Sistema di Interscambio

Canale di invio e ricezione accreditato SdI

Telefono

+39 06-40402261

 

Conservazione digitale a norma

fattura elettronica - guida pratica per chi incomincia da zero

Come probabilmente saprai, le tradizionali fatture (non elettroniche) dovevano per legge essere stampate, archiviate e quindi “conservate” con i criteri ed i requisiti stabiliti dalle norme fiscali e dal Codice Civile (a partire dall’art. 2220 c.c.), ai rispettivi fini (tributari, contabili, di diritto commerciale).

 

L’archiviazione doveva inoltre avvenire per il periodo minimo di 10 anni; come indicato dal Codice Civile.

 

Con la fatturazione elettronica l’obbligo è rimasto, ma la modalità di archiviazione cambia; si parla infatti di “Conservazione Digitale” (di quella “cartacea”), ovverosia di una conservazione di tipo digitale ed elettronico.

 

Ma attenzione, questo non vuol dire affatto salvare le fatture sul proprio HD (harg disk) esterno.
Infatti, la conservazione “a norma” dei documenti digitali come le fatture elettroniche è ben più di questo.

 

Conservare a norma le fatture elettroniche significa dover rispettare le stringenti norme e le ferree regole tecniche previste in materia, che impongono che il sistema di conservazione digitale, anche e soprattutto ai fini fiscali, debba tecnologicamente e legalmente “garantire” la “immodificabilità” dei documenti elettronici, l’apposizione agli stessi di un “riferimento temporale” che possa dare loro data certa ed “opponibile ai terzi”, e la facile estraibilità delle stesse fatture ai fini della pronta “esibizione” alle Autorità.

 

Come vedi, è evidente che, per rispettare i requisiti dell’archiviazione e della conservazione digitale a norma, devi alla fine necessariamente appoggiarti ad un soggetto “conservatore” professionale, che sia in grado di rendere il servizio di conservazione digitale proprio nelle modalità previste dalla legge e che sia anzi, preferibilmente, appositamente “certificato” dalla già citata Agenzia Italiana per il Digitale (che tiene sul suo sito web anche un albo di questi operatori certificati).

 

Il vantaggio: forse è piccolo ma c’è; non dovrai preoccuparti di tenere un archivio cartaceo di tutte le fatture emesse e ricevute negli ultimi 10 anni, con il rischio di perderle e non trovarle quando ti servono, magari quando le chiede un tuo affezionato cliente o il tuo commercialista.

 

Lo svantaggio: avrai una spesa in più da sostenere e, anche se il costo nella maggior parte dei casi è di pochi euro al mese, dovrai sempre tenere a mente che è pur sempre una spesa e che dovrai sostenerla per tantissimi anni a prescindere che la tua attività venga chiusa prima.

 

Riguardo al tema della conservazione a norma, inoltre, la Finanziaria del 2018 aveva in effetti introdotto un’importante novità.

 

Dal 1 gennaio 2019, infatti, tutte le fatture inviate allo SdI, ove queste siano state effettivamente ricevute e “memorizzata” dallo SdI stesso, tu saresti in teoria esonerato, ai sensi dell’art. 1, comma 6-bis del D.Lgs 127/2015, dall’obbligo di conservare di quelle fatture (come richiesto oggi dal noto d.m. Mef del 14 giugno 2004).

 

In realtà si può dire che tu saresti esonerato, per ora, appunto solo “in teoria”.

 

Innanzitutto, infatti, la norma prevede che i tempi e le modalità di applicazione di tale disposizione siano stabiliti in un apposito provvedimento dell’Agenzia; e non è chiaro, allo stato, quanto le nuove Regole Tecniche del 30 aprile 2018 e i successivi provvedimenti integrativi abbiano stabilito al riguardo.

 

Nel dubbio, quindi, l’obbligo di conservazione digitale a norma delle fatture elettroniche emesse e ricevute deve considerarsi ancora pienamente esistente.

 

In ogni caso, poi, questa “esenzione”, salvo eventuali nuovi interventi del legislatore, varrebbe solo ed esclusivamente ai fini fiscali, e non ai fini civilistici.

 

Ne consegue, quindi, che, anche se questa esenzione totale dovesse essere in futuro disposta, con tutta probabilità dovresti conservare comunque la fattura elettronica, e dovresti peraltro farlo sempre “a norma”, considerato che, anche ai fini civilistici, i documenti digitali conservati devono e dovranno continuare ad avere e rispettare i requisiti tecnici di non modificabilità, non modificazione e, nei casi previsti, di opponibilità ai terzi.