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Conservazione fatture elettroniche: attivazione e invio

Manuale utente

 

Conservazione fatture elettroniche.
Avviso: attraverso il servizio di conservazione elettronica offerto gratuitamente dall’Agenzia delle entrate tutte le fatture elettroniche emesse e ricevute dal contribuente attraverso il Sistema di Interscambio sono automaticamente portate in conservazione. Per maggiori informazioni clicca QUI

 

La conservazione sostitutiva a norma è una delle novità portate dalla fatturazione elettronica che sarà obbligatoria per tutti dal 1° gennaio 2019. A ben vedere non si tratta del tutto di una novità; infatti anche le fatture tradizionali devono (o dovevano), per legge, essere stampate, archiviate e quindi conservate per un periodo minimo di 10 anni con i criteri ed i requisiti stabiliti dalle norme fiscali e dal Codice civile.

 

La fatturazione elettronica dunque cambia la modalità di conservazione, passando da una conservazione fisica ad una digitale ed elettronica ma attenzione, questo non vuol dire che le fatture potranno essere salvate in un hard disk.

 

La conservazione sostitutiva prevede il rispetto di stringenti norme e regole tecniche che ne garantiscono la immodificabilità. 

L’Agenzia delle Entrate ha, a tal riguardo, messo a disposizione un servizio gratuito che consente la conservazione delle fatture elettroniche per 15 anni che potrai utilizzare dopo aver richiesto l’attivazione del servizio stesso.

 

Conservazione fatture elettroniche: attivazione del servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate (Fatture e Corrispettivi)

 

Per prima cosa accedi a Fatture e Corrispettivi. A questo proposito puoi utilizzare i seguenti strumenti: SPID, Carta Nazionale dei Servizi o, se ne sei in possesso, le tue credenziali.
 

conservazione fatture elettroniche

 

Dopo aver fatto l’accesso ti ritroverai all’interno della pagina di Benvenuto del servizio dove sono disponibili una serie di azioni e sezioni (Profilo utenza di lavoro, Esercizio delle Opzioni e Generazione del QR Code).

 

conservazione fatture elettroniche

 

Seleziona ”Fatturazione elettronica” per accedere ai servizi di conservazione fatture elettroniche quindi clicca su “Accedi alla sezione Conservazione”

 

conservazione fatture elettroniche

 

Conservazione Fatture elettroniche: Adesione al servizio di conservazione automatico dell’Agenzia delle Entrate

 

Il 30 aprile 2018, con provv.to n.89757/2018, l’Agenzia delle Entrate ha comunicato di aver
istituito un servizio gratuito di conservazione legale delle fatture e note di credito elettroniche
conforme al Dpcm 3 dicembre 2013, accessibile nel portale pubblico ‘Fatture e Corrispettivi’.

L’Agenzia ha poi indicato, nel suddetto portale (v. FAQ -{‘ ‘}
Registrazione e conservazione delle fatture, 3° domanda), che se il contribuente sottoscrive il
detto servizio di conservazione gratuito delle fatture (durata: 3 anni), tutte le fatture elettroniche
emesse e ricevute da lui attraverso lo Sdi dopo la data di sottoscrizione del servizio di conservazione con l’Agenzia{‘ ‘}
sono automaticamente portate in conservazione, mantenute e rese disponibili all’utente per 15 anni, anche in caso di decadenza o recesso dal servizio”
Per il periodo non coperto dal servizio, le fatture potranno comunque essere caricate manualmente dal
contribuente.

Pertanto, potrete mettere in conservazione i files XML delle fatture emesse e ricevute con Fattura24 con
le seguenti modalità alternative:

a) utilizzando il servizio gratuito di conservazione dell’Agenzia delle Entrate;

b) utilizzando i servizi di conservazione a pagamento offerti da Operatori privati di vostra
fiducia, inserendo manualmente lì le fatture (singole o in zip con più fatture).

 

Al primo accesso dopo il 1 luglio 2018 , solo per chi aveva già aderito, verrà richiesto di aggiornare la propria convenzione di servizio.

 

Di seguito viene mostrato un esempio della maschera visualizzata dall’applicazione dopo l’aggiornamento della convenzione di servizio:

 

Adesione servizio conservazione

 

Selezionare il pulsante “Aggiorna convenzione di servizio” per aggiornare la propria adesione al servizio di conservazione ed esibizione; viene quindi visualizzata la seguente maschera:

 

Adesione servizio conservazione

 

Selezionare obbligatoriamente le caselle presenti nella maschera per procedere all’attivazione del servizio.

 

Successivamente selezionare il pulsante “Invia” per esprimere il consenso all’adesione al servizio.

 

Invio manuale in Conservazione con i servizi dell’Agenzia delle Entrate

 

Potrai iniziare ad inviare le fatture in conservazione manualmente cliccando su “Nuovo invio in conservazione”.

 

conservazione fatture elettroniche

 

Nella pagina successiva clicca sul pulsante “Sfoglia”

 

conservazione fatture elettroniche

 

Effettuata la selezione del file viene mostrata la pagina di seguito riportata:

 

conservazione fatture elettroniche

 

Selezionare il pulsante “Invia” per inviare il file in conservazione.

 

N.B.:
* Se il file caricato, singolo o archivio, supera il limite dimensionale dei 5 Mb o supera le 10 fatture contenute viene prospettato un messaggio di errore all’utente.
* Se il file caricato non possiede l’estensione prevista (.xml, .p7m, .zip), viene prospettato un messaggio di errore all’utente.
* Se i controlli non vengono superati, lo stato del caricamento è “Scartato” e vengono riportati i motivi dello scarto.
* Nel caso di archivio di fatture, se un solo file contenuto al suo interno risulta da scartare, verrà scartato l’intero archivio di fatture.

 

NOTE

 

Il sistema dopo aver effettuato dei controlli formali e sulla firma, controlla che il Codice Fiscale dell’utente o del soggetto che rappresenta (o le relative Partite IVA) sia presente in fattura.