Hai un eCommerce?
Parti dal processo non dall’XML

Probabilmente stai vendendo i tuoi prodotti/servizi tramite il tuo eCommerce, quindi molto probabilmente il tuo processo di fatturazione è del tutto o in parte automatizzato.

E con il passaggio alla fatturazione elettronica vorresti che tutto rimanesse così. 

Quindi la domanda che ti stai facendo ora è: “cosa succede con la fattura elettronica?” ma soprattutto: “cosa devo fare?“.

Diciamo che la prima cosa banale è che devi sostituire il file PDF con un file XML.

Ed un cambiamento enorme, perché:

1. 1. file XML è un documento strutturato, mentre il PDF non lo è affatto;
   2. nel 99% dei casi il tuo eCommerce non gestisce nativamente la creazione della fatture elettroniche ma lo fa (forse) solo tramite moduli esterni.

Questo cambiamento, per quanto impegnativo in termini di adeguamento del tuo eCommerce, ti porterà enormi benefici.

Ti dico questo perché il file XML è l’ideale per il tuo sistema informativo che potrà finalmente estrarre in automatico tutti i dati presenti nelle tue fatture e rielaborarli per fornirti grafici, report sull’andamento del tuo business e molto altro ancora.

Ma non solo, se chiedessi al tuo commercialista o al tuo contabile, ti direbbe ad esempio che oggi deve fare una cosa fastidiosissima con le tue fatture: riportarle manualmente nel suo gestionale.

Ecco, con la fatturazione elettronica questa attività scompare e con essa tutto il tempo che faceva perdere.

Ma la fatturazione elettronica non è semplicemente la sostituzione di un PDF con un file XML: è molto di più.

Perché si usa XML?

Prima di tutto, normativamente parlando, l’unico documento che avrà valore contabile, fiscale e civile, sarà quel benedetto file XML.

Inventati quello che vuoi, ma se non invierai quel file XML all’Agenzia delle Entrate e quindi al tuo cliente, non sarai adesso alla norma.

E ricordati nel 99% dei casi il tuo eCommerce non lo fa nativamente.

Quindi, come vedi, non è solo la sostituzione di un PDF con un file XML, ma si tratta proprio di un cambiamento di processo, azzarderei un cambiamento culturale.

Perché partire dal  processo e non dal XML?

È in questo cambiamento che si annidano i problemi che devi imparare a prevenire.

Spedire una fattura con dati mancanti o errati oggi è solo un fastidio che risolvi in un paio di minuti, mentre domani potrebbe rivelarsi un problema e un costo enorme per la tua attività. 

Vediamo se indovino: non sempre i tuoi clienti, durante la fase di acquisto nel tuo eCommerce, inseriscono correttamente i dati che li riguardano e spesso lo hai scoperto solo dopo aver emesse regolare fattura.

In questi casi ti bastava modificare la fattura e rimandarla corretta al cliente chiedendogli la cortesia di cancellare il precedente file.

Non è di certo il modo corretto ma sono ragionevolmente certo che ti sei trovato in questa situazione.

Te lo dico subito, tutto questo con la fatturazione elettronica non si potrà più fare.

La fattura, una volta inviata allo SdI, può determinare differenti risposte da parte di quest’ultima e, per ciascuna di queste, ci saranno cose che potrai fare e cose che non potrai fare.

Esempio pratico di processo

Vediamo le principali situazioni che valgono e varranno per la fatturazione elettronica:

