” della fattura inviata, ma solo se avrai aderito al già descritto Servizio di Consultazione); nel caso particolare che il destinatario sia poi un consumatore finale privo di partita iva, in realtà questo stesso destinatario potrà vedere in continuità nel suo Cassetto fiscale i dati di tutte le fatture ricevute solo se avrà, pure lui, espressamente aderito al Servizio di Consultazione ;
  4. Se, infine, invece, lo SdI ti invierà la “ricevuta di consegna – RC”, la fattura sarà stata a tutti gli effetti sia emessa, sia consegnata al destinatario.

 

Nel processo di fatturazione elettronica con la PA, invece, rimane la possibilità per le stesse PA di “rifiutare”, sempre attraverso lo SdI, la fattura pervenuta.

 

In questi casi, quindi, il cedente/cessionario potrà vedersi recapitare dallo SdI anche le famigerate “notifiche di esito committente”, che potranno essere la NE-EC01 (“Accettazione”), la NE-EC02 (“Rifiuto”, che per legge deve contenere anche la “motivazione” del rifiuto data dalla PA), la DT di “decorrenza termini” a capo della PA, oppure la AT di “Attestazione di avvenuta trasmissione con impossibilità di recapito”.

 

A questo punto penso che ti sarai già accorto del problema.

 

Infatti, è evidente che la verifica di tutti questi possibili “stati” degli esiti dell’invio allo SdI richiederà la tua attenzione e il tuo tempo; e ciò mentre gli esiti negativi di scarto o mancata consegna nel 99% dei casi saranno causati da dati inseriti erroneamente dal tuo cliente durante la fase di acquisto nel tuo eCommerce.

 

Immagina una P.IVA, una ragione sociale o un indirizzo PEC errati: tutte casistiche che risolvi velocemente con il sistema di fatturazione tradizionale ma che con la fatturazione elettronica ti richiederanno molto più lavoro, tempo e quindi soldi.

 

I miei consigli principali quindi sono:

 

  1. aggiungi nel tuo ecommerce tutti i controlli possibili in modo da ridurre il numero di fatture errate
  2. integra il tuo eCommerce con un servizio di fatturazione elettronica esterno all’eCommerce che generi correttamente il file XML, lo firmi per conto tuo, lo invii allo SdI su tua richiesta.

 

Quindi, a titolo di esempio: in fase di registrazione del cliente sul tuo eCommerce, conviene fargli inserire due volte il suo indirizzo PEC o il suo Codice Destinatario.

 

In questo modo, dovendoli inserire due volte limiterai gli errori su questi due dati.

 

Ti ricordo infatti che la PEC o il Codice Destinatario sono obbligatori per far recapitare la fattura elettronica ai tuoi clienti, perché lo SDI li utilizzerà per recapitare la fattura alla P.IVA a cui tu hai fatturato.

 

Ricordati: analizza bene il tuo processo di vendita e introduci nel tuo eCommerce tutti i controlli necessari a far si che la fattura sia corretta fin dall’inizio.

 

La fattura elettronica è un cambiamento epocale per i tuoi processi contabili ed amministrativi e deve essere affrontata in modo corretto.

 

Spero che questo breve articolo, ti possa dare gli spunti necessari per capire dove devi porre la tua attenzione e quindi affrontare correttamente la nuova rivoluzione digitale che sta arrivando veloce come un treno.

 

Che il Digitale sia Con Te.