Prima nota – Guida pratica

Il registro di prima nota è un documento che ha come scopo il monitoraggio dei flussi di cassa (rappresentati sia dai flussi di contante che dai pagamenti tramite banca).

Leandro D'Addario Leandro D’Addario

La prima nota è un ottimo strumento per verificare le entrate e le uscite del periodo di riferimento e, una volta corredato della documentazione (ad esempio le ricevute di pagamento e le fatture), è un valido aiuto per il commercialista.
Di fatto semplifica il processo di contabilizzazione dei documenti e da un’immediata evidenza dello stato delle liquidità di cassa.

La prima nota può essere redatta sia in forma cartacea, attraverso dei moduli prestampati, sia in forma elettronica. L’utilizzo del formato elettronico, come è facile intuire presenta numerosi vantaggi sia in termini di rettifica del documento (pre-emissione), che in termini di disponibilità del file in archivio, che in termini di condivisione.

Tipicamente sul registro di prima nota bisogna annotare:

  • gli incassi di fatture precedentemente emesse verso clienti;
  • l’incasso dei corrispettivi giornalieri;
  • i pagamenti di fatture ricevute da fornitori (sia a saldo che in acconto);
  • il pagamento delle retribuzioni ai dipendenti;
  • il pagamento di un costo (come ad esempio il pagamamento della rata condominiale o l’affitto del locale);
  • il pagamento di F23 e F24;
  • i versamenti e/o i prelievi bancari;
  • versamento imposte e tasse, ecc.

Non vanno invece annotati, ad esempio:

  • l’emissione di fatture verso clienti;
  • la ricezione di fatture da fornitori;

Tali operazioni compariranno sulla prima nota solo nel momento in cui sarà effettuato il pagamento della fattura (o di un acconto) al fornitore oppure sarà ricevuto un acconto o sarà saldata la fattura a nostro credito.

La struttura tipica di prima nota deve contenere i seguenti campi:

  • un progressivo, ad indicare la sequenzialità della prima nota (ad esempio “Prima nota n.° 5”);
  • Il periodo di riferimento della prima nota (ad esempio “dal 01/01/2015 al 31/01/2015”);
  • numero operazione;
  • data operazione;
  • descrizione (con riferimento al documento collegato. Ad esempio “Pagamento Fattura numero 12345”);
  • i movimenti di cassa (entrate e uscite)
  • i movimenti bancari (entrate e uscite)
  • Il saldo (che dovrà poi corrispondere a quanto presente in cassa/banca

Si possono evidenziare, ad esempio nella parte alta del documento anche i totali relativi al periodo di riferimento.

E’ buona norma annotare le operazioni in modo cronologico ed ordinato, indicando una descrizione chiara che possa identificare la natura dell’entrata e/o dell’uscita. Non vi è un vincolo fiscale su quando annotare le operazioni, tuttavia è strettamente consigliato l’inserimento delle registrazioni man mano che vengono effettuate in modo da non generare errori o omissioni sulla prima nota.

Alla prima nota è buona norma allegare i documenti “giustificativi” come ad esempio le fatture, le ricevute e gli scontrini (essendo questi spesso stampati su carta termica si consiglia di fotocopiarli, poichè tendono a scolorire), ordinati in ordine cronologico come precedentemente indicato sulla prima nota. Tale operazione non è obbligatoria, ma permette di smaltire e semplificare molto del lavoro di comprensione dei flussi di cassa.

I documenti a corredo devono essere tutti intestati all’azienda, pena la non deducibilità degli stessi. E’ quindi necessario richiedere emissione di fattura o ricevuta indicante la ragione sociale e la partita iva dell’azienda.

La prima nota per sua natura non costituisce un documento fiscale. Tuttavia essa assume valenza giuridica e fiscale quando è regolarmente numerata e bollata prima dell’uso e contiene tutte le operazioni di gestione di un’impresa (Ris. Min.Fin. n.9/101 del 9.08.79).

La prima nota rappresenta quindi un semplice ma allo stesso tempo potente strumento, che ci consente di monitorare i flussi di cassa, in modo da poterli gestire al meglio.
Essa ci aiuta inoltre ad organizzare e a tener traccia dei documenti che generano le movimentazioni di cassa, attraverso l’annotazione dei riferimenti di questi sulla prima nota.

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