1. Innanzitutto, dopo l’invio, la risposta circa l’eventuale “scarto” e quindi il rigetto della fattura da parte dello SdI dovrà pervenirti dallo stesso entro 5 giorni (Regole Tecniche del 30 aprile 2018);
2. In caso di ricezione dallo SdI di una ricevuta di scarto “NS”, la fattura è stata scartata e considerata a tutti gli effetti “non emessa” e conseguentemente la potrai correggere e reinviare con lo stesso numero (la data, come già visto, dovrà essere, in via generale, quella di effettuazione dell’operazione oggetto della fattura);
3. Se, in alternativa, lo SdI ti invia la ricevuta di “impossibilità di recapito – MC” vuol dire che la fattura elettronica è stata correttamente compilata, inviata e ricevuta dallo SdI ma l’operazione successiva di materiale consegna al destinatario è fallita: in questo caso  la fattura è fiscalmente “emessa”, ma, come previsto ora dalle nuove Regole Tecniche, dovrai in tal caso dare al tuo cliente una copia analogica o elettronica della fattura e avvisarlo dell’avvenuta emissione e della possibilità di visionare l’originale nella sua area riservata sul sito web dell’Agenzia delle Entrate, accessibile tramite CNS, sistema SPID o Fisconline (l’Agenzia metterà a disposizione nel tuo spazio riservato un “duplicato” della fattura che hai inviato ma solo se avrai aderito al Servizio di Consultazione). Nel caso il destinatario sia un consumatore finale (no partita IVA) potrà vedere nel suo Cassetto fiscale i dati di tutte le fatture ricevute solo se avrà aderito al Servizio di Consultazione;
4. Se invece, lo SdI ti invierà la “ricevuta di consegna – RC”, la fattura sarà stata sia emessa che consegnata al destinatario.

Nel processo di fatturazione elettronica con la PA rimane la possibilità per le stesse PA di “rifiutare”, sempre attraverso lo SdI, la fattura pervenuta.

Cosa comprendiamo dall’esempio 

In questi casi, quindi, il cedente/cessionario potrà vedersi recapitare dallo SdI anche le famigerate “notifiche di esito committente”, che potranno essere la NE-EC01 (“Accettazione”), la NE-EC02 (“Rifiuto”, che per legge deve contenere anche la “motivazione” del rifiuto data dalla PA), la DT di “decorrenza termini” a capo della PA, oppure la AT di “Attestazione di avvenuta trasmissione con impossibilità di recapito”.

A questo punto penso che ti sarai già accorto del problema.

Infatti, è evidente che la verifica di tutti questi possibili “stati” degli esiti dell’invio allo SdI richiederà la tua attenzione e il tuo tempo; e ciò mentre gli esiti negativi di scarto o mancata consegna nel 99% dei casi saranno causati da dati inseriti erroneamente dal tuo cliente durante la fase di acquisto nel tuo eCommerce.

Immagina una partita IVA, una ragione sociale o un indirizzo PEC errati: tutte casistiche che risolvi velocemente con il sistema di fatturazione tradizionale ma che con la fatturazione elettronica ti richiederanno molto più lavoro, tempo e quindi soldi.

I miei consigli per un buon processo

Come prima consiglio aggiungi nel tuo ecommerce tutti i controlli possibili in modo da ridurre il numero di fatture errate.

Come secondo consiglio integra il tuo eCommerce con un servizio di fatturazione elettronica esterno all’eCommerce che generi correttamente il file XML, lo firmi per conto tuo e lo invii allo SdI su tua richiesta.

A titolo di esempio: in fase di registrazione del cliente sul tuo eCommerce, conviene fargli inserire due volte il suo indirizzo PEC o il suo Codice Destinatario.

In questo modo, dovendoli inserire due volte limiterai gli errori su questi due dati.

Ricordati che PEC o Codice Destinatario sono obbligatori per per lo SdI per far recapitare la fattura elettronica ai tuoi clienti, cioè alle P.IVA a cui tu hai fatturato.

Ricordati:

1. analizza bene il tuo processo di vendita;
2. introduci nel tuo eCommerce tutti i controlli necessari a far si che la fattura sia corretta fin dall’inizio.

La fattura elettronica è un cambiamento epocale per i tuoi processi contabili ed amministrativi e deve essere affrontata in modo corretto.

Spero di averti dato gli spunti necessari per capire dove fare attenzione nell’affrontare correttamente la rivoluzione digitale che sta arrivando veloce come un treno.

Che il Digitale sia Con Te.